Automatização de processos: o que é e como aplicar

Você com certeza, em algum momento de sua vida, já ouviu falar em Automatização de Processos, não é mesmo?

Isto porque a utilização deste elemento vem se popularizando a cada dia, devido aos seus inúmeros benefícios.

Com base nisso, diversas pessoas buscam saber seu conceito e funcionamento, a fim de aplicá-lo em grandes ou pequenos negócios.

Se você quer descobrir um pouco mais sobre este assunto, vá em frente!

Primeiramente, você sabe o que é um processo?

Definido por um conjunto de atividades realizadas com uma determinada sequência, um processo possui o objetivo de alcançar um resultado, entregar um produto ou um serviço.

Geralmente, são executados com certa regularidade. Acompanhe o exemplo:

Um funcionário de uma empresa solicita suas férias. Feito isso, seu pedido precisa ser aprovado por seu gestor que, ao concluir, encaminhará a demanda para a equipe de RH. Por sua vez, a equipe de RH retornará ao solicitante, lhe entregando as informações necessárias.

Desta forma, podemos concluir que um processo possui entrada, trajetória e saída, gerando assim, um fluxo.

O que seria a automatização de processos?

Muitas pessoas acabam confundindo o termo “automatização” e “automação”. Você sabe a diferença?

Automatização: este procedimento consiste em utilizar a tecnologia para a realização de tarefas que, até o momento, eram efetuadas de forma manual. Essa prática visa aprimorar o andamento do fluxo de trabalho de uma organização. Importante ressaltar que, ao implementar este método de operação, você não estará substituindo o trabalho humano, pelo contrário. O objetivo da automatização é auxiliar os profissionais, visando otimizar e favorecer as atividades exercidas por eles diariamente;

Automação: método em que os processos são executados por meio da tecnologia (dispositivos mecânicos ou eletrônicos), substituindo o trabalho humano.

Benefícios da automatização de processos

Ao incluir este método em seu negócio, você rapidamente perceberá que sua utilização trará inúmeras mudanças positivas para sua instituição. Entre elas podemos citar:

Otimização do tempo: imagine que você precisa executar uma atividade de forma manual, e enviar um e-mail. Fazer estes atos uma vez, é simples. Porém, sabemos que com base no aumento da demanda, este procedimento precisará ser executado diversas vezes em um único dia. Desta maneira, você vai concordar que a existência de um processo automatizado, que envia o e-mail “sozinho” após a conclusão da atividade pelo usuário, seria muito mais prático, não é mesmo?;
Redução da possibilidade de erros: aproveitando o gancho do exemplo anterior, é notório que a possibilidade de haver erros em ações repetitivas realizadas manualmente, é extremamente alta. Ao automatizar processos, o trabalho dos usuários será facilitado e, com isso, o erro humano será reduzido;
Redução de custos: acessar documentos (que antes deveriam ser entregues via correio ou outros meios de transporte) pela tela de seu computador, é um belo exemplo de como podemos diminuir gastos;
Dados de fácil acesso: com a centralização e facilidade para adquirir informações sobre seus processos, gerando relatórios de forma imediata, a gestão é integrada e fica mais fácil elaborar planos e metas para sua instituição, fazendo com que decisões possam ser tomadas de maneira mais eficaz;
Aumento da produção: juntamente alinhada com a otimização de tempo, há a lógica que: quanto mais rápido conseguirmos cumprir nossas tarefas, mais demandas conseguiremos atender.

Esses são alguns dos inúmeros benefícios deste método de produção que a cada dia vem crescendo e se desenvolvendo em nosso país e no mundo.

Como aplicar a automatização de processos?

Assim como toda migração ou mudança, implementar esta melhoria pode causar um baque ou até mesmo discordância entre os envolvidos.

Por isso, é importante que todos estejam alinhados. E, acima de tudo, que haja planejamento, clareza e transparência nas operações.

É importante enfatizar que a automatização de processos não é utilizada apenas em grandes empresas ou instituições.

A automatização de processos em pequenos negócios ou estabelecimentos contribui para o crescimento e evolução de maneira sustentável.

Confira algumas dicas que podem ser usufruídas para iniciar uma automatização:

Saber o porquê: primeiro de tudo, você precisa saber o porquê quer automatizar seus processos. Entender como ocorre o fluxo em sua empresa, quais são os principais desafios, e, em quais situações há a necessidade de uma melhoria. Em resumo, é essencial compreender a “dor” de sua organização, para daí então, colocar a mão na massa.

Planejar: esta ação consiste em estruturar o que será implementado. Quando concretizamos um novo método para a realização de algo, fazemos isso com o objetivo de evoluir, de obter vantagens. Por isso, é importante já ter em mente qual será seu objetivo final. Ou seja, criar metas que você deseja obter ao final desta nova formação.

Criar: nesta etapa, devemos criar os processos que iremos utilizar. Criação das tarefas e definição dos executores. Bem como, os ajustes para uma visualização clara e de fácil acesso aos usuários, devem ser realizados neste ponto.

Testar: considera-se uma das etapas mais importantes para a implementação do que quer que seja. Tudo que foi estruturado, planejado e criado, agora será testado pelos usuários que serão os executores desses processos. Neste passo, é importante que qualquer erro, inconsistência ou detalhe não favorável, seja relatado à equipe de criação. Dessa forma é possível corrigir e/ou reformular o que foi entregue.

Implementar: ao chegar neste ponto, tudo já deve estar validado e pronto para ser aplicado no ambiente produtivo. É nesta parte da operação que as inovações criadas estarão fazendo parte do cotidiano dos usuários. Que, por sua vez, exercerão suas funções pré-determinadas, com o objetivo também definido anteriormente.

Acompanhar: com o decorrer do tempo, você deverá acompanhar os resultados apresentados pelo novo método implementado, através de relatórios e indicadores. Sempre vale lembrar que tudo é passível de evolução, inovação e mudanças. Ou seja, esteja sempre atento às informações ao seu redor para que o fluxo de sua empresa possa sempre ser aprimorado e atualizado.

Qual plataforma devo utilizar?

Atualmente, como a ideia de automatizar processos vem crescendo demasiadamente, diversas plataformas estão sendo criadas para suprir esta demanda.

É importante que você verifique se o recurso que lhe está sendo ofertado irá atender sua necessidade.

Também vale ressaltar que você irá implementar e modernizar seus processos de maneira gradativa.

Desta forma, busque uma plataforma que irá lhe proporcionar a criação de fluxos complexos e de fácil manuseio.

A tecnologia nos proporciona grandes transformações. É por isso que não podemos deixar de usufruí-la, utilizando-a para impulsionar vendas, conquistar clientes, agradar funcionários e aumentar a produtividade, gerando um custo benefício grandioso para sua instituição.

Nesse sentido, o Fusion Platform é uma plataforma extremamente preparada para oferecer o melhor para sua organização. Com conceito amigável e de fácil customização, o Fusion permite que seus processos sejam criados baseados no conceito low code.

Além disso, há módulos de captação de dados e geração de indicadores e relatórios para facilitar e aperfeiçoar a gestão.

E antes mesmo de pensar em investimentos, você poderá experimentar o Fusion Platform gratuitamente por 15 dias em sua instituição.

E aí, gostou do que foi apresentado? Você já está preparado para alavancar seu negócio utilizando a automatização?

Caso tenha restado alguma dúvida, ou tenha algo a comentar sobre o artigo, nos escreva aqui nos comentários.