Como implementar a mobilidade corporativa na sua empresa?

Ter o escritório no seu bolso. É com essas palavras que podemos descrever de maneira breve o conceito de Mobilidade Corporativa. Essencialmente, trata de possibilitar que processos diários do negócio sejam executados sem estarmos presos a um lugar e horário, e o melhor de tudo, com informações na palma das mãos e com poucos toques.

Atualmente, em torno de 3,9 bilhões de pessoas acessam a internet em seus celulares. No Brasil, segundo uma pesquisa da TIC Domicílios 2018, divulgada em 2019, 71 milhões de brasileiros acessam a internet somente pelo celular, o que corresponde a 56% dos usuários (até 2016 eram 46 milhões, e já representavam 43% do mercado, o que demonstra um grande crescimento).

Além disso, um levantamento feito pela Confederação Nacional da Indústria revelou que 70% dos brasileiros desejam ter horários mais flexíveis e 73% gostariam de trabalhar em casa ou em locais alternativos, basicamente, pela otimização do tempo.

É a partir destes sinais que podemos concluir que a cada dia o mundo está mais informatizado, rápido e flexível, o que demonstra também a enorme necessidade da aplicação de estratégias de mobilidade corporativa, afinal, problemas modernos necessitam de soluções modernas.

O que é mobilidade corporativa?

Mobilidade corporativa é um conceito que traz inovação, flexibilidade, otimização do tempo e economia para as empresas, por ter como objetivo inserir todas as tecnologias e benefícios que os aparelhos móveis e a computação em nuvem juntos podem oferecer dentro do cotidiano corporativo.

A transformação que a mobilidade corporativa visa implantar vai desde o acesso a um e-mail interno por alguém que não está no seu escritório, a poder realizar todas as atividades diárias estando numa viagem, numa visita ou em casa, sem que para isso precise utilizar um aparelho ou rede específica. Essa transformação é positiva tanto para as empresas quanto para seus profissionais, pois para as organizações traz uma redução de custos e um aumento de produtividade, e para os colaboradores, qualidade de vida.

De modo que seja possível, é necessário que haja a informatização do trabalho, para que por meio de sites e aplicativos os colaboradores possam acessar suas áreas de trabalho estando ou não em suas empresas, tendo uma maior flexibilidade e liberdade. Dessa maneira, com poucos cliques ou toques poderão ter todas as informações necessárias para realizar seus afazeres em seus notebooks e smartphones.

Ainda, é igualmente importante pensar na segurança, tendo em vista que os dados das empresas podem ser cruciais para seu funcionamento em plenitude. Muitas vezes, dados em discos rígidos, os famosos HDs, acabam sendo excluídos devido à quebra ou perda destes componentes, que também podem ser furtados com uma maior facilidade do que os dados presentes na nuvem, que também é uma das soluções apresentadas pela mobilidade corporativa.

A computação em nuvem permite que dados sejam armazenados em locais seguros e acessíveis às pessoas autorizadas, tornando a experiência da gestão de informação dentro do ambiente corporativo muito mais segura e fácil tanto no aspecto do armazenamento quanto do compartilhamento dos dados.

Mas afinal, como implementar tudo isto?

Quando falamos da implantação das estratégias de mobilidade corporativa em uma empresa, alguns termos vêm à tona. Entre eles estão BYOD, home office, virtualização e segurança.

BYOD e Home Office

BYOD é uma política empresarial que significa “Bring Your Own Device” que, trazendo para o português, seria “Traga o seu próprio dispositivo”. Sendo assim, consiste em permitir que os colaboradores utilizem seus próprios smartphones, computadores e tablets para realizar suas atividades. O BYOD faz com que os dois lados da moeda tenham benefícios.

A empresa terá um custo de infraestrutura infinitamente menor, tendo em mente que cada funcionário é responsável pelo seu dispositivo. Para o colaborador é melhor, pois como os dispositivos são dele, ele não tem restrições para fazer upgrades ou modificações, ou até mesmo trocas de aparelhos. Também por causa disso existe uma maior facilidade ao adotar medidas como Home Office ou trabalho remoto, permitindo que ele exerça sua função sem necessariamente estar presente na empresa e de um modo mais flexível.

Aliás, o trabalho remoto pode ser uma saída para empresas que tenham atividades não dependentes de maquinário especializado e que buscam ter um baixo custo de infraestrutura, contratar funcionários que trabalhem remotamente ou para se isentar de riscos em caso de isolamento social como o vivido em 2020.

Virtualização e segurança

Para que os colaboradores possam usufruir dos benefícios citados é imprescindível que haja a virtualização dos processos e documentos da empresa, tendo em mente que a externalização dos funcionários dependerá de acesso à internet e será feito por computadores e smartphones.

Para isso existem aplicações como o Fusion Platform que conta com soluções para Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM) e Indicadores (Analytics), elas ajudam a tornar processos que dependem de documentos físicos em formulários dentro de processos modelados pelo cliente segundo sua regra de negócio e necessidade, podendo também servir como armazenamento e realizando a função de computação em nuvem na parte da gestão de documentos e indicadores com o ECM e o Analytics.

Outro fator que é fundamental para que tudo funcione sem problemas é a segurança. Sem proteção contra malwares e hackers os danos gerados podem ser grandes. Por esse motivo, é necessário contar com autenticação multifatores em softwares e servidores, níveis de permissão variáveis conforme horário e local, criptografia de dados e proteção contra possíveis vírus. 

Essas proteções têm de ser feitas de duas maneiras: com o uso de ferramentas como softwares de proteção e com profissionais qualificados na área de segurança da informação para poder monitorar a segurança na infraestrutura da empresa. Também é necessária a conscientização e a educação dos colaboradores, de forma a impedir que erros não se tornem cotidianos e possam comprometer a segurança e infraestrutura da organização.

Fusion Platform e a Mobilidade Corporativa

Uma das atuais ferramentas que traz o conceito e oferece este tipo de serviço é o Fusion Platform, a melhor opção em gestão da informação. Composto por módulos que realizam de forma integrada a Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM), Indicadores (Analytics), Portais & Social e Captura, o Fusion Platform auxilia as empresas a tornar a gestão e operação do negócio mais ágil, assertiva e inovadora. 

Através de suas plataformas web e mobile, o Fusion traz a tão desejada transformação digital e mobilidade corporativa para seus clientes. Ao acessar o portal de sua empresa os colaboradores podem realizar suas atividades, acompanhar o andamento de processos, acessar documentos, entre outras possibilidades. Tudo na plataforma web ou no app para Android e iOS, sem precisar estar em locais fixos e seguindo todos os cuidados com segurança e infraestrutura.

Confira no vídeo abaixo o depoimento de um de nossos clientes sobre como o Fusion Platform trouxe uma melhora significativa na sua operação:

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