Coautoria de documentos: Como controlar o fluxo de informações da sua empresa?

Empresas trabalham com um grande volume de dados. Transformar a informação em resultado é uma necessidade. Uma das maneiras de fazer isso é pela análise de Big Data, cujo objetivo é, como comentado em outra oportunidade, descobrir padrões escondidos, correlações desconhecidas e outras informações úteis que podem ser utilizadas para a melhor tomada de decisão.

Para conseguir realizar essa análise, é necessário coletar dados. Para muitas empresas, o desafio ainda está em como realizar essa coleta. Mas, para outras, o problema é como adicionar dados em documentos de alto valor. Em outras palavras: a questão está em como controlar o fluxo de informações.

Imagine, por exemplo, que existam três pessoas trabalhando em cima de uma proposta. Nesse caso, se modificações e inserção de dados não forem controladas, o processo de elaboração do documento, além de levar muito mais tempo e ser desorganizado, pode resultar em uma oportunidade perdida.

Como lidar com a criação e coautoria de documentos de forma organizada e controlada? Para responder a esta pergunta, iniciamos com uma reflexão:

O desafio em controlar o fluxo de informações

Quando falamos de compartilhamento de documentos e arquivos temos diversos sistemas populares que foram desenvolvidos para este fim. Todavia, se por um lado eles cumprem com êxito a missão de disponibilizar a informação para quantas pessoas o autor do arquivo ou documento desejar, eles ainda falham no processo de coautoria.

Conforme o estudo AIIM 2018 State of the Industry, metade das organizações entrevistadas estavam pesquisando ativamente ou avaliando novas ferramentas de integração de conteúdo. Para 49% a missão estava em procurar por melhores plataformas de colaboração.

Aqui, gostaríamos de fazer um parênteses. Por “colaboração” entendemos o ato de, por exemplo, trabalhar em tempo real com sua equipe em qualquer lugar do mundo, tendo visibilidade e controle completos sobre quais alterações estão sendo feitas em processos e documentos.

Portanto, se falamos em controlar fluxo de informações basicamente nos referimos a:

• Atribuir tarefas a membros da equipe;
• Controlar as ações realizadas em processos e documentos (ex.: alteração de informação, edição de documento etc.);
• Criar fluxos de trabalho;
• Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados da equipe tenham acesso a determinado conteúdo; e
• Implementar medidas de segurança para garantir que apenas os membros autorizados possam trabalhar como coautores.

A capacidade de coautoria é implícita quando falamos de colaboração, que, por sua vez, tem a ver com controlar o fluxo de informações. A pergunta que segue é:

Como se dá o controle do fluxo de informações?

Frisamos que coautoria não se trata de compartilhamento de arquivos apenas. Vai um pouco além e diz respeito também a trabalharmos em um único repositório de origem dentro do qual todo o conteúdo é gerenciado.

Pense nesse repositório como um banco de dados que contém todos os objetos e informações, como tabelas, macros e formulários de que seus documentos precisarão. Todos esses objetos são armazenados e acessíveis para aqueles que trabalharão nas várias etapas da criação do documento.

Para conseguir isso, é necessário investir em uma solução robusta para Gestão de Documentos. Alguns pontos a serem levados em consideração são:

• Em primeiro lugar, é fundamental garantir a segurança total da informação. Para isso, utilize um sistema que permite o gerenciamento de pessoas autorizadas a interagirem com documentos. Isso se dá por meio de criação de perfis e atribuição de permissões.
• A partir da integração com ferramentas de edição de arquivos, procure por uma solução que bloqueie as funções Salvar, Salvar Como, Print-Screen, Impressão, e outras.
• Para a coautoria, é fundamental configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações dos documentos. É possível fazer isso criando fluxos específicos para qualquer evento realizado sobre um documento. Com permissões definidas, apenas usuários autorizados conseguem adicionar comentários e marcar outros usuários, garantindo uma comunicação muito mais fluída em um ambiente altamente colaborativo (lembrando que controlar o fluxo de informações significa também controlar a movimentação de documentos).
• Para controlar o fluxo de informações de maneira eficaz, é necessário que os documentos sejam gerenciados sem complicações. Exatamente por isso é que o software de gestão de documentos deve possibilitar a criação de uma gestão independente para cada tipo de documento.

A AIIM sugere que para controlar o fluxo de informações sejam seguidas três etapas (fonte):

Analise seu processo

Qualquer iniciativa de melhoria de processos deve começar com uma compreensão completa do processo atual. Comece fazendo perguntas como:

• Como os autores colaboram hoje?
• Como as informações fluem e quais são as lacunas e os gargalos no processo?
• Qual é o resultado desejado e como isso difere do modo como as coisas são feitas atualmente?

Conforme esclarece a AIIM, esse tipo de análise de processo é necessário para determinar os requisitos do sistema e para esclarecer as lacunas no processo atual que precisam ser melhoradas.

Padronize o conteúdo

Organizações que padronizam o conteúdo e o disponibilizam em um banco de dados de autoria dão um passo gigantesco na simplificação da criação de conteúdo em toda a empresa. Trabalhar com documentos padronizados pode ser muito difícil se a empresa utiliza repositórios fragmentados.

Lembre-se que conteúdo padronizado não apenas economiza tempo, esforço e dinheiro no processo de criação de documentos, mas também garante maior qualidade e integridade do conteúdo.

Coloque os autores de conteúdo no controle

Controladores de documentos tradicionais estão focados no processo, não necessariamente no conteúdo. Essa abordagem pode levar a um resultado abaixo do ideal. Ao definir usuários como controladores do conteúdo, a empresa garante também melhoria de processos.

Concluindo

Especialmente empresas que trabalham com documentos altamente complexos e de alto valor encontram muitos benefícios na abordagem estratégica de coautoria. Como procuramos mostrar, para conseguir usufruir desses benefícios é fundamental controlar o fluxo de informações.

Além de garantir que o conteúdo seja mantido atualizado em toda a empresa, existe a certeza de que os acessos ao documento são registrados e controlados. Para empresas aderentes a normas como ISO 9001, a disponibilização de documentos com segurança e controle é fundamental.

Uma boa solução de Gestão de Documentos trabalha com as questões que abordamos neste artigo. Caso você queira aprender mais sobre o Enterprise Content Management (ECM) e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e saber como uma solução de gestão documental auxilia a sua empresa a reduzir custos e aumentar a precisão nas tomadas de decisão – além de controlar o fluxo de informações – disponibilizamos um e-book que pode ajudá-lo:  Tudo sobre o Enterprise Content Management

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