Por que utilizar o BPM?

Um cenário muito comum em muitas empresas é aquele composto por processos informais. Por exemplo: temos processos que ocorrem através de comunicado interno, outros por telefone, por e-mail e os que estão em planilhas.

Isso faz com que seja praticamente impossível conseguir realizar um rastreamento eficaz de processos. Desse modo, não conseguimos saber em que etapa o processo se encontra, de quem é a responsabilidade por determinada atividade, se prazos e orçamento estão sendo respeitados etc.

Com a ausência de informações cruciais sobre um processo, a empresa corre o risco de ser surpreendida por problemas resultantes de atrasos em execução das atividades, gastos acima do previsto, recursos mal distribuídos, entre outros.

Como resolver a falta de controle de processos?

A resposta é simples: com uma metodologia de gerenciamento ajustável desenvolvida para organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, sejam eles internos ou externos. A essa metodologia damos o nome de BPM (ou Business Process Management).

Uma solução de BPM contribui com as organizações pois, por meio dela podemos modelar um simples fluxo (processo) no qual conseguimos monitorar os prazos, os responsáveis e o status de uma atividade.

Utilizar o BPM, quando o mesmo é implantado com eficácia, significa atingir benefícios como:

• Aumento da transparência
• Controle de performance
• Mais produtividade
• Aumento de agilidade e eficiência (especialmente graças à automatização dos processos).
• Redução de custos

Dica Neomind: Caso queira saber mais, recomendamos o post O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?

Exemplos de como utilizar o BPM

Imagine que você tenha solicitado a algum funcionário ir ao cartório e fazer o reconhecimento de um determinado documento. Com a correria do dia a dia e com as inúmeras atividades urgentes que você e seu colaborador precisam executar, ambos esqueceram-se do tal documento.

O documento acabou ficando guardado na gaveta. Passados alguns dias, você precisou do material e, então, ficou sabendo que o mesmo não havia sido reconhecido ainda. Dependendo da situação e do documento, isso pode significar sérios problemas para sua empresa.

Ao utilizar o BPM seria possível criar um fluxo de solicitação, com prazos e responsáveis definidos. Desta maneira simples, conseguimos estar sempre à frente de um possível transtorno.

Para ações recorrentes na empresa o BPM possibilita o agendamento da execução de fluxos diariamente, a cada quinzena, mês, semestre e ano. No post Como andam os seus processos de RH? Veja como o BPM pode ajudar o setor, mostramos o exemplo de execução do fluxo de folha de pagamento, o qual, aqui na Neomind, realizamos dentro do módulo de BPM do Fusion Platform.

Outro exemplo que podemos citar é de quando alguém solicita uma certidão atualizada para ser utilizada em uma negociação comercial. Nesse caso, temos que considerar o prazo para emissão da certidão – que pode levar de 2 a 3 dias – e o prazo da negociação comercial. Somente acompanhando o fluxo dentro do BPM é que conseguimos ver como andam as execuções das atividades.

Utilizar o BPM significa também ter um ambiente paperless e acabar com gargalos que diminuem a produtividade da empresa. Caso você queira entender melhor sobre processos de negócios e o que uma solução de BPM pode fazer para seu negócio, entre em contato conosco!