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Quantos documentos estão sobre a sua mesa agora? E na gaveta? Na sua empresa são inúmeras as pastas que guardam os mais variados tipos de documentos? Já pensou no custo que toda essa papelada gera, ou no quanto procurar um documento manualmente pode baixar a sua produtividade ou até mesmo atrasar seus prazos? E se um documento confidencial cair nas mãos de uma pessoa sem autorização para vê-lo? Como cobrir as brechas de falhas que documentos impressos podem deixar?
Pode até ser que você já tenha pensado nessas questões, mas “como mudar algo que vem sendo feito da mesma maneira há tempos”? Você pode não acreditar, mas essa é uma dúvida normal. Por isso, já adianto: “Calma! Tem solução (e ela está na Gestão Eletrônica de Documentos)”.
A Gestão Eletrônica de Documentos (ou simplesmente GED) é, como BPM e Analytics, um dos módulos disponíveis no Fusion Platform. Apesar de o GED não ser a mais popular das ferramentas (por parecer difícil implantar, talvez?), possui funcionalidades fundamentais para quem espera diminuir custos, organizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade, entre muitos outros benefícios que serão listados nas próximas seções deste artigo.
O que é o GED e como ele pode contribuir para a minha organização?
O GED trata do gerenciamento de diferentes tipos de documentos, garantindo funcionalidades como: criar, armazenar, editar, processar, imprimir e executar ações sobre documentos em formatos de imagem, vídeo, áudio e texto. Além dessas funções de gerenciamento, ainda é possível organizar, recuperar, distribuir e descartar documentos, de forma eficaz e segura, garantindo que estes estarão disponíveis no momento correto para as pessoas com as devidas autorizações de acesso.
Implantar um sistema de GED significa transformar a organização em uma empresa Paperless (sem papel). A princípio, isso pode parecer um bicho de sete cabeças, mas respire aliviado, não é! No entanto, é uma tarefa que vai exigir dedicação e colaboração de todos.
Para motivar a empresa a implantar um sistema de GED é bom avaliar quais serão os benefícios:
- Organização Paperless: transformação de papel para informação digital;
- Processo menos custoso;
- Empresa amiga do meio ambiente;
- Controle de acesso de documentos promovendo maior segurança;
- Organização do fluxo de trabalho resultando em eficiência e produtividade;
- Controle de versões, revisões e aprovações;
- Assinatura Digital com certificados no padrão ICP-Brasil;
- Busca por conteúdos e palavras-chaves dentro do documento.
Agora, sabendo quais são os benefícios da transformação digital, vem a pergunta: Quais são as ferramentas utilizados para resultar em tais benefícios?
- Coordenação de edição simultânea para garantir que as alterações no documento realizadas por uma determinada pessoa não substituam as de outra pessoa, sendo Check-In para sinalizar documentos disponíveis para edição e Check Out para mostrar os documentos indisponíveis por já estarem sendo editados.
- Controle de versão, salvando diferentes versões do documento, cada qual com as suas informações de alterações e responsáveis pelas mesmas, possibilitando que sejam restauradas conforme necessário.
- Controle de Acesso e Segurança, possibilitando que as permissões de acesso sejam atribuídas a cada novo documento para usuários, papéis ou grupos.
- Assinaturas digitais com certificados no padrão ICP-Brasil em documentos eletrônicos
Ok, já sabemos os benefícios e suas ferramentas. Chegou a hora de conhecermos quais os passos para implantar um sistema de GED no ambiente empresarial.
EPEDA: passo a passo para implantar um sistema de GED
A fim de auxiliar você e sua empresa a implantar um sistema de GED e tornar essa transformação um processo mais simples e descomplicado, explicamos o passo a passo EPEDA (acrônimo para Encoraje, Planeje, Estabeleça prazos, Descarte documentos, Automatize):
- Encoraje: motive todos os seus colaboradores a respeito da implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (acreditamos que os benefícios citados anteriormente serão ótimos argumentos!). Assim todos estarão orientados, inclinados e preparados para a transformação digital.
- Planeje: muitas tarefas e análises importantes chegarão com o GED. Elas devem ser feitas com cuidado e atenção, por isso, sugerimos um planejamento de atividades. Somente assim você vai conseguir definir quanto tempo levará para ser a mais nova empresa em ambiente paperless, além de conseguir garantir que o seu objetivo não se perca.
- Estabeleça prazos: Juntamente com o planejamento, estão os prazos. Defina datas a respeito da digitalização de documentos. No início será um grande volume de documentos que serão digitalizados, por isso, nessa etapa cabe uma avaliação do que realmente deve passar pela digitalização.
Cada departamento poderá classificar os documentos de duas formas: aqueles que podem ser descartados sem serem digitalizados, e os que devem ser armazenados digitalmente. Isso exigirá uma demanda de esforço maior (claro que isso pode variar de empresa para empresa, pois é sobre quanto a sua empresa utiliza documentos em papel). Mesmo assim, não desista!
- Descarte documentos: mas só depois de um período de 30 e 90 dias, dessa maneira você garante um tipo de backup caso ocorra algum erro de digitalização durante o passo 3. Após esse período, a sua confiança no gerenciamento de documentos eletrônicos vai estar fortalecida e você se sentirá bem mais confortável para se desfazer da papelada toda!
- Automatize: depois de reduzir bruscamente (ou até mesmo eliminar) os documentos físicos em sua empresa, é preciso:
- Organizá-los em sua Central de Documentos: o processo de publicação de documentos conta com a etapa de tipos de documentos, que ocorre anteriormente à publicação do documento. Nela são definidos campos para aquele padrão de documento. Por exemplo, suponha que estão sendo digitalizados os cadastros de clientes junto de um contrato de serviço. Em Tipo de Documento será cadastrado então o “Cadastro de Clientes”. Nele você informará os campos necessários para identificar cada um e no campo arquivo irá inserir o documento de contrato digitalizado.
Na etapa seguinte, já na central de documentos você poderá então publicar um documento com esse tipo, inserindo as informações necessárias e anexando o documento que foi digitalizado. Então repetirá essa ação até cadastrar todos os documentos.
A organização de documentos conta ainda com pastas e subpastas armazenadas na central de documentos, além de permissões de acesso que podem ser configuradas tanto nas pastas quanto nos próprios documentos.
- Automatizar processos: anteriormente, como era feito um cadastro e contrato de cliente na sua empresa? Qual setor iniciava esse cadastro? Passava por aprovação de determinados colaboradores? Quem possui acesso a estas informações? Pense em todas as possibilidades sobre um processo que gera ou compõe um documento. Pensou? Perceba que um simples documento possui um fluxo de acontecimentos, sendo que cada um possui suas particularidades sobre permissões e disponibilidade para cada usuário. Por exemplo, quem poderá visualizar, editar, excluir um documento?
Em geral, a automatização permite a publicação e controle de documentos de maneira mais segura e precisa, além de possuir a vantagem de concentrar esse volume de documentos em um só lugar.
Concluindo
Muitas pessoas ainda sentem mais segurança em ter o documento impresso, justamente por ser algo palpável. Mas ao analisar os benefícios de custos, produtividade, eficiência, segurança e praticidade, o GED se torna uma ferramenta essencial na gestão do seu negócio.
De primeira impressão, implantar um sistema de GED pode gerar dúvidas em empresas com grande volume de documentos. Por esse motivo, dar o pontapé inicial e, principalmente, seguir nesse processo poder ser trabalhoso.
Para isso, é preciso encorajamento. Todos os colaboradores, engajados e orientados, devem vestir a camisa do ambiente Paperless, seguindo o passo a passo para fazer a implantação de forma eficiente e organizada.
