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A produtividade é um fator muito importante na rotina de trabalho. Não é à toa que estamos cercados de artigos, vídeos e livros sobre como gerenciar o tempo de maneira produtiva. A conhecida Gestão do Tempo nunca foi tão abordada quanto hoje em dia.
Muitas vezes, justamente por estarmos em busca da produtividade, acabamos deixando de lado fatores que são muito importantes, acreditando que o desempenho será maior. Isso acontece pois entendemos que, de certa forma, esses fatores acabam consumindo nosso tempo precioso. E assim, acabamos optando erroneamente por uma opção mais simples.
Um dos fatores que acaba ficando de fora é a existência de atividades não documentadas, o que faz com que a empresa não atue com formalidade nas documentações.
Mas, o que significa formalidade?
Segundo o Dicionário Priberam, formalidade seria “Condição necessária para certos atos ou documentos se poderem executar ou serem válidos“. Com base nesse conceito, trocar a formalidade pela informalidade no ambiente de trabalho parece ser algo um pouco trabalhoso, concorda?.
Um dos grandes problemas da comunicação informal está na falta do controle que um gestor tem sobre as atividades executadas. Se uma atividade não está centralizada em um determinado local, essa informação pode ser facilmente perdida ou até mesmo vir a ser uma informação inválida. Em outras palavras: atividades não documentadas são sinônimos de informalidade.
Como resolver problemas de atividades não documentadas?
Qualquer mudança durante a realização de uma atividade pode ocasionar em um grande problema no final, principalmente se essa mudança ocorrer de forma informal, ou seja, não for validada e aprovada. Para resolver problemas envolvendo atividades não documentadas, podemos seguir algumas ações.
Uma delas é possibilitar que todas as atividades sejam encontradas e acessadas facilmente. Para isso, elas precisam estar bem identificadas e, nesse caso, uma boa nomeação do documento e a data são informações essenciais a serem disponibilizadas.
É indispensável que a descrição da atividade seja clara, pois quem executá-la precisa entender tudo o que foi pedido, saber o prazo para realização e até mesmo a ordem de execução das atividades. Apesar de parecer algo simples, essas informações podem economizar minutos, ou, às vezes, até mesmo horas preciosas no dia de um colaborador. Portanto, se pensarmos em um número grande de colaboradores, atividades não documentadas representarão perda de dinheiro para a empresa.
Exemplos de documentação de atividades
A documentação de atividades é válida para qualquer ação que ocorra em uma empresa:
- Solicitações de compras,
- Solicitações de viagens,
- Autorizações específicas para realização de alguma atividade (um evento por exemplo),
- Autorização de acesso a determinadas áreas e setores da empresa (muito útil quando um terceiro precisa realizar algum serviço, como consertar o alarme por exemplo),
- Entre outras.
Perceba que a formalidade tem um foco muito claro de controlar atividades da empresa por meio do gerenciamento da documentação da empresa. Em outras palavras: formalidade representa atuar para eliminar atividades não documentadas.
Como a Neomind eliminou a informalidade e aprimorou a documentação das atividades de seus times?
Para exemplificar, utilizarei como exemplo o time de Inovação da Neomind. De forma geral, essa é a equipe que atua diretamente no desenvolvimento de novas funcionalidades e na melhoria de módulos já existentes no Fusion Platform, mantendo o produto sempre atualizado conforme as necessidades do mercado e, principalmente, conforme a constante atualização das tecnologias.
Com o Fusion GED é possível fazer a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos. Seguindo com o exemplo da equipe de Inovação, utilizamos o Fusion GED para fazer toda a gestão das especificações de funcionalidades geradas.
Sempre que uma nova funcionalidade do Fusion é desenvolvida, ela precisa passar por algumas etapas. São realizadas várias reuniões, feitas diversas análises e estudos de viabilidade para então chegarmos na geração da especificação. Nessa especificação, criada pelo time de User Experience (UX), são detalhadas todas as regras de negócio da funcionalidade e é também definida toda a parte visual das telas.
Como a especificação é um dos principais documentos utilizados no nosso dia a dia, ela é publicada no GED, seguindo para o fluxo e aprovação dos gestores. Nesse processo podem acontecer reprovações de algum requisito ou até mesmo do visual. Se esse for o caso, o documento retorna para o time de UX, o qual fará as devidas avaliações e correções.
Após a correção, o documento vai novamente para aprovação dos gestores e segue dois caminhos:
- Sendo aprovada, a especificação é liberada para o time de Inovação para então darmos início ao desenvolvimento da funcionalidade.
- Se por algum motivo for necessário realizar algum ajuste visual ou nas regras de negócio, a especificação passa por todo o processo até ser liberada novamente.
Perceba que o importante é garantir que todos estejam cientes das alterações e que o documento esteja armazenado em um local seguro, onde todos os envolvidos possuem acesso.
Assim que o desenvolvimento da funcionalidade é finalizado, o time de Quality (QA) é acionado. Ele é responsável por testar todas as regras de negócio e, junto com a equipe de UX, certificar-se de que o visual está correspondente ao que foi projetado. Para isso, mais uma vez a especificação é consultada dentro do GED e os testes são realizados com base no documento que está publicado.
Ter o documento disponibilizado em um único lugar reduz o problema de que os envolvidos no projeto possam estar trabalhando com uma versão desatualizada da especificação, facilita a busca e garante que o documento não será esquecido ou até mesmo perdido. Se dois meses ou 10 anos depois que a funcionalidade foi finalizada alguém precisar de alguma informação referente ao requisito, esse documento ainda estará disponível.
Com a utilização do Fusion GED para fazer o gerenciamento dos documentos, evitamos o desperdício de papel, que pode ser rasurado facilmente (sobre o assunto, recomendo a leitura do artigo Paperless: o que é e como dar os primeiros passos para a era sem papel).
Concluindo
A documentação das atividades é essencial nas organizações, por isso, devemos tomar cuidado com a informalidade e evitar os possíveis atalhos que em um primeiro momento podem encurtar o caminho, mas que no final podem dobrar o percurso.
As informações da atividade são essenciais e devem ser preenchidas para facilitar a busca e o entendimento dos executores. É importante avaliar uma ferramenta para fazer a gestão desses documentos e que se encaixe nas necessidades do seu negócio, além de verificar qual a melhor forma de utilizá-la no seu time ou na sua empresa, garantindo que ela funcione de maneira eficaz e atinja os objetivos estabelecidos.
Todavia, lembre-se que apenas a escolha da ferramenta não salvará sua vida e a do seu time. É necessário aplicar mudanças na cultura dos colaboradores para que se habituem a eliminar atividades não documentadas e deixar de lado a informalidade que abordei neste artigo. Todo esse processo pode se tornar um pouco burocrático, mas acredito que você concordará comigo que somente assim conseguiremos reduzir os erros e evitar possíveis transtornos.
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