Como começar 2023 automatizando seus processos?

Já pensou em incluir a automatização de processos no seu planejamento para 2023 visando melhorar o desempenho do fluxo de atividades?

Início do ano é sinônimo de planejamento. Afinal, tudo o que for estipulado servirá como base para criar as estratégias que guiarão a maneira de atuar da empresa no ano vigente. 

Neste sentido, o foco das estratégias é encontrar meios para melhorar a eficiência e produtividade da empresa como um todo.

De fato, as companhias tendem a buscar alternativas capazes de melhorar os processos internos proporcionando impactos positivos na rentabilidade e lucratividade.

Muitos desses meios de aperfeiçoar a gestão e as atividades são encontradas na tecnologia. Mais especificamente, na automatização de processos.

O que é automatização de processos?

A automatização de processos, de maneira resumida, é usar a tecnologia para potencializar a performance dos processos de negócio.

Ou seja, encontrar ferramentas e soluções para aperfeiçoar a maneira com que as atividades cotidianas são executadas.

Assim, a automatização de processos é capaz de otimizar a gestão de tempo, deixando a cargo dos softwares as atividades repetitivas, com gargalos ou altos índices de erros.

Desta forma, o foco dos profissionais está nas atividades estratégicas, tendo seu esforço voltado para o core business do negócio.

Quais os benefícios trazidos pela automatização de processos?

Embora um dos mais reconhecidos automatização de processos benefícios seja na redução de custos, o maior impacto está na maneira como a força de trabalho produz.

Indiscutivelmente adotar uma solução tecnológica irá produzir diversas modificações na forma com que as atividades são executadas.

Neste sentido, a automatização de processos proporciona benefícios como:

• Produtividade: tarefas que antes eram executadas de maneira trabalhosa e onerosa, são executadas com agilidade e objetividade com o uso da tecnologia. Sendo possível realizar um número muito maior de atividades em menos tempo.
• Padronização: na automatização de processos as atividades são mapeadas, descritas e delimitadas. Desta forma, o cliente tem a certeza de sempre receber a mesma qualidade de produto ou serviço.  
• Redução ou eliminação de erros: devido a padronização no uso da tecnologia para a execução dos processos, o índice de erros é pequeno, ou até mesmo, nulo.
• Foco nas estratégias: ganhando agilidade na execução das tarefas com o uso de recursos tecnológicos, os profissionais podem se dedicar primariamente às estratégias do negócio. Dessa forma, encontram-se novas oportunidades de negócio, diferenciais, inovações e alternativas para melhorar a experiência do cliente.
• Garantir acessibilidade aos dados e informações: a automatização de processos proporciona uma melhor gestão dos documentos. Se, antes era necessário vasculhar diversas caixas do arquivo, com o BPMS, tudo fica armazenado e acessível via plataforma. Dessa forma, basta uma busca simples, digitando o desejado no campo específico para encontrar determinado documento.

Além desses pontos, os profissionais passam por um processo de transformação positiva de suas atividades.

Afinal, o tempo despendido pela busca de informações é significativamente reduzido com a automatização de processos, sendo possível realocar esse recurso em questões estratégicas e que definem o DNA da empresa.

Dessa forma, os profissionais se sentem mais valorizados e motivados.

Começando 2023 com automatização de processos

A automatização de processos proporciona tantas melhorias que fica difícil não imaginar como seria essa aplicação dentro do seu negócio.

Por isso, para iniciar 2023 com a automatização de processos, será necessário realizar um planejamento. 

Antes de iniciar a automatização de processos industriais, automatização de processos administrativos, financeiros, de estoque e tantos outros, será preciso traçar quais são os objetivos que se deseja alcançar.

Essa etapa é fundamental para conseguir saber o que a tecnologia precisará proporcionar para satisfazer as demandas do seu negócio.

Afinal, somente com as metas e objetivos bem traçados é que será possível, após a implementação, avaliar se os benefícios esperados são condizentes ao que foi concretizado.

Neste sentido, tenha em mente que o planejamento irá levar em conta fases completas que irão desde analisar quais atividades automatizar, chegando na mensuração dos resultados e aperfeiçoamento.

Assim, existe uma espécie de passo a passo para ter sucesso na automatização de processos:

1º Passo: Analise e identifique os processos

Embora inegavelmente vantajoso, nem todos os processos podem ou deveriam ser automatizados. Por isso, antes de iniciar a automatização de processos será preciso analisar as tarefas e os setores da empresa.

Dessa forma, inicie elencando os processos que são mais demorados, burocráticos, custosos ou que possuem mais gargalos. Geralmente, estes pontos críticos são solucionados com a automatização de processos.

Além da complexidade e do fluxo das atividades, será preciso descrever as interligações que podem acontecer com outros departamentos.

Por exemplo, imagine o processo de solicitação de viagem. Com a automatização, basta que o colaborador acesse a plataforma, preencha as informações solicitadas e envie para a próxima pessoa responsável.

Nesse fluxo, essa solicitação irá passar – dependendo da configuração de cada empresa, pelo gestor, setor de compras, financeiro, entre outros.

Ao invés de ficar trocando e-mails, todo o fluxo é realizado por uma plataforma. E, todos os envolvidos possuem acesso às informações e andamento da solicitação.

2º Passo: Escolha a ferramenta ideal

Sabendo quais são os seus objetivos e as necessidades da sua empresa, é possível escolher a melhor ferramenta.

Quando falamos sobre automatização de processos, escolher um software adequado é primordial para o sucesso dessa implementação.

Afinal, essa plataforma precisa ser parceira do seu negócio, proporcionando fácil acesso a dados e informações, e simplificando os processos.

Por isso, quanto mais amigável e personalizável essa ferramenta for, melhor. Neste sentido, plataformas low code são a melhor alternativa para conquistar benefícios e não sobrecarregar o departamento de tecnologia.

Como todas mudanças causam um certo nível de resistência, quando for considerar seu fornecedor, busque por aqueles em que é possível experimentar as funcionalidades gratuitamente.

E, para agilizar essa escolha, faça um comparativo entre plataformas usando um checklist de avaliação.

Separe um bom tempo para realizar a escolha com atenção. Nem sempre, optar pela primeira oferta, ou pelo preço mais baixo trará os resultados esperados.

Ou seja, a automatização de processos precisa ser vista como uma maneira de melhorar o desempenho de toda organização. Por isso, escolha com cautela e precisão.

Será com o auxílio dos consultores da plataforma que as atividades poderão ser remodeladas para melhorar a execução.

E agora, já estou pronto para a automatização de processos?

Escolhida a ferramenta ideal, é hora de acompanhar a implementação. Muito importante quando se fala da adoção de uma ferramenta para automatização de processos é a remodelagem e implementação.

Neste sentido, é importante que esse passo seja realizado em parceria com os profissionais diretamente ligados à execução desse processo. Como eles irão usar a ferramenta, são eles que precisam aprovar e ver as vantagens da adoção.

Outra questão é criar um ambiente multiplicador de conhecimento, assim, um profissional repassa o que sabe aos próximos. Essa transparência também favorece a implementação dos ajustes necessários.

De fato, a análise contínua dos resultados obtidos com a automatização de processos é fundamental. Afinal, essa é uma aplicação que não se encerra.

Constantemente há novos processos ou atividades para melhorar o desempenho.

Como os processos são mutáveis com o tempo, leis, adesão de novos recursos, entre outros, adotar a melhoria contínua possibilita extrair ao máximo os benefícios disponibilizados pela automatização dos processos.

Por isso, use os relatórios fornecidos pelas plataformas para conferir se os indicadores condizem com as metas e objetivos estipulados.

Além disso, esses relatórios são primordiais para que a tomada de decisão seja mais assertiva.

E agora, você está pronto para implementar a automatização de processos e aproveitar todas as vantagens dentro do seu negócio?

Se tiver ficado com alguma dúvida, é só escrever aqui nos comentários ou conversar com nossos consultores.