KPIs: o que são e como defini-los para utilizá-los na gestão da sua empresa?

Um problema comum enfrentado por quase todos os executivos é no que diz respeito a como medir o desempenho das organizações. Para ser bem honesto, o problema não é assim tão fácil de ser resolvido, mas, claro, tem algumas soluções. Uma delas está no KPI.

• O que é KPI
• KPIS e métricas
  1. Métricas financeiras
  2. Métricas do cliente
  3. Métricas de processo
  4. Métricas de pessoas
• Importância de selecionar os KPIs corretos
  1. Como definir os KPIs a serem utilizados
  2. Como funciona na prática
• KPI na prática do dia a dia da sua empresa

O que é KPI?

KPI é a sigla para a expressão em inglês “Key Performance Indicator”. Em português significa “Indicador-Chave de Performance”. Ele fornece uma maneira de medir o desempenho das empresas, unidades de negócios, projetos ou indivíduos em relação às suas metas e objetivos estratégicos.

O KPI pode ser utilizado também dentro de uma empresa ou departamento para rastrear seus objetivos e determinar a melhor forma de executar tarefas a fim de obter resultados surpreendentes. Cada um dos departamentos ou setores têm seus próprios KPIs, os quais ajudam gestores a manter os colaboradores focados em iniciativas e tarefas de negócios que são essenciais para o sucesso organizacional.

KPIs e métricas

Um indicador de desempenho depende de quatro métricas:

#01 – Métricas financeiras

1. Lucro: estimará sua margem de lucro bruto e líquido para entender melhor o sucesso da sua organização em gerar um alto retorno.
2. Custo: ajudará você a medir seus custos e encontrar a melhor maneira de reduzi-los.
3. Registros diários de vendas: para onde exatamente as suas despesas estão indo? Você pode manter um registro delas diariamente.

#02 – Métricas do cliente

1. Valor vitalício do cliente: pode ajudá-lo a analisar o valor que sua organização obtém de um relacionamento de longo prazo com o cliente.
2. Custo de aquisição do cliente: pode ajudar você a avaliar a relação custo-benefício de suas campanhas de marketing, por exemplo. Pode ser visto principalmente em empresas de comércio eletrônico.
3. Satisfação do cliente e retenção: aqui a regra é satisfazer o cliente e mantê-lo em sua base.

#03 – Métricas de processo

1. Tickets de suporte ao cliente: ajudará você a criar o melhor departamento de atendimento ao cliente do seu setor.
2. Porcentagem de defeitos do produto/ serviço: fornecerá a porcentagem de produtos defeituosos ou serviços mal prestados em sua organização.

#04 – Métricas de pessoas

1. Taxa de rotatividade de colaboradores: apresenta o número aproximado dos colaboradores que estão deixando sua organização. Se você tem uma alta taxa de rotatividade de colaboradores, passe algum tempo examinando sua cultura no local de trabalho, planos de carreira e ambiente de trabalho.
2. Satisfação dos colaboradores: como todos sabemos, a regra de ouro é “colaboradores felizes trabalham melhor”. É muito importante verificar se seus colaboradores estão satisfeitos com seu trabalho ou departamento.

A importância de selecionar os KPIs corretos

Existem diversos KPIs, mas escolher o melhor é realmente um trabalho difícil. Basicamente, o KPI certo decidirá o futuro da sua organização, não importa o porte da sua empresa. Deve-se notar que o KPI, quando entendido e usado corretamente, fornecerá resultados surpreendentes para maximizar o crescimento da organização.

No desafiador e competitivo mundo dos negócios de hoje, é mais importante do que nunca que líderes empresariais e executivos seniores sejam capazes de tomar decisões mais bem informadas, melhorar o desempenho e buscar maneiras diferentes e inovadoras de ganhar vantagem sobre a concorrência. Aí é que entra a escolha dos indicadores certos.

Como definir os KPIs a serem utilizados?

Tenha em mente que cada KPI deve estar relacionado a um resultado comercial específico. Uma boa maneira de definir indicadores-chave de desempenho é buscando respostas para as seguintes perguntas:

• Qual é o resultado desejado?
• Por que esse resultado é importante?
• Como você vai medir o progresso?
• Como você pode influenciar o resultado?
• Quem é responsável pelo resultado do negócio?
• Como você saberá que alcançou seu resultado?
• Quantas vezes você vai rever o progresso em direção ao resultado?

Veja como funciona na prática

Digamos que seu objetivo seja aumentar a receita de vendas este ano. Você o chamará de KPI de crescimento de vendas. Algumas maneiras de definir esse KPI:

• Aumentar o investimento nas vendas em 15% este ano;
• Atingir esta meta permitirá que o negócio se torne lucrativo;
• O progresso será medido como um aumento na receita medida em valores gastos;
• Contratação de pessoal de vendas adicional, promovendo os clientes existentes para comprar mais produtos;
• O diretor de vendas é responsável por essa métrica;
• Receita aumentará em 15% este ano;
• O KPI será revisado mensalmente.

Para fechar: KPI na prática do dia a dia da sua empresa

Como você deve ter percebido, os KPIs podem ajudar na Gestão de Metas e Estratégia da sua empresa. Este é um assunto que possui muitas nuances, inclusive com outros indicadores, como já foi falado aqui no blog no post “Como trabalhar com a Gestão de Metas e Estratégias?”, que resultou num interessante [Webinar] Metodologias de gestão: quais são e como aplicá-las na sua empresa. Assista:

A aplicação de KPIs na Gestão de Metas deve ser de maneira mais prática possível, possibilitando que seu acompanhamento seja presente e comunicativo. Para tanto, no cumprimento dessas diretrizes e integração dos processos, a ferramenta mais indicada para sua empresa é aquela que implantará a Gestão de Metas e Estratégias de forma completa e que aumentará a produtividade de todos.

A ferramenta que oferece essa solução é o Fusion Platform, software desenvolvido pela Neomind, que possui um módulo exclusivo para lidar com Gestão de Metas e Estratégias. Ao utilizar o sistema sua empresa trabalhará com metodologias de gestão como KPI, OKR, BSC, entre outras, e terá maior colaboração e transparência, além de ter agilidade na troca de informação.

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