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Muito mais do que uma metodologia, o Lean Office pode ser entendido como uma filosofia transformadora. Essa prática aprimora a eficiência, eliminando desperdícios e otimizando os processos administrativos da organização.
O foco principal do Lean Office é maximizar o valor ao cliente reduzindo, ou até mesmo eliminando, tudo que não agrega valor.
Já imaginou como seria se os processos administrativos fossem executados com menos burocracias ou atividades irrelevantes?
A questão principal dessa filosofia é criar sistemas ágeis e eficientes que são rapidamente adaptados às demandas do mercado. Considerando, principalmente, a otimização e simplificação das atividades administrativas.
O que é Lean Office?
Lean Office é uma perspectiva baseada nos princípios do lean manufacturing, especificamente para os processos e operações administrativas.
A filosofia lean teve sua origem no “chão de fábrica”, na busca por aperfeiçoar a execução das atividades para combater os desperdícios nos processos industriais.
Nesse sentido, quando se trata do Lean Office, a metodologia enxuta otimiza o fluxo das atividades que não são manufatureiras ou físicas. Ou seja, aquelas que correspondem ao ambiente administrativo e aos escritórios.
Consiste em adaptar e melhorar o fluxo de informações e conhecimentos ao mesmo tempo que elimina desperdícios variados, como o tempo gasto em atividades burocráticas.
De forma ampla, a metodologia irá identificar e excluir atividades que não agregam valor ao negócio, possibilitando simplificar fluxos, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade nos escritórios.
O que o Lean Office elimina e quais seus benefícios?
Embora não seja tão simples identificar os desperdícios do Lean Office, como é dos processos industriais, eles estão presentes no cotidiano das empresas.
Isso acontece porque, diferentemente da área produtiva, no setor administrativo não há produtos físicos, o que acaba dificultando o diagnóstico.
Porém, o Lean Office é capaz de eliminar:
- as tarefas e o tempo gasto em atividades longas ou burocráticas;
- tempo de espera para executar uma atividade dependente no fluxo;
- erros na entrada de dados;
- produção ou excesso de documentos e relatórios irrelevantes;
- mau uso de soluções tecnologias que deveriam beneficiar os processos.
Considerando a redução desses itens, as mudanças proporcionadas pela filosofia Lean Office geram inúmeros benefícios, entre os quais se ressalta:
- eliminação de desperdícios em processos e redução de custos associados às áreas administrativas;
- redução no tempo de execução e de espera das atividades;
- simplificação e agilidade aos fluxos de trabalho;
- redução de erros e gargalos;
- padronização dos processos e aumento da produtividade;
- reorganização do ambiente de trabalho;
- concentração e foco em atividades de maior valor agregado;
- melhora na comunicação e transparência nas operações;
- rápida respostas e adaptação às mudanças, demandas e exigências do mercado;
- maior envolvimento dos profissionais;
- controle sobre as informações;
- acelerada identificação de problemas ou adversidades;
- melhoria contínua dos processos.
Implementando a filosofia Lean Office
Quando se trata de processos administrativos é preciso considerar que a implementação do Lean Office irá gerar alguns desafios. Dentre eles, considere a dificuldade para identificar os desperdícios, em diferenciar aqueles que são corriqueiros, dos que são oriundos de atividades que não agregam valor.
Tendo essa visão, a implementação do Lean Office tem como base em 4 passos essenciais:
1. Identifique as atividades que geram valor ao escritório
O primeiro passo para implementar o Lean Office é identificar tudo que é desperdício. Para isso, será necessário entender os objetivos estratégicos traçados, e que devem ser atingidos pela companhia.
Ao entender as metas empresariais será muito mais simples separar as atividades que agregam das que não agregam valor.
Para conhecer melhor seus processos, você precisa ter uma visão macro sobre as atividades. Esse conhecimento aprofundado é obtido com o mapeamento dos processos.
Usar um software BPMS permitirá mapear, conhecer e avaliar as tarefas do fluxo de trabalho, apontando quais são essenciais para as estratégias e agregam valor ao consumidor final.
Todas as tarefas devem ser analisadas com foco no cliente. Ou seja, aquelas que geram maior satisfação ou melhoram a experiência.
2. Reduza os desperdícios e eleva a qualidade dos processos.
Com os processos mapeados e apontadas as atividades que não agregam valor, é hora de considerar meios para eliminar e reduzir os desperdícios.
Ferramentas, softwares e programas como 5S e Kaizen, são capazes de aumentar e aperfeiçoar o fluxo de informações e a produtividade.
As Plataformas de Gestão Integradas tornam o processo mais inteligente, otimizando o fluxo de trabalho. A automatização dos processos é uma ferramenta que contribui na eliminação de tarefas irrelevantes.
Ou seja, é a base para que melhorias reais possam acontecer, contribuindo, não apenas com a redução dos desperdícios, mas para a qualidade dos processos.
3. Remodele e padronize os processos
Assim que o fluxo de atividade for analisado e as atividades desnecessárias excluídas, deve-se elaborar uma nova forma de executar os processos, de maneira otimizada e padronizada.
A padronização fará com que todos os profissionais envolvidos executem as atividades da mesma maneira. Além de aumentar a produtividade, isso elevará o desempenho.
Por isso, revise os procedimentos e envolva os colaboradores para identificar e sugerir melhorias. E, assim que a padronização for implementada, realize treinamentos e capacitações para que todas as mudanças sejam completamente compreendidas pelos responsáveis e executores.
4. Implemente a cultura da melhoria contínua
A questão de aperfeiçoar os processos e reduzir os desperdícios envolve implementar e incentivar a cultura da melhoria contínua.
Quanto mais os processos são observados e analisados, principalmente conferindo indicadores de performance, maiores serão seus aprimoramentos.
Tenha em mente que o Lean Office exigirá uma busca incessante e recorrente para elevar o funcionamento e a eficiência das atividades.
O Lean Office e a tecnologia
Associar o Lean Office à tecnologia, é um importante passo para a implementação e continuidade das boas práticas.
As Plataformas de Gestão integradas combinam funcionalidades e centralizam dados e informações em uma única solução.
O uso desse tipo de ferramenta abrange inúmeros setores e departamentos, incluindo a área administrativa, proporcionando uma visão unificada e macro, que facilita e agiliza a tomada de decisão.
É possível dizer que ao somar o Lean Office ao Fusion Platform, que é uma plataforma de ponta a ponta, haverá melhorias e monitoramento das mudanças implementadas.
Como nenhuma empresa é igual, o Fusion usa a configuração de baixo código para que os usuários possam personalizar a ferramenta conforme suas demandas.
Além de centralizar as informações, há mobilidade para que o acesso aos dados possa ser feito de qualquer lugar, a qualquer hora.
Usufrua dos benefícios do Fusion Platform em conjunto com os princípios do Lean Office, e potencialize seus processos administrativos.
Conte com a Neomind para transformar sua empresa, eliminar os desperdícios e promover a cultura da eficiência contínua.
