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Sabe esses lembretes de atividades a entregar que você tem aí? Ou, quando você vai começar uma tarefa, mas percebe que falta documentos ou informação sobre o que deve ser feito? E quando por falta de acompanhamento o que era para levar duas semanas acaba se arrastando por um mês?
Pois é, esses são alguns exemplos simples, mas ainda corriqueiros a muitas empresas. Situações como as descritas ocorrem porque, dentre outros motivos, a organização não possui processos automatizados e não consegue controlar o andamento das atividades.
Para resolver isso, temos hoje a disciplina conhecida por gerenciamento de processos de negócios. Do inglês Business Process Management (ou simplesmente BPM), ela se trata de algo essencial para descrever e monitorar a maneira como a maioria das empresas opera.
Ok, mas de quais benefícios estamos falando quando o assunto é gerenciamento de processos de negócios? Para você entender bem as vantagens do BPM, invista alguns minutos neste post.
Sobre os benefícios dos processos
A verdade é que processos de negócios são a base das funções de back office e front office de qualquer empresa. Desde o pagamento de faturas, a contratação de novos funcionários e a escolha de um fornecedor, até a venda de um produto para um cliente, tudo é processo.
Por exemplo, imagine que um paciente tenha ido ao médico para discutir sobre um procedimento cirúrgico. Nesse caso você vai concordar que não faz sentido a pessoa sair do médico, ir direto para o hospital, entrar no centro de cirurgia, deitar-se na maca e, tempos depois, ter sua cirurgia feita (e paga pelo plano de saúde).
Isso é uma maneira bem simples de entendermos que muitas das coisas que fazemos só ocorrem porque existem processos. No exemplo, para que o paciente possa ter seu procedimento realizado, o médico precisa enviar o laudo para a operadora de saúde (se for o caso) a fim de que o plano possa fazer a liberação.
Uma vez que a solicitação de cirurgia tenha sido recebida pela operadora, essa mesma solicitação passa por um fluxo de atividades até que o paciente receba a autorização. Isso pode acontecer em questão de minutos, ou pode levar dias.
O cenário foi descrito de uma maneira bem simples, mas o objetivo é que você entenda algo fundamental sobre processos: eles estruturam todas as atividades diárias de uma empresa, independentemente de seu porte.
Isso é possível porque uma das principais vantagens do BPM é que um software para gerenciamento de processos de negócios permite que equipes trabalhem para obter um resultado específico (por exemplo, seguir uma solicitação de compra, gerenciar reclamações de clientes etc.).
Portanto, a beleza de tudo está que no final do dia são os processos de negócios que permitem às pessoas de uma empresa trabalharem juntas de maneira eficaz em direção ao objetivo comum de servir melhor seus clientes.
Por isso, as vantagens do BPM são…
Entenda que todas as empresas (e como citado, aqui entram as pequenas, médias e grandes) são construídas em torno de processos operacionais. Esses processos abrangem todos os departamentos (RH, Qualidade, Compras, Vendas etc.) e podem ser transorganizacionais, transversais, interdepartamentais ou horizontais.
O BPM facilita o progresso desses processos e fornece uma visão em tempo real do andamento de suas atividades. Em suma: quem está fazendo o quê, por qual motivo, qual é o prazo e quem seguirá com a tarefa?
Com isso, gestores são capazes de reagir mais rapidamente aos problemas e consequentemente melhorar a competitividade da empresa. Para entender melhor, imagine que vários departamentos estejam trabalhando para o lançamento de um produto, sendo que cada setor possui um processo com atividades específicas.
Exemplo: o marketing precisa preparar os materiais de divulgação, o comercial precisa receber treinamento, a engenharia precisa testar as funções e assim por diante. Se o produto ficar pronto e não tiver uma boa divulgação, todo o trabalho terá sido em vão. Ou, se a equipe comercial não souber vender os novos benefícios, o produto correrá o risco de ficar encalhado.
Da mesma maneira, de nada adianta uma grande campanha de marketing se ninguém sabe quando o produto será comercializado. Percebe que cada ação se encaixa como uma peça de um quebra-cabeças?
Esse é o motivo pelo qual empresas que usam soluções de software BPM diariamente obtêm benefícios como:
Visão colaborativa
Com a modelagem dos processos os colaboradores conseguem compreender melhor seu papel na organização. Ao entender que cada atividade que realizam é importante para o atingimento de um objetivo os colaboradores tendem a contribuir com mais eficácia.
Mais rastreabilidade
Lembra do exemplo do paciente que fará um procedimento cirúrgico? Dez dias depois ele não recebeu a autorização. O motivo? A requisição do médico se perdeu no caminho.
Isso não teria acontecido se a operadora de saúde contasse com uma solução de gerenciamento de processos de negócios. Uma das grandes vantagens do BPM é que cada atividade dentro de um fluxo de processo pode ser seguida em tempo real. Essa característica permite que pessoas autorizadas consigam dizer rapidamente onde está o processo e verificar seu andamento.
Precisão nas informações
Esta é uma das vantagens do BPM que faz toda a diferença para uma empresa, uma vez que dados atualizados e precisos são essenciais para o sucesso de um negócio. O acesso a informações relevantes e precisas ajuda sua equipe a evitar erros dispendiosos, a cumprir prazos, a estar em conformidade com leis e regulamentos, a melhorar o desempenho individual e a tomar melhores e mais rápidas decisões.
Ao otimizar processos de negócios equipes têm acesso contínuo às informações necessárias para a realização de suas atividades. E o que é melhor: o acesso a essas informações pode ser restrito a determinadas pessoas. Isso traz segurança para seus processos e projetos.
Mais eficiência
Talvez esta seja a mais óbvia das vantagens do BPM: melhorar a eficiência do seu negócio. Muitas empresas ainda contam com sistemas ineficientes ou exigem intervenção manual para tarefas que podem ser automatizadas.
Além do desperdício de tempo e recursos que resulta na diminuição da capacidade de obter lucro, funcionários acabam estressando-se desnecessariamente. Por meio da automatização de determinadas tarefas e simplificação de outras, equipes tornam-se mais eficientes.
Melhores resultados
No final do dia, o objetivo de toda empresa é melhorar os resultados através da entrega de bons produtos/serviços e um ótimo atendimento. Com uma operação interna consistente e eficiente, a organização conseguirá aumentar a margens de lucro reduzindo os custos operacionais.
A consequência disso está em várias frentes: melhora na reputação da empresa, menos desperdício, manutenção da base de clientes atual, conquista de novos clientes etc.
Outras vantagens do BPM
A tudo que foi listado até aqui, ainda podemos ter:
- Aumento de transparência;
- Aumento de agilidade;
- Redução de papéis;
- Mais produtividade;
- Redução de custos;
E muitas outros benefícios.
Precisa de mais?
Como aqui na Neomind temos diversos exemplos de clientes que se beneficiaram com as vantagens do BPM, esse é um assunto que gostamos de abordar. Realmente acreditamos que a gestão de processos de negócios é fundamental para a condução de boas operações empresariais.
Por isso, nos colocamos à disposição para você tirar suas dúvidas e entender melhor sobre o BPM. E se você ainda não tem certeza sobre realizar ou não um investimento em uma solução de gestão de processos, acesse nosso checklist e veja se o BPM é para sua empresa.
Quer saber mais sobre o assunto? Ouça nosso podcast sobre como implementar o BPM nas empresas:
