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Gerenciar e controlar a validade de certidões e procurações emitidas ainda é um grande desafio para várias empresas. Muitas vezes as organizações controlam o vencimento, o tipo da certidão ou da procuração em planilha, o que acaba dificultando o gerenciamento dessas informações, principalmente quando há um grande número desses documentos.
Com relação às certidões ou procurações vencidas, em muitos casos, só percebemos o problema no momento que vamos utilizar o documento. Quando isso acontece, a empresa acaba não tendo tempo hábil para atualizar o documento e, consequentemente, pode sofrer prejuízos.
À lista de desafios, acrescentamos o que ocorre quando o documento original não está onde deveria, pois o mesmo pode ter sido retirado por outro colaborador para consulta ou cópia.
Como resolver o problema?
A solução para gerenciar e controlar a validade de certidões e procurações está em a empresa ter uma plataforma unificada. Nela, conseguimos configurar os metadados das informações que necessitamos para cada tipo de certidão ou procuração juntamente com a data de vencimento de cada um desses documentos.
Esta plataforma deverá estar configurada para que todos os responsáveis sejam notificados sobre o fim da validade desses documentos com uma antecedência suficiente para providenciar a devida atualização, principalmente nos órgãos, municipais, estaduais ou federais. A solução deve possibilitar ainda o controle de quem pode acessar, imprimir e fazer cópia do documento, e garantir a rastreabilidade de quem o acessou.
Software para controlar a validade de certidões e procurações
O Fusion Platform é uma solução que veio para ajudar nesses quesitos. O software é de fácil parametrização e totalmente intuitivo. Desta maneira, podemos configurar seus campos (metadados) para cada tipo de certidão ou procuração, sua validade, colaborador responsável e outras informações pertinentes de segurança.
Essa configuração permite que sejamos avisados com antecedência na tomada de alguma ação para renovar uma certidão ou procuração em tempo hábil, sem gerar nenhum prejuízo à empresa. Além disso, o documento será totalmente eletrônico, facilitando o acesso rápido e imediato à informação, eliminando a dificuldade de encontrar o documento e acabando com o perigo de extraviá-lo.
Por que investir no controle?
A documentação eletrônica com o controle de vencimento ou validade dos documentos garante a segurança da informação de quem pode visualizar, imprimir e atualizar o documento, além de outras situações de gerenciamento.
Cada vez mais iremos trabalhar totalmente de modo digital. O governo está criando uma legislação para que o documento digital tenha a mesma legalidade de um documento em papel. Assim, com o tempo, eliminaremos o uso de papel nas empresas, transformando-nos cada vez mais em organizações econômicas, ecológicas, com segurança nas informações e acesso aos dados em tempo real.
