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Para que as empresas funcionem adequadamente e prosperem, o backoffice deve ser visto como a base estrutural da organização.
Sabe quando você vai a um evento ou um show e tudo parece tão perfeitamente planejado e organizado? Grande parte de todo esse sucesso está atrás dos palcos, no backstage.
É mais ou menos isso que é o backoffice. É a retaguarda ou os bastidores para que os negócios continuem caminhando e obtendo resultados positivos.
As empresas são organismos complexos formados por setores, pessoas e processos diversos que interagem direta ou indiretamente em prol do sucesso do negócio.
Mesmo que não seja vista pelo público em geral, ou pelos clientes, é fundamental para que as companhias continuem atuando no mercado.
Mas, afinal o que é o backoffice e o que faz com que essa parte da companhia seja tão importante?
Desvendando o que é o Backoffice
Backoffice é um termo inglês muito usado no ambiente corporativo, e é entendido como a retaguarda dos negócios. E consiste no conjunto de departamentos ou atividades que atuam nos bastidores da empresa, dando suporte para que os negócios continuem sendo realizados.
Para muitos, essa estrutura é uma espécie de espinha dorsal para o bom funcionamento das atividades administrativas e operacionais.
Afinal, exerce papel de suporte, e é a partir do trabalho dessa parte da empresa que os gestores podem prevenir e corrigir desvios na operação que, porventura, possam afetar os resultados da companhia.
Mesmo que não sendo a linha de frente das empresas, o backoffice é indispensável para a continuidade das atividades. Será pela boa execução dessas atividades que o cliente terá suas demandas atendidas prontamente.
Por exemplo, em um e-commerce, o site e o atendimento seriam a linha de frente do negócio. Enquanto que, toda a parte de gestão de estoque, envio de mercadoria, validação de pagamento, trocas, reembolso, entre outras, são atividades que o cliente não vê, mas impactam em sua satisfação. Ou seja, a retaguarda das atividades.
Assim, o que diferencia o backoffice do front office é que, o segundo tem contato direto com o cliente, construindo relacionamentos e vendendo produtos.
Já quem está na retaguarda, atua de forma estratégica, garantindo que todas as operações funcionem adequadamente.
Quais departamentos ou funções compõem o backoffice?
Praticamente todas as atividades que o cliente não vê, ou que não estão diretamente ligadas ao core business do negócio, pode ser considerado backoffice.
Nesse sentido, se trata de um amplo grupo de funções e pessoas que são essenciais às operações do negócio. No entanto, seu trabalho não aparece, diretamente, aos clientes.
Dentre as diversas áreas e responsabilidades, algumas são tipicamente características das operações de bastidor, como:
- gerenciamento do fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber;
- folhas de pagamento;
- recrutamento e seleção;
- treinamentos e desenvolvimento;
- segurança da informação;
- gerenciamento de estoques;
- gestão de compras;
- pesquisa e contato com fornecedores;
- gestão de contratos;
- auditorias;
- comunicação e marketing interno.
Como é possível perceber, o backoffice pode ser reconhecido como uma área de apoio. E, como tal, pode variar de acordo com a razão de ser e as estratégias da empresa.
Por que o backoffice é tão importante para os negócios?
Considerada a base para as operações das empresas, é razoavelmente simples entender porque o backoffice é tão importante.
Pense, por exemplo, em uma empresa que produz calçados. Se não houver uma boa gestão de estoque, não há solicitações de compras, logo, faltam itens. Consequentemente, a produção fica parada por falta de insumos.
Essa reação em cadeia chegará em quem está no front office: os vendedores, que, obviamente, não terão produtos para comercializar.
Assim, o backoffice é importante para os negócios porque garante:
- eficiência e agilidade operacional;
- estruturação e otimização dos processos internos;
- redução de custos e aumento da produtividade;
- fluxo ininterrupto das operações;
- coleta e fornecimento de dados precisos para tomada de decisão mais estratégica;
- proteção contra perda de dados ou ataques cibernéticos;
- controle rigoroso dos processos;
- cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis;
- produtos ou serviços de alta qualidade;
- satisfação dos clientes;
- adaptação a mudanças;
- modernização tecnológica com implementação de plataformas integradas e automação dos processos.
Investindo no alto desempenho e performance
Cuidar das atividades do backoffice deve ser prioridade para os negócios. Alternativas para aumentar e potencializar a eficiência devem ser implementadas.
Otimizar a maneira como os processos e as operações são realizadas reduzem erros e fazem com que os resultados sejam ainda mais positivos.
Implementar recursos tecnológicos, como plataformas de gestão e automação de processo contribuem para que o gerenciamento seja integrado, eficaz e com total controle.
O Fusion Platform é uma plataforma completa para a gestão de processos, documentos e indicadores. É capaz de simplificar e otimizar as operações do Backoffice, automatizando processos diversos, como o fluxo de atividades relacionadas às compras, recursos humanos, financeiros, infraestrutura e muito mais.
A abrangência da automação de tarefas garante operações mais ágeis tanto de processos simples, como dos mais complexos.
Por centralizar as informações, garante uma visão holística e maior colaboração entre os setores, tanto backoffice como front-office.
A partir do momento em que tarefas, como processamento de folha de pagamento ou geração de relatórios, são realizadas pelo Fusion Platform, os colaboradores destinam seus esforços para atividades mais estratégicas. Ou seja, para aumentar os diferenciais competitivos da companhia.
Como as operações são realizadas com o suporte da plataforma, há coleta de dados, que, posteriormente, são usados para que a tomada de decisão seja baseada em informações precisas.
Além disso, os processos são facilmente, e amplamente monitorados em tempo real garantindo que haja resposta rápida e ágil a qualquer problema.
O backoffice é responsável por executar atividades que sustentam as operações e o sucesso do negócio. Em resumo, é o que está atrás das cortinas para que a empresa se mantenha próspera e sustentável.
Pronto para garantir maior eficiência e desempenho nas atividades dos bastidores? Experimente o Fusion Platform para otimizar e aperfeiçoar as operações backoffice do seu negócio.
