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Negócios são organizações em constante modificação. Por esse motivo, a gestão da mudança é fundamental para que a transformação ocorra de maneira tranquila, sem grandes impactos ou resistência.
A implementação de tecnologias é a força motriz das empresas atualmente. Indiscutivelmente, traz uma série de benefícios, como maior produtividade, eficiência e alto desempenho para os processos de negócio.
No entanto, são soluções que modificam a forma como os colaboradores trabalham atualmente. Isso significa que, como seres humanos normais, haverá resistência. É natural que as pessoas tenham receio ao encarar qualquer mudança que envolva novas formas de trabalho ou aprendizado.
Para que a implementação de novas tecnologias seja bem sucedida implemente a gestão da mudança. Entenda mais sobre esse assunto e faça sua equipe abraçar a evolução tecnológica em prol do crescimento do seu negócio.
O que é a Gestão da Mudança?
A gestão da mudança consiste em uma estratégia usada para preparar, apoiar e orientar os colaboradores no enfrentamento de transformações significativas. Tem como objetivo humanizar o processo de transição, colocando as pessoas em primeiro lugar.
Dentro do ambiente corporativo as transformações são muitas, como a implementação de novas tecnologias, reestruturação organizacional, mudanças culturais, melhoria nos processos, entre outros.
Assim, é um método sistematizado que usa ferramentas e técnicas para dar suporte contínuo durante as transições, evitando riscos e maximizando os benefícios.
Visa reduzir as barreiras para a adoção de novas tecnologias, facilitando a adaptação das equipes. Aborda aspectos psicológicos, emocionais e operacionais da mudança.
Por que é tão importante para a implementação de novas tecnologias?
Há uma série de fatores que justificam a adoção da gestão da mudança como uma prática para antever e facilitar a implementação de novas tecnologias. Com destaque para:
Minimizar a resistência
Novos recursos mudam a maneira como as pessoas trabalham atualmente. Isso significa que haverá certo grau de resistência, afinal, as pessoas estão habituadas a executar suas atividades no modelo já estabelecido. É preciso reconhecer as preocupações e desconforto dos colaboradores.
A gestão da mudança identifica pontos de atenção e emprega estratégias que antecipam as oposições reduzindo sua incidência.
Amplia a adoção do usuário
O sucesso no uso de novos recursos consiste na adoção plena pelos usuários. Assim, o gerenciamento garante adesão oferecendo treinamentos, suporte e transição tranquila e facilitada.
É preciso que as pessoas entendam os benefícios e não tenham dúvidas em relação aos novos recursos adotados;
Contribui para uma comunicação clara e aberta
Um dos pontos centrais da gestão da mudança é a comunicação. Para uma boa transição é essencial que haja compartilhamento de informações claras e consistentes sobre a nova tecnologia.
Não basta apenas treinar, é preciso transparência para comunicar objetivos, benefícios e impactos da mudança. A abertura contribui com a redução de incertezas e aumento da confiança dos colaboradores.
Da mesma forma, permite definir expectativas realista, comunicar desafios e contratempos que evitam a desilusão e frustração dos envolvidos.
Maximização do ROI
Todo investimento, especialmente em tecnologia, deve gerar resultados tangíveis. Gerenciar a mudança ajuda a organizar e otimizar o uso das ferramentas para que a organização tenha o máximo proveito e retorno de seu investimento.
Além disso, cada implementação tem como objetivo alcançar resultados específicos, como aprimorar a eficiência ou otimizar o atendimento. Por isso, é fundamental estabelecer metas claras, para que a organização direcione seus investimentos para soluções que realmente ajudem a alcançar seus objetivos estratégicos.
Redução de interrupções
A implementação de novas ferramentas tecnológicas pode ocasionar a interrupção do fluxo de trabalho. Por exemplo, a troca de sistemas pode impossibilitar o setor de compras de enviar suas solicitações.
Adote estratégias para antever essas interrupções e reduzir os impactos, assim, a produtividade não fica comprometida. E, também, para garantir que as operações continuem acontecendo durante a transição.
Mitigação de riscos
Além das questões emocionais, a gestão da mudança também contribui para amenizar riscos comuns. Desenvolve estratégias para reduzir as probabilidades de falhas, como problemas de segurança de dados, desafios de integração ou problemas técnicos previstos.
Esse modelo de gestão não termina quando o software é instalado. O gerenciamento perdura e inclui mecanismos de avaliação em busca da melhoria contínua. O retorno dessas percepções contribui para que a tecnologia continue atuando para atender as necessidades da organização.
Implementando novas tecnologias com o gerenciamento de mudanças
Para ser bem sucedido ao implementar novos recursos, adote as seguintes estratégias:
Alinhar a base de implementação com principais líderes e gestores para que toda a organização entenda que a tecnologia é uma prioridade;
Estipular um escopo do projeto de implementação abordando envolvidos, objetivos e cronograma. Também designe líderes para conduzir a implementação. É importante que essas pessoas sejam entusiastas da tecnologia;
Treine e desenvolva as habilidades, conhecimentos e competências dos colaboradores para usar a nova tecnologia. A capacitação, com base nas funções e responsabilidades, aumenta a confiança e reduzir a resistência;
Teste as soluções em um ambiente controlado, permitindo que as equipes experimentem a usabilidade em pequena escala antes de escalar para o resto da organização. Analise e remova problemas, empecilhos ou itens que geram dificuldade de uso;
Avalie o impacto da mudança sobre vários aspectos diferentes como processos, funções e na cultura empresarial. A análise aprofundada favorece o desenvolvimento de estratégias que ampliam a aceitação;
Ofereça um ambiente para que os colaboradores possam enviar feedbacks, dúvidas e preocupações recorrentes. Agir dessa forma mostra a eles que suas opiniões são valorizadas e que a organização está atenta às suas necessidades.
Quanto mais envolvidos estiverem os colaboradores, maior será o comprometimento e identificação de desafios e suas soluções. Busque incluir os envolvidos desde o início da implementação das novas tecnologias.
Adote o Fusion Platform
De maneira geral, a gestão da mudança oportuniza uma transição suave e adoção eficaz de novas tecnologias. Obviamente, para que tudo isso aconteça é preciso adotar uma solução simples e amigável ao usuário.
O Fusion Platform é uma ferramenta completa para a gestão de documentos, processos, indicadores, riscos e assinatura eletrônica. Com foco em trazer maiores benefícios para a organização, é personalizável para atender as necessidades específicas do negócio.
Além disso, a Neomind disponibiliza profissionais altamente treinados para que a transição seja tranquila, oferecendo conhecimento, informações e suporte.
Sabemos que a transformação digital é mais do que o uso da tecnologia. O sucesso de qualquer tipo de solução requer usuários realmente engajados, confiantes e comprometidos.
Tenha maiores ganhos de eficiência e produtividade ao usar a gestão da mudança como oportunidade e apoio à transformação. Incentive os colaboradores a verem a tecnologia como um meio para aperfeiçoar o trabalho e crescer profissionalmente.
Conte com a Neomind para oferecer toda a estrutura necessária para a transformação da sua empresa. Experimente o Fusion Platform, uma solução com interface intuitiva perfeita para sua equipe e para o seu negócio.
