5 passos para construir um Business Case de BPM

O aumento da popularidade do Business Process Management (BPM), ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio, não é uma surpresa, uma vez que seu sucesso e valor foram comprovados por diversas organizações. Apesar disso, ter o apoio e o aceite da sua implantação pode ser mais difícil do que o esperado. Para isso, criar um Caso de Negócio de qualidade para o BPM pode fazer toda a diferença. Mas o que é um Business Case?

Business Case

O objetivo de um Business Case (ou Caso de Negócio) é capturar as intenções da criação de um novo projeto ou tarefa. Ele pode ser apresentado como um documento bem estruturado ou em uma apresentação. Ele descreve as perspectivas necessárias que envolvem o projeto, como: fatores econômicos, viabilidade financeira, análise de mercado e esforço dos colaboradores. Pontos essenciais na elaboração de um Business Case envolvem:

• Resultados históricos (quando disponível)
• Análise de Riscos e formas de evitar
• Análise de Custos x Benefícios
• Plano de Implantação

Os passos abaixo descrevem uma metodologia para o contexto de um projeto BPM que pode auxiliá-lo nessa tarefa árdua:

1) Identificar os processos a serem tratados

Definir os processos que serão incluídos no projeto é crucial, pois a escolha de processos não maduros e complexos demais podem causar dificuldades. Por isso, devem ser escolhidos os mais claros e com maior potencial de sucesso. Possíveis candidatos de escolha geralmente se repetem em diversas organizações:

• RH
• Cadastro de Clientes
• Gestão de Contratos
• Controle de Transferências

A ferramenta Fusion possui aceleradores que se especializam nessas áreas e que você pode se basear como possíveis exemplos.

2) Definir o ponto de partida (AS-IS)

Nessa etapa é estabelecido o estado atual dos processos, sendo importante entender o “porquê”, “quando” e “por quem” do trabalho atual. Portanto, o primeiro passo é delinear quem é responsável por cada aspecto do processo e como as etapas subsequentes são afetadas.

Depois dessas determinações gerais, o próximo passo é avaliar o grau que as responsabilidades se sobrepõem ou se relacionam. Caso um participante necessite a ação de outro para proceder, isso deve ficar claro e documentado. O mesmo princípio deve ser aplicado com arquivos e dados, principalmente se a disponibilidade desses afetam a performance ou bloqueiam a execução.

Para mais informações: Mapeamento de Processos: por onde começar?

3) Definir o que será considerado sucesso

Métricas e critérios são importantes para estabelecer o que tornará o projeto como bem-sucedido, uma vez que não é possível melhorar o que não pode ser medido. Garanta que as métricas não sejam somente quantitativas, como tempo e custos, mas também qualitativas:

• Maior excelência no atendimento do Cliente
• Facilidade no aprendizado do processo
• Menor recorrência de erro
• Maior produtividade dos funcionários

4) Otimização (TO-BE)

Baseando-se nos gargalos e deficiências dos processos identificados pela segunda etapa, é remodelado o processo com as melhorias possíveis. Além disso, existem outros benefícios que surgem com uma implementação BPM Suite completa:

• Automatização de tarefas
• Acesso e visibilidade de dados entre diversos departamentos
• Adaptação e iteração rápidas de processos
• Coleta sistemática de métricas
• Geração automática de Relatórios
• Controle de evidências e auditoria

Verificar se é possível incorporar esses benefícios nos processos envolvidos pode ser o diferencial para uma análise do projeto positiva. Para automatização do processo, pode-se utilizar a Calculadora de Projetos de Automatização de Processos criada pela Neomind para auxiliá-lo no cálculo de esforço necessário.

5) Definir o Retorno sobre Investimento (ROI)

É inevitável que uma das primeiras perguntas sobre um projeto seja o quanto ele custará e quando ocorrerá o retorno do valor. Para responder essa questão é utilizado o ROI que quantifica os benefícios e custos obtidos pelas etapas 1-4. Também irá correlacionar os dados adquiridos com os potenciais cortes de custos e gastos necessários.

Os custos em um projeto BPM geralmente envolvem:

• Licença de Software
• Implantação do Sistema
• Hardware e Infraestrutura
• Manutenção
• Treinamento

É importante diferenciar os custos recorrentes dos únicos.

Conclusão

O Gerenciamento de Processos de Negócio é focado no processo e integração com ferramentas de software e apresenta resultados comprovados. A implantação da ferramenta em uma empresa pode ser difícil, mas provar seus benefícios pode ser um desafio maior. Porém, seguindo os passos apresentados é possível criar um Business Case de sucesso para justificá-lo. Se for bem-sucedida, essa metodologia terá uma fundação estabelecida que poderá ser reutilizada para a implantação do BPM em outras áreas.

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Referências:
Oracle, Villanova University, IMS, OpenText, Navvia