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Sabemos que hoje um dos grandes ativos intangíveis das organizações são seus dados. Organizar e controlar as informações só é possível ao usar o conceito de tipologia documental.
Esse sistema de classificação possibilita categorizar os documentos tendo como base as características, finalidade e contexto de uso.
Com essa técnica, é como se você pegasse todos os documentos da companhia e os arrumasse de modo a facilitar o acesso, uso e a preservação ao longo do tempo.
A informação é um dos aspectos mais importantes da operação e tomada de decisão. Exatamente por isso que a tipologia documental do Fusion Platform chega como garantia de integridade e acessibilidade, oportunizando a completa gestão dos documentos.
O que é a tipologia documental?
O conceito é fundamental na gestão de documentos por permitir classificar e organizar a vasta gama de informações produzidas pela empresa de forma eficiente.
Ao ser implementada adequadamente, é capaz de categorizar os documentos por tipo, finalidade e relevância. A coordenação do ciclo de vida da informação também é beneficiada, uma vez que se atende aos quesitos legais, operacionais e informacionais da organização.
Quando as características e natureza dos tipos de documento são compreendidos, é possível estabelecer critérios de armazenamento, preservação e descarte.
A tipologia documental usada em um software de gestão de documentos, como o Fusion Platform, garante todos esses benefícios, e também, a recuperação de informações dentro de um ambiente digital.
Trata-se do estudo das características dos documentos, como: o que tem em comum, finalidade, informações, localização, entre outros. A tipologia entende os tipos documentais e a configuração que assume de acordo com a atividade que o gerou, natureza do conteúdo ou técnica de registro.
As características dos documentos levam em consideração fatores como:
- Natureza: função do documento. Exemplos: é um contrato, relatório, correspondência;
- Formato: considera a forma do documento: físico, digital, audiovisual;
- Conteúdo: quais são os tipos de informações que contém, como dados pessoais ou financeiros;
- Proveniência: se relaciona a como esse documento foi originado, considerando o setor ou departamento que o produziu.
Como a tipologia documental ajuda na gestão de documentos
Especificamente na gestão de documentos, a tipologia é muito benéfica por oferecer ferramentas para classificar e organizar documentos com base em suas características, finalidade e contexto de uso. Adotando uma boa solução de gestão, as empresas melhoram seu gerenciamento, armazenamento e recuperação de dados.
Dessa forma, é possível:
- Organizar e classificar: ao categorizar os documentos de forma lógica, com base em semelhanças, é mais fácil realizar o arquivamento ou encontrar e recuperar dados quando necessário;
- Padronizar: categorizar documentos por tipos específicos cria padronização e evita desorganização. Essa prática traz como benefício uma gestão mais eficiente, reduzindo o risco de perda ou erros de acesso;
- Fácil acesso e recuperação: software de gestão de documentos que usam a tipologia documental tornam a busca e localização de documentos mais rápida. O ambiente corporativo exige velocidade e alta precisão para que as informações contribuam para melhorar os resultados e a tomada de decisão;
- Controle do ciclo de vida documental: há total domínio sobre os dados em relação a sua retenção ou eliminação. Há documentos que precisam ser mantidos por determinado prazo, enquanto que outros podem ser descartados rapidamente. A tipologia contribui na aplicação dessas políticas, e também no descarte seguro e coerente. É uma excelente ferramenta para garantir compliance, conformidade legal e regulamentar dos documentos;
- Segurança da informação: dados confidenciais e sensíveis devem ter níveis altos de segurança, enquanto que outros tipos podem ter níveis mais baixos. Nesse quesito, a tipologia permite implementar medidas apropriadas de acordo com as características, como restringir o acesso ou usar criptografia;
Além desses aspectos específicos, a tipografia documental também facilita a comunicação entre equipes e departamentos. Rapidamente é possível identificar o tipo de documento usado, sem ambiguidades, agilizando o processo e reduzindo o risco de erros.
Criando uma tipologia eficaz
Para organizar os documentos da organização, primeiramente é necessário fazer um levantamento de todos os tipos de documentos. Considere suas características: natureza, formato, origem e função.
A partir disso, é preciso estabelecer critérios e objetivos de classificação, como assunto, data, autor, tema, entre outros. Crie uma tabela de tipos de documentos para listar os tipos e os critérios de classificação.
Esse tipo de organização é aplicado em todos os modelos de documentos, sejam eles físicos ou digitais. Além disso, a revisão deve ser constante, em busca pela melhoria contínua.
Tipologia documental no Fusion Platform
O Fusion Platform é uma plataforma completa para o gerenciamento de documentos. A tipologia documental do Fusion estrutura os arquivos em categorias, etiquetas ou tipos pré definidos.
Com o GED, cada arquivo possui um atributo específico para facilitar a indexação e localização. Ou seja, são datas, palavras-chave, autores ou outros tipos de delimitações.
Aliado ao módulo de BPM, o Fusion Platform é capaz de organizar os documentos movendo-os para categorias apropriadas a partir do momento em que são criados ou recebidos.
Cada empresa pode adotar o tipo de classificação que melhor se enquadra a sua realidade. A tipologia documental é personalizada, proporcionando uma gestão mais direcionada e eficaz. Além disso, a flexibilidade permite que a classificação seja modificada para acompanhar mudanças nos processos.
A tipologia também é uma importante ferramenta para manter o controle de acesso e segurança dos documentos. Basicamente, alguns tipos de documento podem ter permissões diferentes para que apenas usuários autorizados possam visualizar, editar e compartilhar.
Dessa forma, há conformidade, cumprimento de leis vigentes, como a LGPD, e, de quebra, ainda organiza o fluxo de informações.
Hierarquia documental do Fusion Platform
No Fusion Platform a tipologia documental obedece a uma hierarquia que pode ser definida como:
- Espécie Documental: é uma categoria geral – contrato, relatório, correspondência;
- Família Documental: agrupamento de documentos com características comuns – contrato de fornecedores;
- Tipo de Documento: descrição detalhada considerando elementos internos e externos;
Assim, um bom exemplo de como seria a tipologia de um documento seria:
- Espécie: Comunicação;
- Família: Ata;
- Tipo: Ata de reunião de projetos.
Há casos em que as características exigem mais alguns desdobramentos, como, por exemplo, a data da reunião ou participantes.
No Fusion Platform há rastreabilidade. Ou seja, todo acesso ou edição realizados nos documentos ficam registrados. Sendo possível verificar o usuário, hora e dia em que as modificações foram realizadas. Esse tipo de controle garante maior segurança e compliance aos dados e informações.
Experimente o Fusion Platform e use a tipologia documental para preservar, classificar e organizar as informações da companhia.
