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É grande a quantidade de dados que flui por uma organização e, exatamente por isso, gerenciá-los exige um método eficaz. Se você parar um pouco para pensar, são as propostas, os contratos, as faturas e os pedidos de venda que mostram que seu negócio está funcionando.
Para dar conta de tanta informação circulando, seja qual for o setor em que sua empresa ou indústria opera, automatizar documentos garantirá que ela tenha um sistema que centraliza dados. Isso facilitará a criação, aprovação e distribuição de todos os documentos. Em outras palavras, a automatização é o que manterá sua empresa prosperando.
Mas se você ainda não está convencido, ou se precisa entender um pouco mais o que queremos dizer, elencamos alguns benefícios que sua organização terá ao automatizar documentos:
1 – Otimização de tempo
Sem dúvidas, o tempo é o nosso recurso mais precioso. Por que sacrificá-lo tendo que gerenciar documentos manualmente? Se olharmos alguns departamentos em especial, como o financeiro, qual é o número de horas perdidas pelos profissionais por terem que inserir dados na mão?
Como as finanças são importantes para a empresa e a boa governança exige transparência nas informações, até que toda a papelada termine todas as outras tarefas que os profissionais da área precisam realizar são colocadas em segundo plano.
Demos o exemplo da área financeira, mas o mesmo pode ser aplicado a todos os demais departamentos de uma organização. Quando a gestão dos documentos é automatizada e tudo segue um processo, os colaboradores ficam livres para se concentrar em tarefas importantes.
Ao invés de perderem tempo com detalhes como sair atrás de uma assinatura, eles podem investir o tempo em projetos globais que trarão melhores resultados. Ao invés de revisar as declarações de fluxo de caixa, podem executar pedidos. No lugar de saber onde está uma proposta comercial, podem se comunicar com os clientes e criar relacionamentos duradouros.
Não importa como suas equipes investem o tempo extra que a automatização de documentos possibilita, o fato é que há inúmeras tarefas em uma organização que são muito mais valiosas do que a entrada manual de dados.
2 – Garantia de conformidade
Muitas vezes negligenciada, a conformidade (ou compliance) é um componente indispensável da eficiência operacional. Sua equipe pode ser mais produtiva ou mais eficaz e eficiente que a de seus concorrentes, todavia, se seus documentos não estiverem adequados, o trabalho árduo de todos se torna desnecessário.
Para garantir que a organização esteja em conformidade com as regulamentações do seu segmento, deve-se criar padrões e controles que vão desde códigos de conduta até procedimentos, normas e políticas.
Sistemas para automatizar documentos facilitam o atingimento aos requisitos de conformidade, uma vez que criam padrões para documentos, estabelecem controles de acesso e de edição, e os distribuem conforme a necessidade.
3 – Gerenciamento de todo o ciclo de vida
Todo documento tem um ciclo de vida. Pense, por exemplo, na gestão de contratos. Ele inicia com a solicitação e se encerra com a assinatura. No meio do caminho, existem outras etapas a serem seguidas.
Automatizar documentos significa que eles seguirão um fluxo de trabalho definido pela sua empresa. Esse fluxo é todo determinado dentro de um processo, o qual automaticamente finaliza uma atividade assim que ela é concluída, e envia-a para o responsável da etapa seguinte.
Na prática, significa dizer que nenhum documento físico passará de mãos em mãos, ou nenhuma informação se perderá no meio de e-mails. Ou, ainda, significa que nunca mais uma certidão ou procuração terá a data de validade expirada e pegará todos de surpresa.
São detalhes aparentemente pequenos, mas que farão com que a organização seja muito mais produtiva, transparente nos relacionamentos com funcionários, clientes e fornecedores, e (mais uma vez) consiga estar sempre em conformidade com as normas do seu setor.
4 – Garantia de precisão
Uma vírgula errada em uma fatura, ou um pedido de venda com um zero a menos pode fazer um estrago imenso na empresa. Imagine ainda você enviar uma proposta a um cliente e logo em seguida perceber que a versão enviada a ele não era a última. Será perda de credibilidade na certa, concorda?
Um erro de digitação ou uma informação desatualizada é o que pode acontecer nos casos em que as entradas de dados em documentos são feitas manualmente. Quando um deslize desse ocorre ninguém gosta, claro, mas como somos humanos e na maioria das vezes sobrecarregados de coisas para fazer, erros acontecem.
No entanto, isso não pode ser desculpa para sua organização deixar deslizes passarem e muito menos aceitar erros. Ao automatizar documentos os dados são inseridos automaticamente e de forma correta, dando a toda a empresa a tranquilidade de que as informações estão precisas e que a versão sendo trabalhada é a última.
5 – Aumento na colaboração
Uma pessoa na sua empresa está esperando os dados de um cliente para gerar o contrato. A outra aguarda o contrato propriamente dito para enviar ao cliente. Por sua vez, o cliente está na espera da assinatura. Nesse caso, novamente temos tempo perdido para todo mundo.
Ao automatizar documentos, as tarefas são concluídas com mais rapidez e eficiência. Isso porque algumas atividades não dependem de outras para começar, e quando há dependência, o próprio sistema de automatização envia notificações para a pessoa responsável por realizar a tarefa. E sempre que uma atividade está sendo realizada com eficiência, a receita da empresa cresce.
A colaboração é algo super importante na criação de muitos documentos de uma organização, já que dependendo do caso várias áreas são responsáveis por criá-los. Como por meio de um sistema próprio para automatizar documentos a colaboração é um benefício, várias pessoas autorizadas podem trabalhar em um mesmo documento, sendo que tudo que é feito nele pode ser facilmente rastreado.
Então, como automatizar documentos?
Até aqui você entendeu alguns dos benefícios da automatização de documentos. Mas agora precisa saber como fazê-lo.
A resposta está no sistema para gestão de documentos. Um software de ECM (sigla que vem do inglês para Enterprise Contente Management, ou Gestão do Conteúdo Empresarial, em português) não é apenas uma tecnologia ou uma metodologia.
Como diz a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.
Portanto, para automatizar documentos sua empresa precisará de uma solução de ECM. A fim de que você possa entender bem o que é a Gestão do Conteúdo Empresarial e as vantagens para sua empresa, recomendamos a leitura do e-book O que é ECM? Tudo sobre o Enterprise Content Management.
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