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Muitos não sabem como chegamos aos ERPs (Enterprise Resource Planning, ou, no português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e ao BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios).
Na virada do século XX, surgiu o estudo do trabalho industrial, descendente direto de pesquisas de Taylor, que envolveu Galbraith e tantos outros pioneiros do estudo e medida do trabalho, dando origem ao O&M (Organização e Métodos), que trata de técnicas que têm como objetivo aprimorar o funcionamento das organizações.
O surgimento da informática nos anos 50 veio mexer no tema de forma cada vez mais radical. Em meados da década de 60, questões envolvendo o processamento de dados eram apresentadas nos livros de O&M. Assim, tivemos o termo “sistemas administrativos”.
BPM e ERPs: linha do tempo
Na década de 70 era comum desenhar os fluxogramas de trabalho nos quais os profissionais deveriam seguir o fluxo das informações. Esses fluxogramas eram desenvolvidos pela equipe de O&M. Nos anos 80 surgiram os primeiros programas em microinformática com sistemas independentes de faturamento, contabilidade, fiscal, contas a pagar, contas a receber, entre outros. Deu início também ao workflow, o qual trouxe a automação do fluxo de trabalho.
Na década de 90 vimos surgir a era dos ERPs. Acreditava-se que todas as informações da empresa estariam em um único lugar e totalmente integradas, abandonando o modelo da área interna de O&M.
Foi na virada do século XX que surgiu o conceito de BPM que possibilita padronizar processos corporativos e ganhar pontos de produtividade e eficiência. As soluções de BPM servem ainda para medir, analisar e aperfeiçoar a gestão do negócio e dos processos de análise financeira de uma empresa.
BPM como complemento dos ERPs
O aparecimento do BPM aconteceu a partir da onda de implementação dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERPs) nas grandes empresas privadas, no final do século passado (estão nessa categoria produtos como SAP, Peoplesoft e seus similares nacionais Microsiga, Datasul etc.). Os ERPs contêm uma infinidade de regras, cuja alteração é custosa e demorada, requerendo pessoal especializado de TI. Já os BPMs extraem dos ERPs a administração dessas regras e possibilitam aos analistas de processo fazerem alterações sem modificar a programação.
É neste momento que os BPMs complementam os ERPs, uma vez que um bom BPM deve permitir de forma simples e fácil a conexão para extração das informações de leitura que estão no ERP.
Exemplo 1 de como o BPM complementa os ERPs
Em uma análise com um de nossos clientes percebemos que era possível modelar regras complementares ao ERP para que pudéssemos acompanhar e ter todos os históricos dos fatos acontecidos com toda segurança e sigilo.
Quando modelamos um processo de qualquer tipo de solicitação já identificamos o solicitante, a data e a hora. À medida que este fluxo segue para as próximas atividades temos as informações sobre quem fez a atividade, a data e a hora em que ela foi realizada e o que foi feito.
Dependendo da nossa modelagem temos até o motivo pelo qual foi feita determinada ação e, no final (ou até mesmo durante as atividades deste processo) podemos fazer de forma simples e rápida a busca de informações no ERP, ou até mesmo de gravação de informações. Isso, além de gerar transparência nas informações, atende às necessidades do departamento de compliance e garante a execução das regras e dos regulamentos definidos pelo setor (bem como o sigilo da informação).
Em cada consultoria de venda que tenho feito, sempre nos preocupamos em ajudar o nosso cliente a tomar a melhor decisão, não só da aquisição da solução como também de quais os processos (fluxos) são importantes para a empresa.
Exemplo 2 de como o BPM complementa os ERPs
Costumo orientar os meus clientes para tomarem cuidado de não inventar a roda. O ERP deve continuar a cumprir sua função, sendo que deve-se modelar no BPM apenas processos que complementam as informações necessárias para a administração da empresa.
No entanto, um fato curioso aconteceu. Em uma demonstração para um cliente, o mesmo me perguntou se podemos modelar no BPM – de forma simples e rápida – um fluxo de solicitação de compras utilizando-se dos níveis de alçada e das hierarquias de aprovação.
Comentei com o cliente que sim, mas aproveitei e perguntei se o ERP que eles utilizavam já não fazia isso. O cliente argumentou dois pontos que chamaram a minha atenção.
O primeiro foi que no ERP que ele utiliza o custo da parametrização e do treinamento é muito caro. O segundo ponto foi que para a aprovação da diretoria eles deveriam contratar mais usuários do ERP, mas a diretoria não queria acessar o sistema para fazer isso. O cliente me perguntou se poderíamos fazer esse tipo de processo (fluxo) no BPM.
A resposta foi afirmativa. A nossa modelagem do fluxo foi muito simples e a conexão de gravação das informações no ERP foi muito fácil, sendo que a partir dos níveis de alçada e das hierarquias de aprovação é gerado no ERP o Pedido Aprovado.
Como os diretores não queriam acessar o ERP e nem nossa solução de BPM, enviamos no corpo de e-mail de aprovação dois botões (aprovado/reprovado). Desse modo, o diretor executa a aprovação diretamente via e-mail.
Este é um caso típico de análise de custo e benefício que valeu muito a pena a inventar a roda.
