Automação de Processos: saiba por onde começar

A evolução tecnológica demanda mudanças em toda a sociedade. Consequentemente, acarreta no aceleramento das relações de consumo, fazendo com que o público seja muito mais exigente.

Neste sentido, todas estas modificações impulsionam e demandam das empresas uma melhor performance, o que pode ser atingido com a automação dos processos.

Porém, como mencionado, as mudanças ocorrem de maneira acelerada. Logo, é comum haver dúvidas sobre a automação: o que representa, qual sua utilidade,  como implementar e quais os motivos que levam uma empresa a buscar a automação de processos.

Então, continue a sua leitura e descubra como a automação de processos pode melhorar os resultados da sua empresa.

O que são processos?

Inicialmente, a palavra processo deriva do latim, procedere. Assim, pode ser entendido primeiramente como um método, sistema, maneira de agir ou o conjunto de medidas tomadas para atingir determinado objetivo.

Neste sentido, é fácil entender que os processos estão inseridos de diversas maneiras ao nosso cotidiano. Afinal, desempenhamos uma série de atividades e tarefas em sequência para que se alcance determinado objetivo.

Se aprofundando ainda mais no conceito, entende-se que um processo é um conjunto de atividades executadas buscando um resultado específico. Então, sua estrutura possui começo, meio e fim.

Em síntese, um processo não é encerrado, sendo constantemente analisado para meios que possam melhorá-lo. Ou seja, deve-se ter uma visão de melhoria contínua.

Desta forma, a execução de um processo carece de planejamento. Ou seja, o que é necessário realizar para obter determinado resultado? Serão as respostas deste questionamento que nortearão a criação das etapas ou tarefas de um processo.

Assim, entender o objetivo é a chave para começar a planejar a execução de projeto que tem como ponto de chegada um resultado claramente definido.

Neste sentido, as atividades, muitas vezes, se tornam rotineiras e repetitivas. No entanto, as empresas estão buscando maior agilidade na execução do processo como um todo. Foi esta demanda que fez surgir a automação de processos.

Definindo a automação de processos

A revolução tecnológica trouxe inúmeras mudanças, principalmente para a indústria. Neste sentido, do ponto de vista estratégico, é uma ferramenta essencial para o processo de inovação.

Afinal, como mencionamos, o acelerar das mudanças e novas alternativas tornaram o mercado ainda mais concorrido.

Então, as empresas que investem na automação de processos recebem destaque perante aos consumidores. Principalmente, por serem melhores ranqueadas quanto a satisfação dos clientes.

Resumidamente, a automação de processos é a utilização da tecnologia, com o fim de reduzir os trabalhos manuais.

Assim, a automação vale-se de tudo que a tecnologia dispõe de melhor para tornar os processos mais ágeis e eficazes. Consequentemente, esta abordagem gera resultados mais produtivos.

Na automação de processos é realizado uma análise e mapeamento das atividades, visando otimizar as tarefas, reduzindo o tempo de execução, erros e retrabalhos. Neste sentido, é buscar na tecnologia maneiras para aperfeiçoar e acelerar a execução.

Ademais, a automação de processos trata-se de uma gestão consistente do uso de tecnologia e da integração de sistemas e dados. Assim, tem como finalidade trazer ferramentas e soluções tecnológicas adequadas à empresa.

Entendido o que é a automação de processos, a questão que fica é: por onde começar?

Afinal, por onde devo começar?

Não existe segredo para automação de processos de negócios. Mas, iremos te dar uma dica: procure a melhor tecnologia para implementar a automação de processos. Inclusive, é possível utilizar este checklist para avaliar fornecedores de softwares.

Além disso, toda mudança gera um nível de resistência. Por isso, reúna sua equipe e explique o processo de implementação. Principalmente, enfatize a intenção de gerar bons retornos aos projetos criados, sem falhar nos processos.

Todo processo precisa ser muito bem gerenciado, não diferente, quando se trata da automação de processos. Por isso, utiliza-se ferramentas pertinentes, como o BPMS.

O Business Process Management Suite ou System, possui a finalidade de mapear e averiguar os melhores caminhos para automatizar o processo. Sua aplicação é realizada com implementação, implantação, execução e monitoramento.

Neste sentido, a automação de processos segue uma espécie passo a passo, ou guia:

1. Planejar o processo: nesta etapa a organização conseguirá estruturar os planos a serem implementados;
2. Criar tarefas: criar e distribuir as tarefas entre os colaboradores pertinentes e responsáveis, visando a viabilidade da implementação;
3. Testar o processo: após criar as tarefas é necessário analisar como serão realizadas na prática cotidiana. Com o teste se destina quais e como as tarefas serão executadas;
4. Implementar o processo: esta etapa é sugestiva, será a execução propriamente dita do processos para que se obtenha os resultados delimitados;
5. Monitorar os resultados: a constante monitoração de resultados verifica os impactos do que foi implementado. Nesta fase a organização analisa se os frutos da automação de processos atingiram os objetos ou se existe a necessidade de remodelação ou readequação.

Desta forma, para começar é preciso que haja uma disposição por parte da organização, o que inclui, principalmente, as pessoas. É necessário que todos os colaboradores estejam engajados para que se obtenha resultados efetivos.

A automação de processos gera, entre outros ganhos positivos, a otimização de tempo, aumento do poder competitivo, foco no core business. Além disso, há significativa redução de gastos, erros e retrabalho.

Conclusão

A tecnologia deve ser usada para transformar empresas e nações. Definitivamente, uma organização disposta a gerir seus processos de forma autônoma sob o emprego da automação de processos, alavancará resultados positivos dentro do mercado ao qual estiver abarcada.

Além disso, a automação de processos proporciona uma solução efetiva para a produtividade e agilidade. Sendo responsável, não apenas por ganhos financeiros, mas na otimização de tempo e escalabilidade.

Ou seja, a organização estará suscetível a crescer sem maiores gastos, vez que a automação de processos fará com que a empresa analise e replique potencialmente suas técnicas. 

No entanto, como mencionado, o sucesso da automação de processos está inteiramente relacionado à ferramenta utilizada. Dê preferência para plataformas low-code que se adaptem às necessidades únicas do seu negócio.

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Conta para nós aqui nos comentários se a sua empresa já possui automação de processos ou se possui alguma dúvida sobre o assunto.