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A padronização de processos se refere a criar, implementar e manter um conjunto de procedimentos, práticas e diretrizes para a execução das tarefas.
Seu principal objetivo é implementar melhores práticas para aumentar a eficiência, o uso dos recursos, a consistência e a produtividade das operações.
A padronização de processos garante que todas as etapas sejam realizadas de maneira uniforme, possibilitando consultar as informações quando houver necessidade.
Além disso, ter uma relação e sequência de procedimentos gera inúmeras vantagens competitivas para a companhia. Confira 5 benefícios da padronização de processos.
O que é a Padronização de Processos?
A padronização de processos organiza e formaliza os processos ao desenvolver um padrão único a ser seguido. Dessa forma, todas as vezes que determinado fluxo de atividade acontecer, seguirá as mesmas diretrizes.
Como os processos de negócios são executados por diferentes pessoas, incluindo novos colaboradores, todos os envolvidos precisam entender o que se espera de cada tarefa.
Outra questão importante é a ampla percepção sobre o impacto do processo na companhia, e a compreensão da responsabilidade de cada parte.
Além de estruturar, a padronização requer documentar a sequência em que as ações devem ser realizadas para que posteriormente esse manual possa ser consultado.
Essa formalização busca entender:
- o que é o processo;
- qual o objetivo;
- como começa e termina;
- quais são os envolvidos;
- qual é a sequência de atividades;
- quais departamentos estão envolvidos;
- qual a contribuição para a organização;
- e, o que se espera desse processo.
As respostas para essas questões envolvem entender se a empresa visa apenas organizar o que acontece dentro do departamento. Ou, se busca uma sequência de atividades otimizadas e que agregam valor.
A segunda opção é muito mais vantajosa e irá garantir potenciais resultados, ainda mais se buscarem uma gestão de ponta a ponta.
Os negócios que visam otimizar os processos podem automatizá-los inteiramente ou suas partes com uma Plataforma de Gestão Integrada.
Essa solução garante controle dos processos, documentos e indicadores de toda a companhia. Dessa forma, tudo que é necessário para o gerenciamento é acessível pelas partes relacionadas.
Motivos para padronizar os processos
Criar um padrão para os processos é encontrar a melhor maneira para atingir o resultado esperado.
A padronização dos processos faz com que haja repetibilidade de resultado, como os procedimentos são realizados igualmente, gera produtos e serviços de alta qualidade com uso adequado dos recursos.
Indiretamente a ação de criar um modelo de procedimentos é motivador, porque as partes relacionadas entendem o processo do início ao fim.
Além desses, os motivos para padronizar envolvem: evitar a variação, atender as regulamentações e legislações, conhecer os responsáveis, acompanhar andamento e resultados, e, obviamente, conhecimento dos processos.
5 benefícios da padronização de processos
Uso adequado dos recursos
Quando se estuda a melhor maneira para executar as atividades, se busca o uso adequado de todos os recursos e insumos. Afinal, os recursos são limitados. Nessa perspectiva, também se tem a preocupação com o tempo gasto na execução.
A missão é simplificar as etapas para que os profissionais possam focar em estratégias que agregam valor ao negócio.
A padronização de processos auxilia na tomada de decisão sobre investimentos e inovações porque visa a melhoria contínua do fluxo de atividades.
Essa otimização de recursos também gera a redução de custos, e que, os recursos sejam destinados para áreas prioritárias.
Consistência e transparência
Quando os processos são padronizados todas as entregas terão consistência, sem variações consideráveis. Assim, é possível conferir se os resultados obtidos correspondem ao esperado. E, caso contrário, agir de maneira corretiva e aprimorada.
Outra questão é que ao saber os passos, envolvidos e responsáveis, há clareza sobre as fronteiras e requisitos do fluxo de atividade.
De maneira geral, a padronização de processos contribui para que a comunicação seja mais eficiente e clara. E que, cada participante efetivamente contribua para a conclusão das atividades.
Maior produtividade
Se for encontrada a melhor maneira para executar uma sequência de atividades, logo, há maior produtividade. A otimização do trabalho considera manter a mesma qualidade com uso adequado de recursos e velocidade de entrega.
O mapeamento dos processos permite identificar os principais problemas, pontos fracos e gargalos. Outra questão é que as atividades redundantes são eliminadas e evitam o esforço duplicado.
Ao eliminar esses dois fatores os processos se tornam mais enxutos, o que também contribui com a produtividade.
Outro ponto do mapeamento é possibilitar a implementação adequada de soluções, como uma Plataforma de Gestão Integrada, para automatizar os processos.
Reduzir erros, falhas e retrabalhos
Ao criar uma sequência aperfeiçoada de execução, as variações nas atividades são reduzidas. Como cada colaborador sabe o que deve ser feito, há menor incidência de riscos, erros, falhas ou retrabalho.
Na padronização de processos devem ser consideradas todas as questões relativas à conformidade. Ou seja, adequar o fluxo de atividades às normas e regulamentações.
Por possuir acesso a documentos detalhados, as etapas a serem seguidas são claras, reduzindo significativamente interpretações equivocadas.
Outra consideração, principalmente para empresas que utilizam Plataformas de Gestão Integrada, é ter maior controle das operações.
Os relatórios e atualizações de dados tornam os processos mensuráveis e previsíveis. Ao constatar alguma anomalia, a ação é imediata e os erros, falhas e retrabalhos possuem menor impacto.
Treinamento facilitado
Se a empresa possui os processos documentados, têm os procedimentos e todas as instruções sobre os processos. Dessa forma, capacitar novos colaboradores ou reciclar o treinamento de profissionais já atuantes, é muito mais fácil.
Essa consolidação de informações gera papéis confiáveis e que podem ser consultados sempre que houver necessidade. A companhia pode criar manuais interativos, como videoaulas e disponibilizar para acesso remoto.
Além do treinamento, a padronização permite que o profissional entenda porque o processo é essencial para a companhia. Ao entender essa significância, se compromete mais em entregar um resultado à altura.
E o uso da tecnologia?
A tecnologia é sempre um recurso bem-vindo para modernizar e otimizar os processos. No entanto, é preciso que a organização esteja preparada para recebê-lo.
Por potencializar resultados, empresas que não possuem padrão em seus processos, tendem a aumentar a ineficiência ao implementar tecnologias de maneira equivocada.
Desse modo, a padronização de processos e a automatização devem andar juntas. A organização sequencial das atividades possibilita reconhecer onde a tecnologia pode potencializar os resultados.
Se você deseja começar a automatizar seus processos padronizados, experimente o Fusion Platform. O Fusion é uma Plataforma de Gestão Integrada completa para gerenciar e controlar processos, documentos e indicadores.
