Como melhorar o controle das tarefas administrativas?

O Fusion Platform é uma plataforma que permite mapear os processos através de workflows e visualizar todas as atividades de uma empresa. Com isso, o usuário identifica possíveis gargalos, modela os processos de forma agilizada, aprimora as atividades e, consequentemente, reduz custos e aumenta os lucros. Desta forma, a empresa torna-se mais ágil e consegue aumentar o seu investimento em inovação e pessoas.

A automação caminha junto com a padronização das atividades, fazendo com que haja redução no tempo gasto na execução dos processos. Além disso, evita retrabalhos, traz mais transparência e possibilita que todos os setores passem a trabalhar de forma integrada, organizada e produtiva.

As tarefas administrativas (leia-se processos administrativos) dentro de uma empresa são muitas. A automatização destas permite que o administrador tenha uma visão completa de seu negócio e consiga tomar decisões mais assertivas e planejar com mais segurança.

Alinhando os pilares da administração – planejar, organizar, dirigir e controlar – à tecnologia, podemos analisar as vantagens da automatização dos processos.

Planejar

Para poder planejar os próximos passos da empresa é necessário visualizá-la como um todo. A automatização dos processos é de grande importância nesse caso. Através dos workflows é possível visualizar:

Onde estão as principais dificuldades, as atividades que mais demandam tempo, o aumento e a redução dos custos em tarefas administrativas como, por exemplo, fluxos de compras e de viagens corporativas.
Analisar as vendas realizadas, quais os períodos do ano elas foram maiores, segmentos e regiões onde os clientes se concentram.
E outros.

Com essas informações será possível traçar metas, objetivos e ações para o crescimento e desenvolvimento da empresa.

Organizar

Além de agilizar as atividades a automatização também está alinhada à padronização dos processos. Assim, é possível determinar a maneira como eles serão realizados, quais são os prazos definidos, bem como estruturar uma ordem de segmentos e atribuições, e determinar os responsáveis pela execução.

Os worksflows podem ser adaptados às políticas vigentes de cada empresa, mantendo-a organizada e alinhada com as orientações que servem como base de suas operações.

Dirigir e Controlar

Para garantir que os resultados sejam alcançados é necessário que haja controle. Com a automatização através do Fusion é possível que o gestor faça isso independentemente de onde estiver, seja através de seu computador ou por aplicativo em seu celular.

Como exemplo, o gestor pode analisar se os custos estão dentro do previsto em um fluxo de compras e se os prazos estabelecidos estão sendo respeitados. Com essas informações o administrador poderá repassar as diretrizes necessárias e coordenar a execução das atividades, além de obter um histórico que é necessário para medir a evolução da empresa, de onde saiu e onde chegou, onde está e onde pretende chegar. Tudo isso, sempre tomando as ações corretivas e preventivas necessárias.

Conclusão

Pense em todas as tarefas administrativas que ainda são realizadas manualmente em sua empresa. Agora, pense que da forma como são desenvolvidas atualmente elas podem estar longe da sua gestão, gerando retrabalho e custos desnecessários.

E sabe o que é melhor disso tudo?

Você não precisa ser um expert em tecnologia para a utilização desses processos, pois a plataforma Fusion poderá ser adaptada à gestão estratégica e às políticas vigentes em sua organização. Teste nossa ferramenta gratuitamente por 15 dias.

Por fim, tenha em mente que a automatização permite a redução dos erros e evita falhas de comunicação, aumenta a segurança dos dados e possibilita uma visão mais transparente necessária para a gerir as decisões. Essas decisões, como você sabe, podem tornar a empresa mais competitiva e elevar a produtividade.