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Uma grande questão para a gestão de negócios, é como melhorar processos internos. As empresas são organismos vivos, e como tal, tudo que ocorre interna e externamente está interligado.
Neste sentido, processos desatualizados, pouco entendíveis, com gargalos, e a falta de transparência na comunicação, são empecilhos ao crescimento organizacional.
Por isso, organizações de alto desempenho lançam esforços diariamente para melhorar a performance e eficiência operacional.
Afinal, ao melhorar processos os negócios conseguem uma infinidade de benefícios como ganho de produtividade, redução de gastos e vantagens competitivas.
Além disso, processos bem estruturados e executados são fundamentais para melhorar o produto ou serviço. Consequentemente, gerando maior lucratividade.
Para que a sua empresa consiga usufruir destes, e outras tantas vantagens, confira dicas práticas para melhorar processos.
Por onde começar a melhorar processos?
Muitas vezes até entendemos que é preciso aprimorar processos. Mas, sempre surgem dúvidas de por onde, ou como começar.
Neste sentido, tenha calma. É desnecessário querer fazer uma revolução do dia para a noite. Primeiramente, selecione um processo para melhorar. O que é melhor atacar primeiro?
Geralmente há algum conjunto de atividades que impactam mais no resultado da empresa. Há as que são mais importantes, com gargalos, executadas com frequência ou tarefas que podem ser delegadas. Reflita um pouco sobre o cotidiano e elenque qual ou quais processos exigem melhorias imediatas.
Desta forma, uma outra análise compreende qual melhoria poderia ajudar a empresa a atingir seus objetivos ou estratégias traçadas.
Ao identificar o ponto que se quer atingir, é mais fácil iniciar a execução de um plano para melhorar processos internos. Outra iniciativa é definir a pessoa, ou equipe responsável para conduzir as mudanças.
Será destes profissionais a responsabilidade de analisar os processos em busca de melhorias, identificando os principais problemas e possíveis soluções.
Neste sentido, após definir os responsáveis por melhorar processos internos, siga para uma ação mais prática e objetiva.
Como melhorar processos internos de maneira objetiva
A melhor maneira para implementar formas de aprimorar processos é criando um plano de ação detalhado para atingir este objetivo.
Assim, as ações que iremos listar a seguir, são maneiras objetivas de melhorar processos. Apesar de parecerem itens distintos, estão interligados, e auxiliam a alcançar benefícios e mitigar riscos.
Mapeamento de processos
O mapeamento de processos, de forma simples, é descrever todas as etapas que ocorrem no decorrer de um processo.
Além disso, fica explícito quais profissionais e setores estão envolvidos, as regras, permissões e demais particularidades. Além disso, é preciso saber qual a finalidade daquele processo. O que se espera deste processo?
Para melhor entender, o mapeamento é um desenho do cenário atual da empresa, ilustrando como o fluxo de tarefas e atividades está acontecendo.
Esta análise aprofundada será essencial para automatizar os processos. Ou seja, para torná-los mais eficientes, melhorando a performance, reduzindo erros e retrabalhos.
Ademais, o mapeamento permite realizar um levantamento de todas as atividades. Desta forma, se conhece o processo de ponta a ponta.
O mapeamento de processos permite uma visão tanto micro, como macro. Por isso, viabiliza encontrar maneiras cabíveis para melhorar processos e desenvolver o aumento do desempenho.
É importante enfatizar que a equipe responsável por implementar as melhorias precisará estar em contato com os executores das atividades. Desta forma, se garante que será possível identificar as etapas e encontrar soluções para as dificuldades encontradas.
Invista na transformação digital
A tecnologia é uma grande aliada para melhorar processos internos. Principalmente, quando se trata da automação dos processos.
Neste sentido, investir em ferramentas que contribuem para a transformação digital da empresa é fundamental. Assim, quem não utiliza recursos tecnológicos perde muitas vantagens competitivas.
O uso de plataformas e softwares proporcionam otimizar etapas e atividades, conferindo aumento de performance e agilidade.
Atualmente existem muitas ferramentas disponíveis. Por isso, é primordial escolher aquela que melhor se adeque e possa ser personalizada às demandas do seu negócio.
O BPMS é essencial para melhorar processos internos, uma vez que garante agilidade e transparência. Além disso, contribui para que a comunicação seja clara e transparente, sendo possível acompanhar todo o fluxo das atividades.
A tecnologia é uma aliada não apenas para melhorar processos, mas para otimizá-los e mantê-los sempre atualizados.
Com a incidência da LGPD, muitas empresas precisaram remodelar seus processos. Estas mudanças se tornam muito mais fáceis com o uso de BPMS. Neste sentido, os softwares estão em constante atualização para atender exigências que surgem e estão fora do nosso controle.
É o caso, por exemplo, da proteção de dados, controle de permissões, auditoria, proporcionando novas medidas, como a assinatura eletrônica.
Integração entre departamentos e melhora na comunicação interna
Como mencionamos, uma empresa é um sistema vivo e interligado. Neste sentido, a integração entre os departamentos confere que o trabalho seja assimilado por todos.
Ou seja, ao ter a visão de conjunto, os colaboradores percebem que seu desempenho interfere na performance de outras pessoas ou departamentos.
Assim, ao melhorar processos internos de um setor, haverá impactos positivos em toda a companhia. Propiciando maior companheirismo e trabalho em equipe.
Neste sentido, uma das melhores maneiras para garantir o bom clima organizacional, é a qualidade da comunicação interna.
Ao melhorar processos implementando tecnologia, há facilidade no diálogo. Principalmente, quando a plataforma permite acompanhamento do fluxo e existe transparência nas atividades.
Outra questão são recursos e funcionalidades que proporcionam alto nível de colaboração. Assim, a comunicação se torna objetiva, e até mesmo, prática.
Adote a gestão documental digital
A implementação de softwares de gestão permite adotar a gestão de documentos de forma digital. Essa alternativa é ideal para melhorar processos internos, pois os documentos são armazenados de maneira organizada.
Além disso, seu acesso se torna muito mais fácil, reduzindo perdas com transporte ou calamidades. E, consequentemente, reduzindo custos com estocagem e espaços físicos.
Ademais, a globalização e o home office exigem que os negócios sejam realizados independentemente do local físico em que se esteja. Por isso, documentos digitais permitem que o acesso, assinatura e compartilhamento, aconteçam de qualquer lugar.
Tudo isso, sem mencionar a qualidade e segurança em que os documentos serão armazenados. A gestão documental é facilitada e otimizada.
Crie a cultura de melhoria contínua dos processos
Indiscutivelmente as empresas, assim como seus processos, se modificam à medida que o tempo passa. Por isso, implementar a cultura de melhoria contínua dos processos é indispensável para uma empresa continuar competitiva.
Neste sentido, melhorar processos internos deve ser enraizado como parte da cultura dos negócios. O ato de melhorar processos internos continuamente proporciona uma mentalidade voltada às mudanças. Consequentemente, preparado para o crescimento futuro.
Além disso, quando um processo passa por melhorias, a análise sobre ele é modificada. Permitindo que novas oportunidades de melhorias sejam visualizadas e executadas.
Desta forma, a cultura de melhoria contínua contribui, significativamente, para que a empresa se torne referência em alto desempenho.
Tecnologia que auxilia a melhorar processos internos
A tecnologia precisa ser um recurso para aprimorar processos. Neste sentido, precisa ser integrável a outros sistemas, como ERP, CRM, entre outros.
Outra questão é contribuir com a agilidade na execução das atividades. Por isso, precisa ser fácil de usar, amigável e com interface intuitiva.
Além disso, usar uma plataforma BPMS que seja low code, com assinatura eletrônica e digital nativa, e mobilidade de acesso garante maiores vantagens.
Assim, implemente um software capaz de melhorar processos internos sendo solução para resolver todos os empecilhos identificados.
O Fusion Platform é uma plataforma completa, capaz de dar suporte e auxiliar a sua empresa durante toda a jornada de melhoria de processos. Inclusive, sua empresa pode experimentar gratuitamente o Fusion por 15 dias.
Conta para nós, como estão os processos da sua empresa? Comente a sua situação aqui nos comentários, ou converse com nossos consultores.
A Neomind caminha junto ao seu negócio para melhorar processos.
