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No cenário altamente competitivo em que nos encontramos, toda empresa que deseja crescer e manter-se sustentável financeiramente precisa ser o mais eficiente possível. Até aí, nenhuma novidade.
O que muitos ainda não perceberam é que, em meio a tanta tecnologia, insistir em executar manualmente processos tradicionais é o mesmo que ter equipes gastando tempo e dinheiro em atividades que não agregam. É nesse ponto que a solução de BPM entra em cena.
Neste artigo, damos um apanhado geral sobre o Business Process Management e seus benefícios, e ajudamos você a descobrir se está na hora da sua empresa investir em BPM. Confira!
Resumo sobre o BPM
Acrônimo para Business Process Management (em português, Gerenciamento de Processos de Negócio), o BPM é, como explicamos em outra oportunidade: “uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida com o objetivo de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, internos ou externos nas corporações”. Trata-se de uma ferramenta de automação de processos.
Em linhas gerais, um software de BPM ajuda você a mapear seus processos diários para:
- Identificar e eliminar gargalos;
- Controlar os custos de sua empresa;
- Tornar seus processos diários o mais eficientes possível;
- Garantir a eficácia das pessoas envolvidas em seus processos.
Observe que o BPM é uma combinação de práticas centradas em impulsionar o valor organizacional através de uma cultura de melhoria de processos. Caso você tenha interessa em se aprofundar mais, recomendamos a leitura do artigo: O que é Gestão de Processos e quais seus benefícios?
Ok, mas como eu sei se minha empresa deve investir em BPM?
Até aqui você entendeu o que é BPM e alguns dos benefícios de uma solução de gestão de processos. Mas, será que está na hora da sua empresa investir em BPM? Para acabar de vez com essa dúvida, a seguir elencamos alguns dos problemas enfrentados por muitas organizações. Marque aqueles que fazem parte do dia a dia do seu negócio:
( ) Dificuldade em concluir processos dentro do prazo.
Quanto tempo os colaboradores da sua empresa levam para concluir uma atividade dentro de um processo? Existe um controle sobre a etapa em que o processo se encontra e/ou o que está sendo realizado?
( ) Dificuldade para tomar decisões.
A gerência possui as informações necessárias para tomar decisões importantes relacionadas aos processos? As informações são fáceis de serem encontradas? Estão centralizadas?
( ) Muito dinheiro investido, pouco retorno.
Sua empresa tem investido em processos que não trazem retorno? Antes de iniciar um processo, você consegue avaliar o tempo que o mesmo levará para ser concluído e o gasto que terá?
( ) Perda de competitividade devido a atrasos em entregas.
Sua empresa precisa reduzir o tempo de comercialização de seu produto devido ao aumento da concorrência? Precisa melhorar a qualidade da entrega de produtos/serviços?
( ) Falta de atingimento de metas organizacionais.
Apesar de todo o esforço dos seus times, sua empresa não consegue alcançar as metas organizacionais?
( ) Entrega inconsistente de produtos/serviços, somado à insatisfação de clientes.
Seus clientes têm reclamado de atrasos em entregas, defeitos de produtos, entre outros?
( ) Ineficiência dos colaboradores.
A produtividade dos seus colaboradores diminuiu e a entrega de produtos/serviços tem deixado a desejar? Seus colaboradores perdem tempo executando tarefas manuais e repetitivas?
( ) Falta de informação sobre qual etapa do processo está sendo executada.
Dentro de um processo, como é feito o controle do andamento das atividades? Qual é o nível de dificuldade para conseguir essa informação?
( ) Constatação de não cumprimento de conformidades legais.
Qual é o nível de controle da sua empresa sobre o cumprimento das conformidades legais?
( ) Dificuldade em priorizar processos.
Sua empresa tem muita coisa para fazer, mas não sabe o que é urgente e o que é importante? Dentre os processos, sabe definir aqueles que precisam ser executados com mais urgência?
( ) Incapacidade em avaliar a eficácia dos processos e mapeá-los.
Você sabe quais processos realmente trazem resultados? Consegue fazer uma lista daqueles que podem ser eliminados? É possível identificar pontos de melhoria? (entenda sobre o mapeamento de processos)
( ) Dificuldade em encontrar quais etapas do processo não agregam valor e onde estão os desperdícios.
Você tem certeza que todas as atividades dentro de um processo são essenciais? Elas são realizadas da maneira correta? São concluídas dentro do prazo e orçamento?
( ) Incapacidade de avaliar os resultados de um processo.
Os gestores conseguem medir processos de ponta a ponta e fazer uma comparação com os resultados esperados? É possível quantificar processos?
Está na hora de investir em BPM?
Se você marcou a maioria dos itens acima, então é ideal que sua empresa invista em uma solução de Business Process Management a fim de agilizar e facilitar a gestão de processos.
Mas se mesmo assim você está com dúvidas sobre investir em BPM, além do checklist queremos ajudar um pouco mais. Sabemos muito bem que a alta direção somente apoia o investimento em melhorias de processos quando percebem que as demandas são legalmente mandatórias ou financeiramente interessantes.
Pensando nisso – e com o objetivo de dar uma mãozinha extra – desenvolvemos uma calculadora que permite a sua empresa analisar a viabilidade de investimento em uma solução de BPM. A calculadora de ROI leva em consideração variáveis como:
- Padronização e conformidade do processo e suas regras (ganhos de qualidade);
- Assertividade com redução de falhas e retrabalhos;
- Aumento na velocidade do processo;
- Eficiência e confiabilidade dos processos;
- Diminuição do tempo e do número de pessoas envolvidas;
- Aumento da produtividade.
Caso você queira entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de Business Process Management pode fazer para deixar sua empresa ainda mais produtiva, entre em contato conosco! Fique à vontade também para compartilhar este artigo com seus colegas. Aproveite que está aqui e acesse nossos outros materiais.
