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A inovação tecnológica impacta as relações econômicas e sociais alterando a comunicação e o relacionamento interpessoal. Com o avanço da globalização é indispensável que as empresas busquem vantagens competitivas para alinhar suas ações conforme o novo contexto de mercado. Tendo em vista a velocidade da informação e a necessidade de antecipar as tendências de consumo, tomar decisões rápidas é parte fundamental para a expansão de qualquer negócio.
Diante da necessidade da organização de ter acesso rápido à informação, surge a figura da gestão de processos, conhecida como BPM, que possibilita a visualização conjunta das atividades dos diversos setores e ramos empresariais.
O BPM e o Mapeamento de processos
O BPM – Business Process Management, compreende todo o fluxo de trabalho executado para entregar um produto ou serviço dentro do processo interno de uma organização. Seu objetivo é padronizar processos e para isso é necessário conhecer as rotinas, metas, tarefas e o modelo de negócio. O BPM ajuda a mapear e estabelecer um fluxo lógico de procedimento, a identificar gargalos, minimizar os erros operacionais e otimizar o tempo, acabando com trabalhos redundantes e despesas desnecessárias.
Com a aplicação do conceito é possível enxergar cada detalhe da operação de maneira mais clara, já que a otimização de processos garante aos gestores maior controle administrativo, uma vez que as informações se tornam organizadas, possibilitando uma melhor leitura das engrenagens do negócio para tomar decisões mais estratégicas. A gestão de processos também auxilia no fluxo da informação entre a equipe: os colaboradores podem monitorar os processos que estão relacionados e avaliar o progresso de cada atividade.
A importância da organização da informação no setor financeiro
Uma das áreas mais importantes em qualquer organização é o financeiro. Sua má gestão pode comprometer o fluxo de caixa, ocasionando na distorção da visão sobre o real faturamento do negócio. Também pode acarretar no não pagamento de obrigações fiscais, mau relacionamento com clientes e fornecedores, assim como pode comprometer a aprovação de crédito com instituições financeiras. Há inúmeros pontos negativos da falta de controle monetário, das obrigações, dos direitos e dos documentos cabíveis a cada movimentação financeira.
São muitas as informações para cada processo dentro da área financeira de uma organização, e quanto maior a movimentação das atividades, maior os documentos envolvidos nestes processos: contratos assinados, troca de e-mails, certidões federais, negociações com fornecedores, comunicados da contabilidade, enfim, dados de todos os tipos.
Com a gestão de processos e de documentos é possível que vários usuários possam interagir com o processo de forma social e colaborativa. Por exemplo, acessar pagamentos feitos por solicitação de compras aos quais estão envolvidos, visualizar folhas de pagamento, movimentar processos de solicitação de reembolso de viagens ou até mesmo conferir o comissionamento das vendas do mês. São processos que podem ser criados e vinculados a diversas áreas ao setor financeiro, limitando o acesso das informações apenas ao que é cabível e aos colaboradores selecionados.
Sabemos que não há outro setor que se importe mais com os recursos financeiros, por isso, elaboramos a calculadora ROI para comprovar como automatizar seus processos também é interessante financeiramente.
Benefícios do uso do BPM no setor financeiro
No processo de tomada de decisão uma pequena escolha pode impactar em uma grande perda e, diante de um risco tão grande, é necessário que a base de dados das análises seja condizente com a realidade do negócio. Com a centralização, a informação ganha velocidade e segurança, acarretando na redução dos custos, otimizando a gestão de pagamentos e dos valores a serem recebidos.
Para a redução dos gargalos de processo é necessário que o procedimento seja sistêmico e integrado, possibilitando uma comunicação interna mais eficaz entre os setores, o que cria um histórico interno, onde os dados armazenados podem ser organizados de diversas formas. Quando automatizamos os processos, reduzimos o erro e readequamos os profissionais para atividades estratégicas, otimizando o tempo com tarefas que podem ser feitas de forma mais rápida e segura.
Processos Financeiros na Neomind: como nós fazemos?
Para o gerenciamento dos processos financeiros utilizamos o módulo de BPM do Fusion Platform. Automatizamos processos para requisição de contratos, de comissão, solicitação de compras, solicitação de viagem ou reembolso e também o nosso fluxo de requisição de faturamentos. Observe esse último:
Neste fluxo, o processo inicia com a requisição de faturamento pelo solicitante e então, o processo segue para análise do financeiro. Caso seja aprovada, o processo permanece com o financeiro para que o faturamento seja realizado; caso não, a atividade volta para que o solicitante faça uma reavaliação dos dados. Ao reavaliar e prosseguir, a atividade retorna para o setor financeiro.
Quando o faturamento é realizado, uma mensagem para conhecimento é encaminhada ao solicitante. Caso o fluxo de faturamento tenha mais de uma parcela, uma mensagem também será enviada ao solicitante no faturamento da penúltima parcela.
Com a simplicidade de visualização das atividades todos os profissionais envolvidos sabem em qual etapa o processo se encontra e, graças à integração do módulo BPM com o GED (gestão de documentos), toda documentação fica armazenada na plataforma.
Conclusão
Tendo em mãos uma fonte confiável com dados valiosos para gerar relatórios gerenciais sólidos e profissionais capacitados para utilizar da melhor forma a informação, ganhamos tempo para tomada de decisões assertivas. Certamente quando os processos são realizados de forma manual perde-se tempo e os dados podem demorar a chegar. Diante de um cenário tão competitivo onde tempo é sinônimo de dinheiro, com o uso do BPM temos o poder de antecipar e prever comportamentos em conjunto com nossa grande aliada, a tecnologia.
Atenuar a conexão entre pessoas, ferramentas e tarefas ocasiona na maior eficiência operacional, redução dos custos, veracidade aos dados, redução dos erros e também das falhas na comunicação. Ao mesmo tempo, há o aumento da terceirização e a readequação do perfil profissional.
É necessário investir em um software de gerenciamento que atenda as características do seu negócio para garantir a qualidade da informação e poder trilhar os melhores caminhos para o sucesso da sua organização.
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