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Se você é leitor do nosso blog já deve ter visto por aqui alguns conteúdos sobre ECM (do inglês Enterprise Content Managament, ou na tradução: Gestão do Conteúdo Empresarial). Em caso afirmativo, já deve estar familiarizado com o conceito, mas daremos uma rápida refrescada na sua memória.
De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), ECM é uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.
Muitas empresas precisam de ECM e nem se deram conta ainda. Outras, acham que o ECM morreu. Há ainda aqueles gestores que têm dúvidas se um software de Gestão do Conteúdo Empresarial realmente é a melhor opção.
Se você se enquadra nesses casos, então pegue seu café, sente-se confortavelmente em sua cadeira e conheça os principais sinais indicativos de que uma empresa precisa de ECM.
Sua empresa precisa de ECM quando…
Antes de começar, tenha em mente que são vários os motivos pelos quais uma empresa precisa de ECM. Existem também diversos casos particulares, mas aqui neste artigo daremos um apanhado geral em algumas situações bem comuns que vemos por aí. Vamos lá?
1 – …documentos estão desorganizados e espalhados
Documentos estão na sua mesa, na gaveta do colega, dentro de arquivos físicos, enfim….em todo lugar. Especialmente para áreas administrativas, como RH, isso pode ser um problema e tanto.
O que acontece se você não achar o contrato de um fornecedor? Ou um pedido de venda? Ou, ainda: o que ocorre se você achar, mas ter que revirar a empresa inteira para conseguir? Isso pode ser banal, mas quando lidamos com documentos em papel, se formos somar o tempo gasto procurando-os, com certeza ficaremos preocupados e veremos o quanto deixamos de ser produtivos.
Sem contar no custo envolvido para armazenar documentos físicos, pois a manutenção manual de registros é cara. Entre custos com espaço de armazenamento, suprimentos e manutenção de equipamentos, e aqueles que envolvem mão de obra e tempo perdido, sua organização pode estar gastando muito dinheiro sem nem perceber. Um sistema de ECM eficaz pode praticamente eliminar esses custos.
Ok, você pode dizer: “mas meus documentos estão todos escaneados e disponibilizados em pastas compartilhadas no computador”. Se esse for o seu caso, a situação melhorou um pouco, porque pelo menos você já entende da importância de ser uma empresa paperless.
No entanto, como fica a organização? Com o ECM, todos os seus documentos são organizados. Não há necessidade de se preocupar com convenções de nomes diferentes entre os funcionários ou com o preenchimento incorreto de um documento.
2 – …há dificuldade em encontrar os documentos certos
Este é um sinal bem evidente de que sua empresa precisa de ECM, e para explicar, temos uma pergunta: o que acontece se você necessita de um documento específico que traz uma informação em especial?
Caso possua um sistema de ECM, você não precisará pegar documento por documento para procurar tal informação. Basta apenas entrar na solução, pesquisar um termo (ou uma data, um autor etc.) que o sistema faz todo o trabalho e encontra o que você procura em questão de segundos.
3 – …qualquer desastre pode significar perda de informação
Está certo que não queremos pensar nisso, mas o que aconteceria se hoje alguns documentos da sua empresa fossem roubados? Ou se houvesse algum desastre (um incêndio, por exemplo)?
Mais uma vez, não é algo que nos preocupamos (e claro que também não desejamos), mas se sua organização tem gestão de riscos, a proteção da informação é algo que não deve ficar de fora (e caso não faça gestão de riscos, é hora de implantá-la na sua empresa!) .
Tenha em mente que com um sistema de recuperação de desastres em vigor a probabilidade de que você possa continuar os negócios normalmente aumenta, mesmo após um eventual problema. Isso porque com um ECM suas informações estão protegidas.
4 – … não há controle sobre quem acessou quais documentos
Parece até um contrassenso falar sobre segurança da informação em uma época em que discutimos tanto sobre isso. No entanto, um dos sinais de que uma empresa precisa de ECM é quando ela não tem controle de acesso sobre seus documentos.
Um software de Gestão do Conteúdo Empresarial permite que o autor do documento atribua permissões para ele, como: permissão de quem pode acessá-lo, alterá-lo, imprimir, entre outras.
Isso sem contar que é comum vermos organizações armazenarem informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada. Ou – acredite – na área de trabalho de um colaborador.
Sem um local central para armazenar essas informações, como gerenciar com eficiência a distribuição de informação para funcionários novos e existentes? Como fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram (ou não)?
Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo resolvem todos esses problemas. Bons softwares possuem funções que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários e quem acessou o quê. A dica aqui é investir em um ECM que inclua fluxo de trabalho facilmente configurável que notifique automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando uma ação precisa ser realizada em um documento.
Isso nos leva a um outro ponto:
5 – …é difícil identificar em que etapa do processo um documento se encontra
Está aí um outro motivo de que sua empresa precisa de ECM para ontem: imagine que tenha sido criado um contrato para um cliente. Existe todo um processo que deve ser respeitado, o qual inicia na criação do documento e encerra com a assinatura do cliente.
Imagine que, por algum motivo, o documento está esquecido na gaveta de alguém. O que você faz? Cria um novo contrato?
Principalmente se o ECM tem integração total com um BPM (Gestão de Processos) é possível criar fluxos específicos para qualquer evento a ser realizado sobre um documento. Além disso, com uma ferramenta de Gestão do Conteúdo Empresarial o usuário consegue identificar com quem o documento se encontra, em que etapa do processo está e se há alguma atividade em atraso (como por exemplo, assinatura do contrato).
6 – …está com dificuldade em garantir conformidade
Toda organização tem algum padrão de conformidade que deve manter, que pode ser em nível interno, estadual ou federal. A implementação de um ECM com recursos de segurança, como controle de acesso e trilhas de auditoria, ajuda as empresas a garantir que estejam em total conformidade e permite evitar multas e penalidades severas.
Além disso, bons sistemas de ECM permitem assinatura eletrônica de documentos com certificados no padrão ICP-BRASIL e liberação em formato PDF/A.
Para fechar: os sinais de que sua empresa precisa de ECM chamaram sua atenção?
Caso você tenha identificado sua empresa nos itens acima, temos dois convites. O primeiro é para acessar o nosso checklist para ter certeza de que está na hora de investir em ECM.
O segundo é para você entender melhor sobre os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo:
E caso tenha ficado com alguma dúvida, ou queria saber mais sobre ECM, acesse nosso site e entre em contato conosco. Para mais conteúdo como este, não deixe também de acessar o blog da Neomind.
