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Com o alto fluxo de informações que se tem atualmente, é normal que o excesso de informações cause problemas. Por esse, e por outros motivos, torna-se útil realizar a virtualização e padronização de processos.
Sendo assim, se você tem problema com o gargalo de informações nos processos em sua empresa, esse artigo será útil para ajudá-lo a corrigir ou diminuir esse contratempo.
O que é padronização de processos?
É a padronização de atividades e regras de determinado processo com o intuito de organizar, formalizar e desenvolver um modelo para ser seguido. O motivo de realizar a padronização das tarefas é realizar cada atividade com repetibilidade, tendo assim como resultado a eficiência e a qualidade do trabalho.
Essa técnica já foi utilizada no passado por Henry Ford e foi bem-sucedida, tornando a Ford Motor Company a pioneira em produção em massa de grandes volumes de automóveis à baixo custo. Então, por que não conhecer um pouco mais sobre esse assunto? Abaixo, detalharemos alguns benefícios, como funciona e como implementar a padronização de processos.
Benefícios da padronização de processos
Os principais benefícios obtidos com a padronização dos processos são:
- Por existir uma padronização, um modelo de como uma tarefa ou procedimento deve ser realizado dentro do processo, ela auxilia todas as áreas e setores da empresa, aumentando a velocidade e qualidade do trabalho que é realizado, além de facilitar os treinamentos de novos colaboradores.
- Ampla visualização de quem participa do processo, o qual também contém a informação do que deve ser executado em cada etapa e o histórico do que foi executado.
- Otimização do tempo gasto com processos manuais, aumentando o desempenho dos setores envolvidos, reduzindo as falhas e custos que são gerados por erros, uso de papel e perda de documentos.
Ou seja, há fácil compreensão, visualização, gestão de atividades e processos executados, além da agilidade em identificar erros durante e após execução. A padronização também reduz todo o retrabalho para quando é necessário adicionar alguma alteração no processo, otimiza o tempo gasto na execução das atividades, e oferece um melhor controle com o histórico do que é gerado, de quando e como foi executado. Além desses benefícios, aumenta o desempenho do processo e o resultado é algo eficiente e enxuto.
Como funciona a padronização de processos?
Para entender melhor, confira o passo a passo:
- Definir o objetivo: tudo começa com base nos objetivos. Pense bem quais setores estarão envolvidos e o que deseja padronizar, pois se você não sabe o porquê está padronizando determinado setor, é preciso rever suas ações antes de executá-las. Somente assim conseguirá reduzir esforço e custos futuros.
- Definir o motivo: sabendo o que você quer padronizar, é necessário entender por qual motivo os líderes usam tantas variações de um mesmo processo e como a padronização deles o tornará mais produtivo e eficiente.
- Mapear o processo: com essas informações coletadas é feito todo um mapeamento de processos, no qual deve ser registrado todos os objetos, etapas, decisões, entradas e saídas que o processo deve tomar. Você poderá utilizar o BPM, o qual facilitará o mapeamento desse processo e, mais tarde, a gestão do mesmo. Quanto mais enxuto, melhor será o resultado. Que tal se aprofundar mais no assunto? Guia de Mapeamento de Processos para Documentação vs Automatização.
- Investir em capacitação: por fim, invista na capacitação de colaboradores, para se ter uma referência na gestão de mudança e ter quem possa organizar os processos, minimizando riscos e impactos que podem surgir.
É difícil implementar a padronização de processo em minha empresa?
Não, basta saber o quê e o porquê você precisa padronizar determinado processo, pois a parte mais “difícil” da implementação é entender como e porque funcionam os processos de sua empresa. Mesmo sendo algo feito diariamente de modo simplório, pode se tornar algo muito complicado na hora de ser entendido ou representado para as outras pessoas.
Se esse ponto se tornar algo complexo, existem soluções que podem auxiliar, como a consultoria de processos. Essa solução pode ser contratada por uma empresa terceirizada que já tem conhecimento e experiência em definir e documentar processos. Ou seja, você poupará tempo e terá a certeza de que sua padronização está seguindo o caminho ideal para chegar ao seu objetivo.
Conclusão
A padronização de processos facilita e automatiza a realização de tarefas, trazendo muitos benefícios à sua empresa. Assim como o fácil manuseio e entendimento, o BPM (gestão de processos) está diretamente ligado a outras gestões, como o GED, onde é feita a gestão dos documentos.
Se este post conseguiu despertar seu interesse e você quer saber mais sobre esse assunto, no início do ano passado nós postamos um artigo detalhadíssimo sobre a padronização de processos. Caso o assunte lhe interesse, não deixe de ler: Quer otimizar a execução de atividades da sua empresa? Conheça sobre Padronização de Processos.
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