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Qualquer administração nas empresas tem como objetivo a otimização de seus recursos, inovação e criatividade, sem descuidar da qualidade no atendimento ao cliente. Seguindo este raciocínio, o mapeamento e a otimização dos processos está ganhando muita importância, seja para empresas de menor porte ou de grande porte.
Entendendo a relevância do tema, já publicamos alguns artigos sobre o assunto em nosso blog. Neste post, resolvemos complementar a discussão. Confira!
Importância do mapeamento dos processos
É por meio dos processos que as empresas gerenciam suas atividades e atingem seus objetivos. O mapeamento destes processos, feito de forma ágil e eficaz, só facilita a compreensão do funcionamento das empresas.
Demonstra, de forma gráfica e descritiva, o conjunto de atividades e seus caminhos percorridos. Consequentemente, isso otimiza os recursos, reduz desperdícios, elimina tarefas executas em duplicidade, desnecessárias ou que não agregam valor.
Além disso, para as empresas o mapeamento dos processos traz os seguintes ganhos:
- Padronização de atividades envolvendo pessoas, documentos e informações;
- Redução de retrabalhos;
- Otimização do fluxo de informações;
- Melhorias na visão das tarefas e responsabilidades dos funcionários;
- Implantação da Cultura de “INOVAÇÃO”.
Pontos importantes para o mapeamento dos processos nas empresas
Neste artigo, apresentamos como ocorre a modelagem de processos na prática, e neste outro mostramos como começar o mapeamento. Aqui, elencamos alguns pontos importantes a serem levadas em consideração:
- Saber observar e medir as ações executadas por seus funcionários em todos os setores da empresa.
- Seguir a ideia de tentar simplificar os processos existentes e consequentemente reduzir o tempo das atividades. Nesta etapa a motivação e engajamento dos funcionários é fundamental.
- Desenhar os fluxogramas dos processos e suas atividades, incluindo aí relações internas e externas.
- Realizar a avaliação deste mapeamento (resultado) e fazer as medidas corretivas visando a melhoria do mesmo. Nesta etapa funcionários são importantes fornecendo sugestões de “aperfeiçoamento”.
Para o mapeamento dos processos, algumas perguntas devem ser levantadas:
- Qual é o objetivo de cada umas das atividades no processo que está sendo mapeado?
- Quem são as pessoas que participam e a que área ou departamento pertence cada uma?
- Quem é o responsável pelo processo que está sendo mapeado?
- Quais são as atividades que devem ser realizadas no processo?
- Nestas atividades rastreadas, existe alguma restrição? Se sim, quais são?
Essas ações, uma vez executadas, permitem que os processos sejam vistos em sua totalidade. Assim, fica fácil acharmos alternativas de mudanças e padronização para ter-se a qualidade do produto final.
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