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Sabia que é totalmente possível concentrar todas as informações do negócio em um único sistema? Esse é o GED – Gestão Eletrônica de Documentos.
De acordo com o Trending Topics, todos os dias são criados em torno de 328,77 milhões de terabytes de informação.
Imagina se fosse necessário armazenar essa quantidade de dados de forma física. Seria quase impossível, não é?
Por isso, a melhor alternativa para armazenar dados de forma segura e inteligente é usando uma solução GED.
Que tal saber um pouco mais sobre essa ferramenta? Separamos 9 perguntas e respostas para te explicar como o GED é revolucionário para sua empresa.
O que é GED?
GED refere-se à Gestão Eletrônica de Documentos, que utiliza sistemas e tecnologias para reter, organizar, guardar e gerenciar documentos digitalmente.
Essa gestão visa otimizar a eficiência, acessibilidade e a segurança do uso de informações dentro de uma organização.
Ao substituir, parcial ou integralmente, documentos físicos por versões eletrônicas, o GED contribui para a praticidade e sustentabilidade de um negócio.
Quais são as funcionalidades do GED?
- Organização e Indexação: classificar e organizar documentos para tornar mais fácil achá-los, classificá-los e recuperá-los quando necessário;
- Controle de Versões: manter um histórico detalhado de mudanças feitas nos documentos para que permaneçam íntegros e rastreáveis;
- Controle de Acesso: usar medidas de segurança para controlar quem pode acessar os documentos, protegendo dados sensíveis e informações importantes;
- Armazenamento em Nuvem: muitos sistemas de GED oferecem a opção de armazenar documentos de forma segura em servidores na nuvem, proporcionando acesso remoto, reduzindo a dependência de espaço físico;
- Assinatura eletrônica: assinatura de documentos online de forma prática e válida legalmente.
Quais são as vantagens da gestão eletrônica de documentos para as organizações?
Existem inúmeras vantagens que o GED pode proporcionar à sua empresa como:
- diminuição do uso de papel;
- otimização do espaço físico;
- praticidade na procura e acesso aos dados;
- trabalho colaborativo;
- maior eficiência operacional;
- sistemas robustos de backup e recuperação;
- segurança e controle de acesso;
- facilita a auditoria e conformidade regulatória;
- análise de dados avançada;
- melhora na tomada de decisão.
Como o GED pode facilitar a colaboração entre equipes?
Tornando mais fácil o trabalho conjunto. Permite que as pessoas acessem os documentos de qualquer lugar, editem ao mesmo tempo e vejam as atualizações em tempo real.
Isso ajuda a equipe a se comunicar melhor e colaborar, mesmo se estiverem distantes geograficamente.
Quais são os desafios mais comuns ao implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos?
Alguns desafios comuns incluem a relutância dos colaboradores em aceitar mudanças, a integração com sistemas antigos e a importância de fornecer treinamento para assegurar que a nova tecnologia seja adotada de maneira eficaz.
Como a gestão eletrônica de documentos contribui para a segurança da informação?
A Gestão Eletrônica de Documentos proporciona maior segurança através do controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria.
Dessa forma, se minimiza o risco de perda, roubo ou acesso não autorizado aos documentos, protegendo as informações sensíveis da empresa.
Quais são as principais tendências na gestão eletrônica de documentos para os próximos anos?
As tendências incluem a adoção de Inteligência Artificial para organização automatizada de documentos;
A integração com plataformas de nuvem; E, o foco crescente na sustentabilidade, com a redução do uso de papel e a implementação de práticas mais ecológicas.
Posso ter GED usando o Fusion Platform?
O Fusion Platform, ferramenta de gestão de processos e de documentação da Neomind, é uma solução de gestão integrada que dispõe de um módulo GED.
O módulo GED do Fusion Platform oferece uma série de recursos para a organização eficiente e segura de documentos eletrônicos.
Ele possibilita a digitalização, indexação e classificação automática de documentos, facilitando a recuperação rápida de informações.
Além disso, o Fusion Platform promove a colaboração entre times ao permitir o compartilhamento seguro de documentos e a definição de fluxos de trabalho personalizados para aprovações e revisões.
A rastreabilidade é assegurada por meio de trilhas de auditorias, auxiliando no acompanhamento completo das atividades relacionadas aos documentos.
Esses recursos não apenas reforçam a segurança, mas também são essenciais para a conformidade com regulamentações.
Ou seja, proporciona às organizações controle preciso sobre quem acessa, modifica e visualiza documentos críticos.
O Fusion Platform, ao unir a gestão de processos e GED, oferece uma solução abrangente e confiável para as demandas complexas de gerenciamento de documentos nas empresas modernas.
Teste o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias e experimente, na prática, as vantagens de uma plataforma de gestão integrada com um módulo GED!
