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TCO é o acrônimo de Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade. Basicamente, é uma fórmula que tem como objetivo calcular o total de um ativo, produto ou serviço.
Essa ferramenta financeira otimiza os investimentos uma vez que envolve não apenas o preço de aquisição, mas todos os custos associados ao ciclo de vida. Incluindo gastos com manutenção, atualização, treinamento, entre outros.
Pense, por exemplo, nos custos associados à uma plataforma para a gestão de processos. Será preciso considerar os custos com implementação, operação e manutenção do software durante toda sua vida útil.
A soma de todos esses custos é o TCO, que representa todo valor investido, da compra até o descarte.
Aprenda tudo sobre o custo total de propriedade e saiba como calculá-lo de maneira eficiente para que seu negócio economize dinheiro e tenha mais eficiência
O que é o TCO ou Total Cost of Ownership?
O TCO, ou Custo de Propriedade, é um cálculo realizado para estimar o total de despesas associadas a determinado bem. Consiste em mensurar todo dinheiro aplicado para aquisição, implantação, uso e descarte ou descontinuação de um produto ou equipamento.
Seu intuito é oferecer uma visão ampla do ativo e do seu valor ao longo do tempo. Serve como base de comparação entre o custo e retorno do investimento.
Pode ser calculado somando o preço inicial da compra mais os custos de operação ao longo de toda vida útil desse ativo.
Em relação às empresas, o TCO não aborda apenas o preço a curto prazo, mas o valor total a longo prazo. Quanto menor for o custo total de propriedade, melhor seu valor ao longo do tempo.
Esse cálculo é importante para todas as estratégias do negócio. Como a escolha de fornecedores, ou onde serão alocados os recursos necessários para otimizar os processos.
Além de oferecer comprovações para comparar alternativas e favorecer negociações, como descontos ou vantagens extras.
O que deve ser incluído no cálculo do TCO?
Existe uma série de fatores que devem ser incluídos no cálculo do custo total de propriedade. Ou seja, tanto despesas diretas como indiretas. Até mesmo bens intangíveis podem receber um valor para que sejam acrescentados ao cálculo.
Em resumo, todos os custos e despesas acumulados desde a compra até o descarte precisam ser considerados.
Quando falamos de uma plataforma de gestão de processos, por exemplo, vários benefícios são obtidos ao longo de sua vida útil. Principalmente em relação à produtividade, desempenho e na engenharia de valor.
A aquisição desse tipo de insumo deve incluir os custos com implementação, treinamentos, personalização, manutenção, operação, integrações, licenças, entre outros.
Na hora de calcular, é preciso acrescentar o valor de maquinários necessários para que o software possa funcionar, internet, eletricidade, tempo de inatividade, entre outras despesas associadas.
Somente após levantar todos esses dados e realizar a matemática é que será possível verificar se o investimento trará benefícios suficientes que justifiquem ou viabilizem a compra.
Calculando o Custo Total de Propriedade
O cálculo é realizado com a soma de todos os custos relacionados em um determinado período de tempo.
Nesse sentido, a fórmula seria: TCO = custo de aquisição + (soma de todos os custos e despesas relacionados x anos de vida útil).
Caso o item possa ser vendido posteriormente, o valor dessa possível venda deve ser subtraído do valor final do TCO.
Para ilustração, considere que uma plataforma de gestão de processos tem os seguintes valores médios:
- Custo de implementação inicial: R$ 10.000,00
- Treinamento: R$350,00
- Personalização: R$3.500,00
- Armazenamento em nuvem: R$2.500,00.
Se a vida útil dessa versão da plataforma for de 5 anos, o preço total de propriedade será de:
TCO = R$10.000 + (R$ 6.350,00 x 5 anos)
TCO = R$49.250,00 ou, um custo de R$8.350,00 anuais.
Há alguns desafios no cálculo do TCO, como a dificuldade em definir padrões e o escopo dos custos operacionais. Principalmente quando se trata de elementos que podem ser ignorados, como treinamento ou depreciação.
Outro ponto é a volatilidade de insumos ou peças que possam ser necessárias. É praticamente impossível prever o que pode ser necessário ou o preço cobrado para esse insumo, no futuro.
Além disso, não deve ser considerado o valor de atualizações, principalmente em relação a tecnologia e softwares.
Afinal, um fornecedor pode descontinuar o serviço, cancelar uma funcionalidade ou qualquer outro cenário que possa levar o TCO a ter um valor muito superior à estimativa inicial.
A aquisição de uma Plataforma de Gestão de Processos
A adoção de uma plataforma de gestão de processos é uma decisão estratégica que inclui investimentos, esforços operacionais e geração de valor.
Existe uma série de soluções disponíveis, com diferentes funções e configurações. O TCO é uma alternativa para mensurar qual terá a melhor relação entre custo e benefício.
O Fusion Platform é uma solução completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, dos riscos e também oferece assinatura eletrônica nativa.
Sendo uma solução low code e totalmente personalizável, é muito econômica. Os próprios colaboradores podem criar fluxos de processos ou formulários que atendam às suas demandas, sem precisar da área de TI.
Lembre-se que escolher uma plataforma para o seu negócio deve considerar a evolução ao longo do tempo.
O objetivo é que seu negócio continue crescendo, não é mesmo? Então, a solução não pode apenas atender as necessidades imediatas. Mas, deve continuar oferecendo funcionalidades que acompanhem o desenvolvimento da sua empresa durante anos.
Imagine o quão caro seria o TCO, se você precisasse trocar de solução mesmo que a vida útil ainda não tenha acabado. Tudo porque as funcionalidades não atendem mais às suas necessidades.
É por isso que a Neomind busca incessantemente ouvir seus clientes e desenvolver novos recursos para as especificidades de cada negócio.
Por isso, aproveite a oportunidade para experimentar o Fusion Platform enquanto calcula o custo total de propriedade e comprovar que essa é a melhor opção para o seu negócio.
