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Ferramentas de gestão são fundamentais para o planejamento e execução de atividades. E, métodos como o 5W2H se tornaram essenciais para agilizar os processos.
Um dos principais empecilhos para que a performance de um processo não seja a melhor, são os erros e gargalos existentes.
A falta de clareza nas tarefas, acarreta surgimento de dúvidas, aumenta o prazo para tomada de decisão, e contribui para dificultar a comunicação entre as pessoas e setores.
Sabemos que a tarefa de gestão não é fácil, principalmente quando não existe um planejamento quanto a prazos ou delimitação de responsabilidades.
Por isso, conheça o 5W2H. Uma ferramenta incrivelmente útil e de vasta aplicabilidade, capaz de agilizar seus processos e contribuir na execução do plano de ação.
O Método 5W2H
Com o intuito de simplificar o planejamento de qualquer atividade, inicialmente, foi utilizada como planejamento para aplicar melhorias na gestão de qualidade.
No entanto, sua facilidade de uso fez com que a aplicação se expandisse, tornando o 5W2H uma ferramenta de gestão mais ampla e difundida, sendo utilizada nas mais diversas situações.
Isto acontece porque a metodologia que compõe a ferramenta é basicamente uma lista de itens que devem ser considerados e respondidos para garantir transparência e entendimento na execução das atividades.
A clareza acontece porque o 5W2H funciona como um mapeamento das atividades, definindo a ordem de execução, prazos, responsáveis, áreas envolvidas, abrangendo também os motivos e objetivos pelos quais estas tarefas são realizadas.
A metodologia ainda vai além, abrangendo como será realizado e quanto custará para a empresa.
Agora você já entendeu que o intuito da ferramenta é captar informações condizentes para compreender como acontecem os processos dentro de uma companhia. Mas, o que são os 5W e 2H?
Por que 5W2H?
Como mencionamos, esta ferramenta visa responder uma espécie de checklist para entender o cenário atual de determinado processo ou atividade dentro da companhia.
Os cinco W e os dois H advém de palavras da língua inglesa, e resumidamente, visam responder à sete questionamentos que trazem reflexão sobre determinado problema ou necessidade, são eles:
- What? – O que? : aqui se reflete sobre o que será feito, descrevendo etapas e os resultados que devem ser alcançados;
- Why? – Por que? : nesta etapa se explica a finalidade. Será para resolver ou solucionar uma necessidade? Será para melhorar uma etapa, um processo, um gargalo?
- Where? – Onde? : aqui se anuncia o local, setor, área ou departamento onde este projeto será executado. O local pode ser físico, ou virtual – banco de dados, por exemplo;
- When? – Quando?: estabelecer os prazos, para cada etapa que será realizada, e para a finalização do projeto. Criar um cronograma auxilia no acompanhamento do projeto;
- Who? – Quem? : determine qual ou quais profissionais serão responsáveis pelo desempenho de cada atividade. Além de um único responsável pelo projeto como um todo;
- How? – Como? : esta etapa é mais ampla, onde deve ser descrito como e quais os métodos e ferramentas que serão utilizadas para que o projeto aconteça e traga os resultados almejados. Defina diretrizes para que todos estejam alinhados ao mesmo propósito;
- How Much? – Quanto? : identifique os custos e despesas envolvidas. Lembre-se de elencar todas as necessidades, como implementação de novos equipamentos ou ferramentas e softwares, contratação de pessoal, assessorias, entre outros. Resumindo, tudo que for necessário investir financeiramente.
Quanto melhor e mais detalhadas forem as informações de cada etapa, melhor e mais preciso será o planejamento, e, consequentemente, o controle e gestão das modificações inseridas pelo projeto.
Ferramentas de metodologia ágil são auxiliares para acompanhar a execução de tudo que foi estipulado no plano de ação 5W2H.
Por que usar 5W2H para agilizar os processos
Percebeu como esta ferramenta é fácil de ser realizada e é capaz de esclarecer todas as dúvidas pertinentes sobre todos os elementos que compõem um processo?
Este é o principal motivo para utilizar a metodologia visando agilidade nos processos, uma vez que, quando há transparência sobre o que e como uma tarefa deve ser feita, além dos responsáveis, se minimiza os erros e evita-se gargalos gerados principalmente por equívocos ou má interpretação de informações entre pessoas ou departamentos.
A agilidade nos processos advém da melhor execução, tendo alto nível de performance. Estes indicadores são melhorados quando se analisa e identifica os gargalos e suas principais causas.
Mapear as atividades do processo consiste em abranger tudo que envolve sua execução. Isso proporciona compreender de forma aprofundada as deficiências, mas principalmente, encontrar alternativas que possam atender e melhorar as necessidades diagnosticadas.
Observar seus processos, e principalmente as etapas que o compõem, proporciona a criação de um plano de ação cirúrgico e condizente aos resultados almejados. Possibilitando a otimização dos recursos.
Isto é possível, pois, muitas vezes a gestão sabe que existe determinada atividade que demanda de maior prazo para ser executada, ou mantém altos índices de retrabalho, no entanto, não sabe o motivo deste fenômeno acontecer.
Ao aplicar o 5W2H, respondendo a todos os questionamentos, o gestor possui uma visão holística do processo, conhecendo suas deficiências e os motivos que as fazem surgir. Com isso, se cria soluções e planeja a execução de um plano de ação para implementar as melhorias cabíveis.
Neste artigo, trouxemos uma explicação de como utilizar o 5W2H para evitar os gargalos na organização.
Bônus – Automatização de processos aliada a agilidade com o 5W2H
Agora que você já percebeu como o 5W2H pode gerar um plano de ação eficiente para melhorar seus processos, enfatizamos a importância de contar com a metodologia BPM para melhorá-los.
Além de contribuir com a performance, ao contar com uma ferramenta como o Fusion Platform na automatização dos processos, sua empresa obtém benefícios como economia de tempo, ganho de produtividade, transparência, qualidade, consistência, redução de custos, melhoria contínua, e controle de métricas.
O Fusion proporciona a personalização e geração de uma série de relatórios que contém informações relacionadas a cada etapa e ao processo como um todo, enriquecendo e tornando mais assertivo o plano de ação a ser implementado com o 5W2H.
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Aproveita e conta para nós aqui nos comentários se a sua empresa utiliza 5W2H e quais foram os resultados obtidos!
