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A transformação digital e sustentabilidade estão intimamente interligadas, principalmente considerando as práticas organizacionais das últimas décadas.
O uso de recursos naturais escassos, gerou uma crescente preocupação com a responsabilidade social e com a sociedade em que a organização está inserida.
Por isso, cada vez mais os negócios vêm buscando alternativas para otimizar suas operações. E, muito disso, vem do uso da tecnologia.
A sociedade atual está entrando em um período de avanços tecnológicos sem precedentes. As mudanças ocorrem na velocidade e em escala muito além do que já se experimentou antes.
Este comportamento vem de encontro com práticas sustentáveis proporcionadas pela substituição que a tecnologia vem fazendo acerca do uso de materiais e da condução de processos.
Disrupções e avanços tecnológicos como inteligência artificial, big data analytics, computação em nuvem e Internet das Coisas (IoT), entre outros, podem apoiar e facilitar o engajamento com os desafios da sustentabilidade.
Assim, a transformação digital e sustentabilidade são duas questões que facilmente caminham juntas.
Mudanças sociais aceleraram a digitalização dos processos
A transformação digital nas empresas foi um acontecimento que teve um início discreto. Contudo, com o surgimento do COVID-19 este processo foi acelerado de forma bem evidente, em diversos setores da sociedade.
A comunicação foi melhorada através do aumento da interoperabilidade dos sistemas. De fato, a possibilidade de virtualização para controle de processos à distância tornou-se uma realidade.
E, a descentralização através de sistemas e armazenamento na nuvem passou a ser acessível em qualquer lugar.
A análise e recolhimento de dados passou a ser efetuada em tempo real, com o surgimento da possibilidade de ser uma organização orientada através de sistemas de posicionamento, e também de garantir acessibilidade a dados e informações com a automatização de processos e publicação de documentos a funcionários que possuem um regime de trabalho remoto.
Cultura paperless como aliada a sustentabilidade ambiental
Nos dias atuais a questão da sustentabilidade forçou as empresas a adaptarem seus processos. Este conceito teve surgimento em 1970, impulsionado pela popularização dos computadores empresariais.
A cultura paperless prioriza documentos eletrônicos, ou seja, a transformação digital e sustentabilidade de uma empresa.
Para as organizações que estavam acostumadas a pilhas de papel pensar em adotar uma cultura paperless pode parecer muito difícil.
No entanto, com a ampliação do uso e modernização da tecnologia para atender o maior número de demandas, a cultura paperless se tornou essencial.
Atualmente, há́ uma ampla variedade de soluções digitais que não só apoiam, mas possibilitam a implementação da cultura sem papel. Um sistema informatizado é capaz de substituir a utilização do papel, seja ela parcial ou integralmente.
A cultura paperless oportuniza entrar na era sem papel transformando documentos, registros e arquivos físicos para o formato digital.
Aliado a esse conceito, o Green BPM é uma prática que analisa os processos de negócio objetivando torná-los mais sustentáveis. Além de verificar se os recursos e insumos usados em cada atividade trazem possíveis prejuízos ao meio ambiente.
Rapidez e segurança em digitalização de processos e documentos
A automatização de processos e documentos pode trazer inúmeros benefícios, não apenas aliados à transformação digital e sustentabilidade ambiental. Mas, também vem de encontro com a agilidade nos processos e aumento na segurança do armazenamento das informações.
Um dos maiores riscos atualmente, em que se discute a segurança da informação, está na possibilidade de exposição de dados importantes.
Um software de gestão de documentos garante que o acesso a arquivos seja possível somente a quem tem autorização.
Tarefas repetitivas podem ser automatizadas diretamente em um software de gestão de documentos. Isso libera funcionários de modo que estejam disponíveis para executar tarefas com valor agregado real, focando no core business. Isso também é considerado sustentabilidade social dentro de uma corporação.
Nesse sentido, um ECM auxilia no trabalho colaborativo, uma vez que informações podem ser acessadas a qualquer momento e em qualquer lugar. Proporcionando mobilidade a toda a equipe.
Economia aliada a transformação digital e sustentabilidade
Diversas formas de economia podem ser consideradas quando o assunto é transformação digital e sustentabilidade dentro de uma corporação.
Tarefas que antes eram executadas de maneira trabalhosa e onerosa, são executadas com agilidade e objetividade com o uso da tecnologia. Assim, se realiza um número muito maior de atividades em menos tempo, fazendo a economia de tempo.
Investir em uma solução de ECM eliminará o custo de impressão, envio e armazenamento de papel. Afinal, softwares de gestão do conteúdo empresarial fazem a captura digital de documentos e processos.
Como adotar a transformação digital em prol da sustentabilidade
Como pode-se observar, o mundo caminha para tomadas de decisão e atitudes alinhadas à sustentabilidade.
E, esse fator privilegia não apenas o meio ambiente, mas também corporações que optam por terem uma cultura sem papel, por diversos motivos.
O ambiente associado à evolução acelerada da transformação digital da sociedade contribuiu para moldar o futuro das empresas em termos de teletrabalho, digitalização de gerenciamento de processos e virtualização de documentos.
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