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As inovações tecnológicas estão cada vez mais frequentes e rápidas, sendo capazes de criar inúmeras vantagens competitivas em um ambiente cada vez mais acirrado como o empresarial.
O recurso mais importante que uma empresa possui são seus dados e informações gerados pelos processos, por isso, é imprescindível utilizar a tecnologia para automatizá-los, gerando maior segurança, facilidade e rapidez de acesso.
A automatização dos processos digitais é perfeita para organizações empresariais que buscam agilidade, eficiência e eficácia, reduzindo custos, ampliando a produtividade e tornando a atuação dos colaboradores mais estratégica e menos mecanicista em atividades repetitivas.
O que é automação de processos digitais?
Primeiramente definimos como automação a utilização de recursos tecnológicos em prol de melhorar a gestão, controles e processos do dia a dia das empresas. Quando as atividades manuais são substituídas por sistemas, softwares, ou outras tecnologias, se realiza a automação de processos digitais.
A Automação de Processos Digitais – DPA, agrupa diversas tecnologias, gerando uma abordagem holística, baseada no gerenciamento de processos de negócios (BPM), sendo capaz de automatizar as etapas, atividades e tarefas de uma empresa do início ao fim.
Para que a automação aconteça, é necessário realizar o levantamento e mapeamento de todas as etapas de um processo, compreendendo as atividades correlacionadas e seus responsáveis. Com a descrição de tudo o que acontece para se atingir um determinado objetivo, a observação de gargalos e falhas é facilitada. Em prol de aperfeiçoar e simplificar os processos de uma companhia, o mapeamento deve estar aliado as metodologias de design thinking.
Como funciona o DPA
Antes de contratar uma ferramenta capaz de tornar sua empresa digital é preciso compreender qual o melhor tipo de automação, para posteriormente buscar uma alternativa que possa suprir a demanda identificada de forma assertiva, personalizada e amigável aos colaboradores e equipes.
Dependendo da estrutura da empresa, os processos podem ser definidos por áreas ou setores. Por exemplo, uma empresa que emite muita nota fiscal, pode realizar a automação de tarefas, enquanto que uma indústria de alimentos, realiza automação de ponta a ponta desde a emissão dos pedidos até gestão do estoque.
Aplicando princípios do BPMN, o DPA é capaz de mapear, simplificar e automatizar os processos de ponta a ponta. Ao serem padronizadas, as atividades são executadas de forma lógica e colaborativa, mesmo que haja inúmeras interações, é possível configurar as tarefas para ocorrerem de forma sequencial ou paralela e as regras específicas de decisão de cada etapa. Além disso, existe o registro e rastreabilidade das informações, tornando mais acessível a visualização de gargalos, reduzindo o tempo de ciclos, e principalmente facilitando a gestão e monitoramento dos processos.
A definição de quais processos serão automatizados vai depender dos objetivos e das prioridades que a empresa busca. É necessário contar com um fornecedor que possua a ferramenta e o conhecimento técnico necessário para que a implementação seja realizada de forma correta em prol de que os resultados obtidos gerem retorno no investimento aplicado.
Minha empresa precisa de DPA? Quais os benefícios?
Se você gostaria que seus colaboradores pudessem se dedicar e utilizar suas expertises de uma maneira mais estratégica, sem perder tempo com atividades robotizadas e repetitivas, a sua empresa precisa de DPA!
Engana-se quem acredita que se a empresa já está indo bem, a automação de processos digitais não é necessária. Independente do porte ou estágio de crescimento, adotar um sistema de automação não apenas contribui com a produtividade, mas cria uma cultura inovadora capaz de reforçar sua marca, e ampliar a área/mercado de atuação.
Os benefícios e vantagens alcançados com a DPA são inúmeros, como a diminuição dos erros, redução de custos e de trabalhos manuais repetitivos, aumento na produtividade e de desempenho, uma vez que a visão holística favorece a substituição de métodos burocráticos e de baixa eficiência por alternativas inovadoras, melhorando os processos rotineiros e diminuição do tempo necessário para atingir as metas estabelecidas.
Com foco na visão estratégica, a automatização de processos digitais gerencia grande quantidade de informações de forma rápida e organizada, fazendo com que a tomada de decisão seja mais assertiva e acelerada. O DPA também traz benefícios aos clientes, além da rapidez na produção e entrega, a grande quantidade de dados disponibilizado à empresa, proporciona a criação de produtos, serviços e experiências personalizadas, e de maior valor agregado.
Como se pode verificar, o DPA oferece melhorias em todos os prazos: a curto prazo em rotinas diárias, a médio prazo em relação a visão sistêmica da empresa e a longo prazo, oferecendo alternativas de estudo para planos estratégicos. Em uma visão geral, todo o negócio é beneficiado ocasionando no aumento da lucratividade da companhia.
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