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Quantas vezes você já não ficou frustrado por sentir que tinha muito o que fazer, mas passou o dia iniciando muitas atividades e concluindo nenhuma? Ou, por não saber o que priorizar, acabou começando diversas tarefas e terminou aquelas aparentemente mais fáceis, mas que não eram tão urgentes e importantes?
Mesmo que nossas listas de tarefas sejam diferentes umas das outras, todos temos os mesmos objetivos: fazer o máximo possível. Para isso, é necessário gerenciar tempo e atividades. Neste artigo, focaremos na gestão das atividades e falaremos sobre a organização de tarefas.
Separamos 6 dicas para ajudá-lo a manter-se organizado e, claro, a concluir suas atividades. Confira!
1. Saiba priorizar
Priorização é o primeiro item da organização de tarefas. Não adianta querer ser multitarefas e achar que você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo. Você até pode, mas verá que, no final, acabará não concluindo nada direito.
Para priorizar, uma dica é separar o que é urgente do que é importante. A Matriz de Decisão de Eisenhower é muito usada para esse fim. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos e é dono de uma frase célebre: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”.
Antes de irmos para a matriz de decisão, é importante entender que urgente significa que uma tarefa requer atenção imediata. Já aquela considerada como importante trata de coisas que contribuem para metas, missão, valores e objetivos de longo prazo.
Assim, na Matriz de Decisão de Eisenhower, existem:
- Tarefas urgentes e importantes: na organização de tarefas, são aquelas que exigem nossa atenção imediata e que contribuem para o cumprimento de metas.
- Tarefas não urgentes e importantes: atividades que não têm um prazo urgente, mas que, mesmo assim, ajudam você a atingir suas metas.
- Tarefas urgentes e não importantes: exigem nossa atenção agora (urgente), mas não nos ajudam a atingir nossas metas ou a cumprir nossa missão (não é importante). A maioria das tarefas aqui são interrupções de outras pessoas.
- Tarefas não urgentes e não importantes: são as chamadas distrações.
Ao investir seu tempo na organização de tarefas não urgentes mas importantes, você pode evitar que, no futuro, elas se tornem urgentes e importantes. Com isso, você age proativamente para evitar um incêndio.
2. Crie um plano
Você e sua equipe trabalharam para priorizar as atividades. Agora é necessário desenvolver um plano. Nesta etapa, a fim de ter uma organização de tarefas que faça sentido, deve-se identificar os responsáveis e o prazo de conclusão de cada uma das tarefas.
Observe que aqui é importante que toda a equipe tenha uma visão detalhada e clara do que precisa ser feito. Cada membro deve ter conhecimento do que se espera em cada tarefa. Isso ajudará cada indivíduo a organizar seu tempo e priorizar as tarefas diariamente.
Para criar o plano, recomendamos a dica seguinte:
3. Utilize as ferramentas certas
Aqui não existe certo ou errado. Para uma gestão mais simplificada de tarefas, há ferramentas como Trello, Evernote, Todoist e o próprio Kanban que podem ajudar.
No entanto, quando falamos de projetos nas empresas, a organização de tarefas tem que ir para um nível mais profissional. Isso porque não basta apenas deixar tarefas organizadas, é preciso monitorá-las, saber se estão em atraso ou não, quem é o responsável e quais os prazos.
Em outras palavras, as tarefas precisam estar em um fluxo. Por exemplo, imagine a atividade de contratação de um novo colaborador. A contratação passa pelo processo de divulgação de vagas, de entrevistas, da aprovação do superior direto e de todo o trâmite de admissão do colaborador escolhido. Uma falha na organização de tarefas pode fazer com que uma etapa seja esquecida, ou seja gerenciada sem muita atenção.
Processos de recursos humanos são apenas um dos inúmeros exemplos que poderiam ser dados sobre a importância de usar as ferramentas certas na gestão e organização de tarefas. Podemos falar sobre gestão de contratação e serviços, aprovação de campanha, gestão de problema, realização de consulta pública, entre tantos outros.
4. Rastreie as tarefas delegadas
Ao trabalhar com organização de tarefas, você verá que existem aquelas que podem ser delegadas. Uma vez que você tenha alocado uma tarefa para um membro da equipe, é interessante utilizar um software que o ajude a manter-se atualizado com o progresso das tarefas delegadas.
Esse tipo de controle permitirá, ainda, analisar onde a produtividade está caindo ou onde ela poderá ser mais bem aproveitada. Para que o rastreamento seja feito de modo adequado, não apenas precisamos utilizar as ferramentas certas, como também manter as tarefas do time centralizadas. Isso nos leva à próxima dica:
5. Mantenha as tarefas organizadas em um único local
Trabalhar em um ambiente de trabalho no qual a organização de tarefas não tem importância, com certeza é algo que baixará a produtividade do time.
Uma das maneiras de manter tarefas organizadas é centralizando-as. De nada adianta você ter uma tarefa descrita em um pedaço de papel sendo que a conclusão dependerá do esforço de outro colaborador, o qual precisa saber em que etapa se encontra sua execução.
Mais uma vez, aqui as ferramentas são essenciais. Ao ter as tarefas acessíveis em um único local, será possível não apenas monitorá-las, mas também executá-las no tempo certo, dentro do prazo necessário.
6. Faça uma revisão das tarefas
Algumas pessoas gostam de fazer isso ao final de cada dia. Mas você pode definir um dia por semana para analisar o que correu bem, o que precisa melhorar e quais tarefas precisarão de ajustes.
O foco da organização de tarefas não é fazê-lo correr para lá e para cá a fim de executá-las. A ideia não é manter-se sempre ocupado, mas sim realizar as tarefas que realmente precisam ser executadas para que você e seu time atinjam as metas esperadas (já leu nosso post sobre gestão de metas e estratégias?).
Organização de tarefas: dê o próximo passo
Quando tarefas entram em um fluxo, é bem comum termos gargalos. Para resolver essa questão, e para levar sua empresa no próximo passo do gerenciamento e organização de tarefas, uma plataforma de gestão de processos é fundamental.
Com um software de BPM sua empresa conta com um ambiente único que fornece às equipes total domínio sobre as atividades, tais como: apontamento de horas, controle de prazos, sinalizadores, entre outros.
Então, conheça o Fusion Platform! Nossa solução conta com o módulo de BPM, que permite criar e gerenciar processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão. Além disso, possuímos aceleradores para gestão e organização de tarefas para atender às variadas necessidades de uma empresa (como por exemplo Gestão de Cadastro de Clientes, Ponto Eletrônico, Solicitação de EPI e outros).
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