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É só ouvir a palavra “auditoria” que muitos já têm dor de cabeça e perdem até boas noites de sono. As semanas que antecedem uma auditoria geralmente são acompanhadas por muito estresse, com pessoas de várias áreas envolvidas para colocarem ordem na casa.
Esse “caos” instalado não é para menos, pois a função dos auditores é a de checar se as práticas adotadas pela empresa estão em conformidade com regulamentos. Para isso, eles inspecionam relatórios financeiros, sistemas e processos a fim de verificar se a organização segue os procedimentos corretos. É também função do auditor destacar as discrepâncias entre políticas e procedimentos, ou seja, o que a empresa deve fazer contra o que está realmente fazendo.
Imagine, então, se algum documento “some” durante o dia de uma auditoria, ou se determinada documentação não está armazenada corretamente e de maneira segura para cumprir com regulamentações. Não precisamos descrever o problema disso, não é mesmo?
Uma auditoria pode ser estressante – e muito demorada – caso os documentos da sua organização não estejam organizados e a apenas alguns clique de acesso. Felizmente, com a ferramenta certa é possível evitar que todo esse estresse se instale na sua empresa. Para saber mais, confira a relação entre Gestão de Documento e auditoria (e compliance) e organize seu negócio.
Como Gestão de Documentos e auditoria se complementam?
Organizações que adotam processos manuais para gerenciar documentos, os têm espalhados em gavetas, fichários, arquivos etc. Em um primeiro momento, o processo manual de armazenamento da documentação parece simples e fácil, pois não requer muito esforço, certo?
Bom, mas o problema todo se multiplica quando a falta de procedimentos padronizados de armazenamento de documentos se espalha entre seus colaboradores. Os funcionários costumam criar seus próprios sistemas de arquivamento com base no que eles acreditam que vá facilitar o trabalho a curto prazo. Experimente analisar computadores e contas de e-mail de duas pessoas e provavelmente você encontrará estruturas de arquivos diferentes.
Quando isso ocorre, o resultado são inúmeras ilhas de informações, desconectadas entre si, mas que podem conter informações relevantes para a auditoria. É aí que entra um sistema para Gestão de Documentos, conhecido por Enterprise Content Management, ou ECM, pois: Gestão de Documentos e auditoria se complementam uma vez que a primeira adota as práticas para gerenciamento de documentos, otimização de processos de negócios e fornecimentos de ações de conformidade que facilitarão o processo de auditoria.
Entendendo melhor a relação entre Gestão de Documentos e auditoria
Um sistema de ECM, ou Gestão de Documentos, permite a criação, a captura, o armazenamento, a entrega e o gerenciamento dos documentos essenciais ao negócio. Com um software de Enterprise Content Management todos os documentos e dados de uma empresa passam a ser armazenados eletronicamente em um repositório central, permitindo a localização e a recuperação de arquivos em segundos.
Uma vez que a empresa conta com um sistema de Gestão de Documentos bem implementado, todos os seus colaboradores passam a armazenar documentos de uma única maneira e em um mesmo local. Uma ferramenta de ECM permite também que documentos sejam marcados com metadados. Assim, é possível identificá-los como relevantes para diferentes tipos de auditorias. Percebe como isso agiliza e facilita o trabalho de uma auditor (e reduz consideravelmente o estresse para seu negócio)?
Uma empresa que adota as práticas da Gestão de Documentos garante organização no fluxo de trabalho, controle de acesso e segurança, controle de versões, revisões e aprovações, transformação de papel em informação digital, assinatura digital e a busca facilitada por conteúdo.
Para ficar ainda mais clara a relação entre Gestão de Documentos e auditoria, veja a seguir:
Pontos importantes da Gestão de Documentos na Auditoria
Abaixo elencamos alguns dos pontos que uma solução de ECM atua para facilitar o processo de auditoria:
#01 – Segurança do Documento
Quando Gestão de Documentos e auditoria caminham de mãos dadas, temos a certeza de que informações confidenciais são armazenadas com segurança (algo que auditores estão de olho). Uma solução de ECM possibilita a definição de permissões de acesso, assegurando que os documentos corretos sejam tratados pelas pessoas certas.
#02 – Trilha de auditoria
Uma boa solução de Gestão de Documentos permite aos auditores verificarem quais usuários acessaram determinadas informações, quando foram feitas atualizações nos documentos e outros detalhes. Trilhas de auditoria fornecem informações detalhadas para os auditores, proporcionando visibilidade dos processos e ajudando a comprovar a conformidade.
#03 – Acesso à documentação necessária
Ao invés de ter que vasculhar arquivos, gavetas de escrivaninhas, caixas de entrada de e-mail e outros locais onde a documentação pode ser armazenada, uma solução de ECM permite que documentos sejam acessados de forma rápida e segura em um repositório central.
Este é um ponto importante no que diz respeito ao tempo de preparação para uma auditoria, pois o mesmo é reduzido consideravelmente quando os documentos são capturados e armazenados em um único repositório de documentos digitais.
#04 – Compliance
Normas e regulamentos dos mais variados setores sofrem alterações constantemente. Quando isso ocorre, a empresa deve cumpri-los com rapidez e sem complicações que resultem em perda de tempo e dinheiro. A relação entre Gestão de Documentos e auditoria ocorre porque, ao ter uma estratégia eficaz de gerenciamento de documentos, os auditores poderão ver que sua empresa preocupa-se em atualizar rapidamente seus procedimentos para permanecer em conformidade.
Concluindo
A melhor maneira de encontrar informações é garantir que elas estejam armazenadas de forma criteriosa, em um local de fácil acesso e localizável a qualquer hora. Isso é possível com uma solução para gerenciamento de documentos.
Gestão de Documentos e auditoria devem andar juntos justamente porque ao ter a certeza de que as informações de sua empresa estão criteriosamente guardadas (e em segurança) – respeitando um processo padronizado e garantindo compliance com normas e regulamentos – os auditores terão acesso aos documentos que precisam sem que isso seja causa de estresse para a organização inteira.
Como você pode ver, as auditorias não precisam ser uma experiência estressante. Para isso, sua empresa deve contar com os recursos de uma solução de Gestão de Documentos para gerenciar documentos e dados com eficiência. Para saber mais sobre o assunto, convidamos você a assistir ao webinar sobre os Benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos..
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