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As mudanças são inerentes aos negócios que otimizam a maneira como o trabalho é executado em prol do crescimento e competitividade. A gestão de risco é essencial para atenuar os impactos gerados pelas modificações.
Muitas empresas que optam por aperfeiçoar a execução das atividades, inserem recursos tecnológicos, como a automatização. Essa solução potencializa e gera maior produtividade à empresa.
No entanto, é preciso que a automatização possua uma ótima gestão para identificar e atuar nos riscos inerentes às mudanças nos processos.
Inegavelmente, à medida que os anos passam, houve e ainda haverá significativas mudanças na forma em que o trabalho é executado.
A implementação de uma plataforma de gestão integrada transforma positivamente uma companhia. Mas, é comum que haja alguns desafios que devem ser gerenciados para o sucesso da automatização.
Ao compreender os possíveis riscos associados às mudanças nos processos as companhias podem se preparar adequadamente. Esse preparo inclui medidas preventivas capazes de minimizar os possíveis impactos.
A gestão de risco desempenha um papel fundamental nas mudanças dos processos. Principalmente, quando mencionamos as melhores práticas e estratégias para mitigar riscos e enfrentar desafios das mudanças dos processos.
Quais são os riscos associados às mudanças nos processos?
Identificar os riscos associados às mudanças nos processos é uma parte fundamental para a gestão de riscos. Essa análise detalhada permite que a companhia esteja pronta para enfrentar as intempéries que possam surgir.
Nesse sentido, alguns riscos comuns que devem ser considerados na gestão de riscos, são:
- resistências às mudanças: inquestionavelmente esse é um dos riscos mais corriqueiros. Por mais benefícios que sejam obtidos, é completamente normal que os colaboradores possuam uma postura crítica. Esse risco pode levar desde a falta de cooperação, a questões mais sérias como boicotes. Para minimizar, é preciso criar um caminho transparente de comunicação. Explicar os benefícios, integrar a equipe nas etapas de implementação, realizar treinamentos e fornecer suporte, são ações que mitigam esse risco;
- falta de habilidade ou conhecimento: o gerenciamento de risco também precisa considerar que a falta de conhecimento por parte dos colaboradores em relação às mudanças poderá acarretar em dificuldades operacionais. É preciso que os profissionais estejam familiarizados e confortáveis com as ferramentas adotadas e novas formas de executar as atividades. Apenas assim, poderão ser obtidos os ganhos propostos;
- interrupção das atividades: quando as mudanças envolvem novas tecnologias, pode haver interrupções temporárias nas operações. Para reduzir esse empecilho, planejar a implementação das ferramentas é essencial;
- no produto ou serviços: as mudanças nos processos podem acarretar impactos na qualidade dos produtos ou serviços. Planejamento e testes antecipados evitam esse tipo de ocorrência e mantêm a reputação do negócio.
Outros riscos que podem ser enfrentados compreendem a mudança de escopo, falta de clareza, aumento nos custos, prazos muito curtos, entre outros.
Como classificar um risco?
A gestão de risco se preocupa em identificar um evento, a consequência e as causas ou situações que permitiram que algo acontecesse. Partindo desse princípio, os riscos podem ser avaliados como alto, médio ou baixo, a depender de seus impactos.
Como uma representação gráfica, esses riscos podem assumir tonalidades, como vermelho, amarelo e verde. A classificação de risco é bastante variável e deve ser considerada dentro do ambiente da empresa.
As companhias, mesmo que no mesmo ramo, possuem particularidades. Dessa forma, o que para uma pode ser um risco alto, para outra não.
Assim, para correta classificação será necessário avaliar os impactos no processo, a probabilidade de ocorrência, a seriedade: resultados em danos financeiros ou violação de regulamentações, a urgência de solução, e a relevância.
A gestão de risco precisa considerar cada categoria separadamente para indicar uma classificação com base no contexto da organização. Essa análise deve ser realizada tanto por especialistas como por envolvidos nos processos.
Quem possui conhecimento sobre a execução, poderá apontar com maior propriedade a probabilidade de cada risco ocorrer.
Gestão de risco e automatização
O Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido como BPM auxilia a amenizar os riscos associados às mudanças de processos.
A automatização mapeia e padroniza os processos para que o fluxo de atividades seja consistente e realizado sempre da mesma maneira. Dessa forma, há definição da sequência lógica, regras e padrões para correta execução, reduzindo riscos de erros e variações.
Outro ponto é que o uso de soluções BPMS proporcionam uma gestão de risco mais concisa, baseada em dados em tempo real.
O controle proporcionado por essa tecnologia permite acompanhar todo o processo, de ponta a ponta. Incluindo a implementação de mudanças e suas causas. Dessa forma, as medida preventivas são fundamentadas em relatórios detalhados sobre a atuação e produtividade.
Os registos detalhados e relatórios que permitem a rastreabilidade possibilita identificar riscos potenciais, detectar anomalias e oportunizar a implementação de melhorias.
No entanto, para que tudo isso seja possível, a plataforma de automatização precisa ser adaptável ao seu negócio, incluindo as mudanças que serão aplicadas aos processos.
Um dos grandes riscos do uso da tecnologia é não ter liberdade para modificar a execução interna devido a uma solução engessada.
O Fusion Platform é uma plataforma inteiramente low code, amigável, que está pronta para ser configurada e ajustada para atender as especificidades do seu negócio.
Além disso, possui mobilidade de acesso, integração com outras soluções, e atualizações constantes. Afinal, a Neomind busca oferecer os melhores recursos tecnológicos para seus clientes.
Experimente o Fusion Platform, para garantir maior eficiência e rapidez aos seus processos. Reduza o tempo de processamento e os riscos associados às mudanças dos processos.
Aproveite a plataforma para elevar a gestão de riscos e aumentar a capacidade adaptativa às mudanças necessárias. Garanta que a transição nos processos seja sinônimo de sucesso para o seu negócio com o Fusion Platform.
