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Você sabe o que são gargalos de processos e como eles podem afetar negativamente sua empresa?
Se na sua rotina organizacional você perceber fatores como: tempos longos de espera, trabalhos acumulados e níveis elevados de exaustão, por exemplo, é possível que tenha gargalos de processos no seu dia a dia.
Os processos burocráticos e pouco automatizados são os principais entraves para o crescimento das organizações. Além disso, tornam difícil a identificação de gargalos, os quais podem causar problemas como perda de receita, insatisfação de clientes, produtos/serviços de baixa qualidade e desânimo nos colaboradores.
Mas, quando os gargalos ocorrem?
Gargalos de processos são ocasionados quando as entradas vêm de forma mais rápida do que a próxima etapa pode transformá-la em saída. Esses gargalos podem ser causados por pontos que não operam conforme esperado, por erros manuais, erros de máquinas e até mesmo por uma má gestão operacional.
No meio organizacional, um processo produtivo pode acontecer em várias etapas e envolver diversos setores. Para que esses processos ocorram de maneira efetiva é necessário que existam, além de um alinhamento interno, ferramentas para evitar gargalos.
Como identificar gargalos de processos e como o Fusion pode ajudar?
Basicamente, são três ações para identificar gargalos de processos:
- Análise de entrada/saída de processos;
- Mapeamento das etapas do processo;
- Identificação das possíveis causas e plano de ação;
O Fusion Platform pode auxiliar das seguintes maneiras:
1. Análise de entrada/saída de processos
Se a entrada (input) do seu processo vem de forma mais rápida do que a próxima etapa pode transformá-la em saída (output) existe um gargalo no processo produtivo do seu negócio.
2. Mapeamento das etapas do processo
No mapeamento de processos existe uma ferramenta muito útil para ajudar a identificar onde estão acontecendo os gargalos produtivos – o fluxograma. Ele serve para detalhar cada passo do processo em um fluxo diagramático fácil de ser seguido. Depois que o mapeamento do processo é realizado, se torna muito mais simples identificar a causa do problema e possíveis oportunidades de melhoria.
Os fluxos podem ser representados a partir de figuras geométricas, como retângulos, círculos, triângulos, sendo funcionais ou em blocos. Nos fluxogramas funcionais, além das figuras geométricas, ele mostra qual setor é responsável por cada etapa em que o processo acontece. Já em blocos, são utilizados apenas retângulos e linhas com setas, mostrando atividades-chave e hierarquias de execução.
Caso queira entender melhor sobre o tema, sugerimos o artigo: Mapeamento de processos, por onde começar?
3. Identificar as possíveis causas e plano de ação
Após identificar onde estão os gargalos de processo, chega a hora de identificar as causas.
Uma metodologia que pode ser utilizada nesse momento é a 5W2H – 7 palavras em inglês que definem o sucesso de um plano bem guiado: What (O que fazer); Where (Onde fazer); When (Quando fazer); Who (Quem irá fazer); Why (Por que fazer) e How (Como fazer); How Much (Quanto custará).
Nesse momento é imprescindível entender os problemas de forma profunda, verificar a frequência com que ocorrem e criar um plano de ação para resolvê-los, através de fluxogramas.
Depois de adquirir todas as respostas, é hora de colocar o plano de ação em prática. Dentro do Fusion Platform você conseguirá, de forma intuitiva, criar fluxos e processos para automatizar quaisquer atividades do cotidiano da sua empresa.
Alguns dos benefícios que você terá utilizando a nossa ferramenta são: formulários totalmente eletrônicos, facilidade na automatização, qualidade e consistência, ganho de produtividade, redução de erros, melhoria contínua, transparência, rastreabilidade e mobilidade.
A nossa ferramenta é definida como a melhor alternativa para a transformação digital através da gestão de processos, permitindo que sua empresa crie processos de forma simples e com alto nível de integração com sistemas de gestão – teste agora clicando aqui.
Conclusão
O uso de novas tecnologias, como softwares de BPM, se torna totalmente benéfico, pois trata-se de uma ferramenta que ajuda a modelar os processos com muito mais agilidade e que facilita o trabalho em equipe. Ao aplicar essas dicas, será possível identificar e eliminar os gargalos de produção e tornar toda a organização mais eficaz.
