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Toda empresa, desde um pequeno negócio, startups, até multinacionais que alcançam o sucesso tem seus processos e procedimentos bem definidos.
Comumente, empresas que estão há pouco tempo no mercado enfrentam alguns desafios similares. Além da falta de processos e procedimentos, há falta de transparência em decisões, inflexibilidade ou muita flexibilidade, falta de engajamento, entre outros.
Mesmo sendo uma questão básica e fundamental, os processos internos muitas vezes não são trabalhados com uma metodologia sustentável que visa à criação e manutenção de fluxos que aumentariam a produtividade e desenvolvimento da equipe.
Felizmente esse cenário pode ser revertido ao estruturar adequadamente os processos e procedimentos. Inclusive, implementando recursos tecnológicos que poderão impulsionar, ainda mais, a eficiência e o desempenho das atividades
O que são processos e procedimentos empresariais?
Antes de explicar a importância dos processos e procedimentos, é preciso esclarecer o que cada um significa.
Um processo empresarial é um termo que indica a ação de avançar, ir para frente em um conjunto sequencial e particular de ações com um objetivo comum. Ou seja, é uma série de tarefas pré-definidas que são estipuladas para ter um resultado específico a ser alcançado.
A diferença entre processos e procedimentos é que o primeiro é o conjunto em si. O segundo se trata da forma como se faz, a técnica ou método usado.
Para as empresas, processos têm como finalidade:
- Eliminação de atividades e tarefas desnecessárias;
- Foco na interação direcionada para o cliente do produto e serviço;
- Otimização sobre as tarefas e formas de realizá-las;
- Consolidação de uma nova e melhor gestão; e
- Padronização da maneira de trabalho.
Os processos e procedimentos são duas questões complementares e demonstram o que e como deve ser feito. Incluindo, as etapas que precisam ser cumpridas, os responsáveis, correlatos, matéria-prima e outros pontos relevantes. De maneira prática, um processo empresarial prevê que todo insumo, seja qual for, será transformado em resultado. Os processos internos, direta ou indiretamente visam agregar valor e melhorar a experiência para o cliente.
Como definir e implementar processos estruturados?
Uma das metodologias mais utilizadas para definir os processos de uma empresa acontece em 5 fases. Como cada empresa possui suas particularidades, cada fase deve ser adaptada à realidade de cada negócio.
No entanto, é importante salientar a necessidade de foco total na empresa, a necessidade de prepará-la para a mudança, o conjunto de processos e as interações entre os grupos de interesse.
As fases são essenciais para reduzir erros e incertezas durante a implementação da gestão por processos. Essas fases são:
1. Comprometimento
Afase de comprometimento pode também ser definida como a fase onde é criada a estrutura dos processos de sua empresa.
A finalidade dessa fase é a apresentação, o debate e as decisões de como será a implementação de processos.
2. Estruturação
Identificar todos os aspectos a serem adequados para o desenvolvimento e implementação dos processos. Estruturar as fases, etapas e atividades a serem realizadas.
3. Análise
Essa é uma das principais fases para implementar e definir os processos e procedimentos. Consiste em identificar quais atividades são essenciais e emergenciais. Para sua realização é importante observar e responder alguns questionamentos:
- Quais os principais processos?
- Quais as atividades desse processo?
- Como os processos e suas atividades são executadas?
- Esses processos estão corretos no meio que estão sendo executados agora?
- Quais objetivos queremos alcançar com eles?
4. Desenvolvimento
Consolidação da gestão de processos na organização. Nessa fase também é importante considerar alguns pontos chave para entender o processo, como:
- Quem irá executar as atividades?
- Quais os recursos necessários?
- Quais são as prioridades?
- Como serão as medidas de desempenho a serem utilizadas?
5. Implementação ou Ação
Como vimos, processos têm a finalidade de definir atividades de maneira organizada para que se atinja um objetivo comum desejado. Todavia, para isso funcionar, as tarefas deverão ser efetuadas com disciplina, dedicação e com as funções bem definidas. Somente assim a empresa conseguirá obter a otimização de tempo.
Realize um mapeamento dos processos, para entender as etapas envolvidas na conclusão da tarefa. O mapeamento consiste em rastrear as atividades e identificar os principais pontos impactantes que podem vir a ser um problema. Seu principal objetivo é corrigir ou aperfeiçoar a execução para que não se tornem impeditivos para o sucesso.
Essa é a oportunidade ideal para que a empresa possa identificar áreas onde há necessidade de realizar melhorias. O mapeamento pode ser encarado como uma ferramenta para ter uma visão plena de como os processos e procedimentos estão ocorrendo.
Processos que são devidamente mapeados, podem ser padronizados após identificar a melhor maneira para executá-lo. Além disso, favorece a automatização de processos.
A automatização é uma excelente ferramenta tecnológica para aumentar a eficiência e acelerar a conclusão das atividades. Sendo também, uma ferramenta essencial para acompanhamento das métricas de desempenho e da eficiência dos processos em si.
Processos e procedimentos e a Plataforma de Gestão Integrada
Uma Plataforma de Gestão Integrada é a solução ideal para realizar toda a gestão de processos, documentos e indicadores da companhia.
Em relação especificamente aos processos, essa solução é capaz de melhorar a qualidade dos processos, a comunicação, reduzindo custos e desperdícios.
A eficiência é aprimorada e os processos otimizados porque a plataforma garante uma visão holística de todos os processos e suas interligações. O gestor possui total controle sobre como as atividades são realizadas, e, com relatórios e indicadores, possui dados reais para decisões mais assertivas.
Ao colocar processos na sua rotina empresarial, você terá uma visão mais ampla de como funciona seu negócio. Possibilitando mapear as dificuldades e tendo a oportunidades de melhorar o fluxo de atividades. Também, obterá benefícios como entregas padronizadas e economia de tempo e recursos.
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