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Desde a antiguidade o homem busca meios que facilitem sua vida. Nesse âmbito, a tecnologia surge como consequência e decorrência do desenvolvimento histórico e cultural da sociedade, a qual encontra-se em constante mutação. Dia após dia, surgem novas necessidade fazendo com que os avanços tecnológicos fomentem e impulsionem a globalização.
Com a globalização e diante da necessidade da obtenção de informações e documentos de forma instantânea, a gestão de documentos ganha uma nova forma e espaço em diversas áreas.
Atualmente, devido a facilidade e praticidade, os documentos digitais já estão sendo usados tanto quanto os documentos físicos. Dessa forma, o Fusion Platform contribui com todo processo de armazenamento e gerenciamento das versões digitais dos documentos. Para que eles sejam utilizados, a tecnologia, por meio do processo de implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é fundamental.
Dificuldades do GED no Âmbito Jurídico
O uso da Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos ainda enfrenta dificuldades, pois se questiona muito acerca da natureza jurídica desses documentos, tendo em vista que alguns órgãos judiciários seguem os paradigmas de que somente documentos escritos e impressos possuem validade de fato.
A fim de solucionar esses impasses diante do uso de documentos digitais, ferramentas de apoio estão sendo criadas com o intuito de garantir e proteger tanto a validade desses documentos como também seu armazenamento no meio eletrônico.
Gestão Eletrônica de Documentos Jurídicos
A implantação de uma ferramenta de GED permite de forma fácil, rápida e eficiente, o armazenamento de documentos jurídicos, possibilitando a recuperação, consulta e compartilhamento de forma segura.
Órgãos jurídicos e escritórios de advocacia, por menores que sejam, trabalham com grande volume de informações e documentos disponíveis somente em meio impresso, o que dificulta o manuseio e a consulta. Deste modo, é perceptível a necessidade de uma gestão de documentos correta e efetiva, tornando os processos mais eficazes e práticos.
A Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos é uma ferramenta com diversas vantagens, como:
- Celeridade em sua elaboração;
- Auxílio na consulta de documentos;
- Arquivamento de documentos de forma simples;
- Transmissão imediata;
- Redução de custos com impressões;
- Preservação do meio ambiente;
- Alta capacidade de armazenamento;
- Transmissão imediata;
- Capacidade de resistência ao envelhecimento e deterioração;
- Eliminação do acúmulo e armazenamento de papel em documentos de processos jurídicos ativos e inativos, simplificando e reduzindo o espaço físico interno.
Além disso, a Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos garante manutenção e backup do acervo com a finalidade de evitar perdas, podendo ser utilizado para diferentes tipos de documentos, como por exemplo:
- Documentos Pessoais do Cliente: Identidade, CPF, Carteira Nacional de Habilitação, comprovantes de endereços, certidões de nascimento/casamento, etc.;
- Documentos Processuais: Petições, declarações, documentos comprobatórios do cliente, etc.;
- Biblioteca Jurídica: Constituição, Legislações, Decretos, Jurisprudências, Súmulas, Modelos de Peças, Contratos, etc.;
- Financeiro: Notas Fiscais, Boletos Bancários, Comprovantes de Pagamentos, Recibos etc.
Mapeamento dos processos
A gestão de documentos facilita o mapeamento dos processos, aprimorando o trabalho no escritório, a fim de apurar os prazos e os clientes, separar os processos por tipo jurídico (cível, penal, previdenciário, etc.), entre outras possibilidades.
Concluindo
A Gestão Eletrônica de Documentos jurídicos é fundamental e indispensável, pois possibilita a organização, segurança, eficácia e acessibilidade de documentos jurídicos, os quais possuem caráter pessoal e confidencial. Dessa forma, com a implantação do Fusion Platform seu escritório pode trabalhar melhor, com processos automatizados e agilizados. Experimente o Fusion gratuitamente durante 15 dias!
