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A sigla ECM significa Enterprise Content Management – em tradução livre “Gerenciamento de Conteúdo Empresarial” – e foi criada em 2000 por uma organização americana chamada AIIM (Association for Information and Image Management). Pode ser definido como um conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar informações. A seguir uma breve explicação sobre cada etapa.
- Capturar: resume-se na busca de informações em diferentes fontes – podendo ser obtido de qualquer tipo de mídia, como smartphones, scanners etc. – e realizar a inserção do conteúdo no sistema;
- Gerenciar: organizar as informações e definir permissões para que os dados possam ser encontrados a quem se destinam;
- Armazenar: encontrar um local adequado/condizente para armazenar as informações;
- Preservar: cuidar das informações a longo prazo, a fim de mantê-las sempre conservadas e disponíveis quando for necessário (essa fase deve ser pensada para o futuro da organização);
- Disponibilizar: fazer com que as informações sejam apresentadas às pessoas e em momentos corretos.
Essas são informações importantes sobre as fases da gestão de documentos, mas para você conseguir entender se o ECM é para sua organização, vem a pergunta:
Como o ECM pode ser utilizado em uma empresa?
Agora que já sabemos o que é, podemos descrever como podemos utilizar o ECM dentro da empresa e por quais motivos.
O ECM tem o poder de simplificar e descomplicar a administração das informações dentro da organização, utilizando a gestão de documentos, definição de workflow de trabalho e a extração e transformação de dados em informações para a tomada de decisões. Apesar desses pontos, é preciso entender na prática como essas tecnologias englobadas no ECM podem nos ajudar.
- Armazenamento e gerenciamento de documentos: sem dependência de registros físicos, que consequentemente gera mais segurança aos utilizadores, pois se elimina a chance de perda ou extravio e documentos. Com um ECM, a empresa ganha em rastreabilidade das informações e arquivos de modo ágil (utilizando a indexação), através da busca de palavras-chaves ou até mesmo palavras contidas dentro do documento e/ou arquivos – também chamado de OCR, que é o reconhecimento ótico de caracteres. Além da identificação de informações dentro de arquivos, essa funcionalidade também permite a digitalização de documentos;
- Redução de gastos e otimização de espaço: o fato de possuir todos os dados em meio tecnológico faz com que a utilização de papéis possa ser quase extinta da empresa. Isso gera uma diminuição na utilização de papel e consequentemente, um menor gasto com esse tipo de material e a liberação de espaços que anteriormente estavam ocupados, que podem ter outra funcionalidade;
- Melhor estruturação dos processos internos e integração: um workflow de trabalho pode ser modelado para contemplar qualquer regra de negócio, ou seja, podemos envolver diversas áreas da empresa. As ações que dependem de papéis externos, como fornecedores e clientes, podem ser incluídas no processo, onde todas as trocas de informações podem ser feitas dentro da ferramenta, em tempo real e a partir de qualquer tipo de dispositivo;
- Segurança das informações: além dos dados ficarem protegidos por login com senha, também é possível definir permissões dentro da ferramenta. Essas permissões podem ser aplicadas em documentos, pastas, processos, consultas e até mesmo em módulos inteiros, e podem ser separados por grupos, papéis e usuários;
- Integração entre processos e documentos: processos (BPM) e documentos (GED) são duas vertentes consideradas distintas dentro do ECM, porém, nada impede que os dois possam se relacionar. Por exemplo, podemos configurar liberações de versões de documentos que possuam processos de aprovação e também podemos criar fluxos que contemplem arquivos liberados no gerenciador de documentos (GED) para compor a informação das tarefas;
- Versionamento: o versionamento de documentos é o mais comum encontrado nas ferramentas do tipo ECM. Podemos versionar as informações de usuários, modelagens de processos e as informações cruciais para o funcionamento do sistema, como as configurações de e-mail, de autenticação e tudo que inclui a parte administrativa da ferramenta. Quando citamos o versionamento, podemos exemplificá-lo melhor como um histórico de alterações que o objeto sofreu durante o tempo – quem alterou, em que data e horário e qual foi a alteração realizada.
Pode-se afirmar sucintamente que o ECM é um facilitador de gerenciamento de informações e, por consequência, permite um ganho de produtividade e tempo, além da redução de custos.
Depois de todos os pontos levantados neste antigo, ainda resta alguma dúvida de que sua empresa precisa de uma ferramenta ECM?
