GED e ECM: o que são e quais as diferenças?

Por vezes, entender terminologias na área da Gestão da Informação acaba sendo uma dificuldade, o que é o caso do GED e ECM. Seja pela desinformação que nos rodeia, ou pela ausência de conteúdo esclarecendo as diferenciações.

Aqui em nosso blog já explicamos a distinção entre BPM x Workflow, Gestão De x Por Processos, e também elaboramos um glossário de ECM e GED.

Neste artigo, abordaremos o que pode ser uma das principais dúvidas que envolvem a Gestão da Informação: qual seria a diferença entre a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o Enterprise Content Management (ECM)?

Primeiramente, o histórico

O surgimento da tecnologia que está relacionada aos dois termos aconteceu no fim dos anos 80 e início da década de 90, quando o Document Management System (DMS), em português Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), começou a ser utilizado para a captura e armazenamento de documentos nas organizações.

Entretanto, com a complexidade e o aumento da demanda das empresas por funcionalidades específicas, surgiu, a partir do início dos anos 2000, o termo Enterprise Content Management (ECM). Na ocasião, este pôde ser considerado como uma versão evoluída do Document Management System (DMS).

É importante ressaltar que as terminologias aqui abordadas podem ser definidas por institutos de pesquisa como Gartner e AIIM, mas, geralmente, isso acaba ocorrendo por meio de escolhas do próprio mercado.

A seguir, explicamos cada um desses termos:

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Segundo a definição da AIIM (Association for Information and Image Management), a Gestão Eletrônica de Documentos, ou Gerenciamento de Documentos (GED), em inglês Document Management System (DMS), é o uso de um sistema de computador e software para armazenar, gerenciar e rastrear documentos eletrônicos e imagens eletrônicas de informações baseadas em papel capturadas através do uso de um scanner de documentos.

Este gerenciamento se trata de uma das tecnologias precursoras do gerenciamento de conteúdo (ECM). Sendo assim, de modo geral, o GED fornece algumas das funcionalidades mais básicas para o gerenciamento de conteúdo, impondo controles e recursos de gerenciamento ao que podemos considerar como documentos “burros”.

Em resumo, isso faz com que, quando você tiver documentos e tenha a necessidade de usá-los, possa fazê-lo.

Entre os principais recursos no Gerenciamento de Documentos que se destacam:

• Check-in / check-out e bloqueio, para coordenar a edição simultânea de um documento e as alterações de uma pessoa não substituam a outra;
• Controle de versão, de modo que as guias possam ser mantidas em como o documento atual surgiu, assim como ele difere das versões anteriores;
• Roll-back, para “ativar” uma versão anterior em caso de erro ou liberação prematura;
• Trilha de auditoria, para permitir a reconstrução de quem fez o que a um documento durante o curso de sua vida no sistema;
• Anotação e marcadores;
• Saiba mais neste e-book com tudo o que você precisa saber sobre GED e ECM.

O Enterprise Content Management (ECM)

A definição da AIIM (Association for Information and Image Managment) diz que o Enterprise Content Management ou ECM não é uma simples tecnologia ou metodologia nem um processo, mas sim, uma “combinação dinâmica de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações que suportam os principais processos organizacionais durante todo o seu ciclo de vida”.

Em linhas gerais, as fases do ECM consistem em:

• Captura: obter as informações nas mídias diversas e nos meios aos quais elas estão disponibilizadas (ERP, CRM, arquivo morto, rede social, etc);
• Gerenciamento: é a fase seguinte, responsável por manter as informações organizadas e conectadas aos processos;
• Armazenamento: garantir que as informações estejam armazenadas em meio adequado, seja através de sistema ou outras tecnologias;
• Preservação: resume-se aos cuidados a longo prazo, como um arquivamento, consistindo na prática de proteger os conteúdos para que estes estejam disponíveis e possam ser utilizados pela organização a qualquer momento no futuro;
• Entrega: garantir que a informação seja entregue ao público correto, através do dispositivo adequado e no momento certo.

A partir das fases mencionadas acima, uma organização que adota uma solução de ECM terá como benefícios:

• Possibilidade da captura de qualquer tipo de conteúdo, guardá-lo de forma segura e torná-lo disponível durante todo o processo, independentemente de tempo e local;
• Organização de forma eficaz qualquer quantidade de informação;
• Permissão para procurar e encontrar as informações de forma ágil, sem a necessidade de despender tempo prévio organizando-as;
• Rastreamento das alterações nas documentações;
• Melhora na publicação e entrega dos processos;
• Permissão para visualizar e entender todo o processo, assim como seu papel no mesmo.

Evolução dos termos

Após mais de uma década da menção do termo ECM, em 2016 a AIIM considerou que a consumerização (uso de dispositivos pessoais no ambiente de trabalho), a nuvem, o aparelho celular e a Internet das Coisas (IoT) estavam rapidamente sinalizando “o fim da era ECM”.

Na ocasião, isso ocorreu porque a finalidade até então destinada ao Enterprise Content Management já não atendia mais ao que ele estava se propondo.

O Fusion Platform, por exemplo, deixou de ser Fusion ECM Suite, uma vez que a solução como um todo vai muito além da gestão de documentos. Portanto, hoje o que era o módulo de GED passou a ser chamado ECM.

Sendo assim, a Gartner sugeriu a menção do termo Content Services (em português, Serviços de Conteúdo), enquanto a AIIM (Association for Information and Image Management) publicou um estudo intitulado “The New Wave” (A Nova Onda), no qual apresenta o IIM – Intelligent Information Management (Gestão Inteligente da Informação).

Afinal, quais são as semelhanças e diferenças entre GED e ECM?

Entre as principais semelhanças que englobam as duas tecnologias, o que podemos destacar são:

• ambas são tecnologias SAAS (Software As A Service);
• armazenam informações no formato digital;
• economizam tempo e custos;
• fornecem modelos;
• pode ser integrado com outros sistemas e softwares.

Hoje é possível afirmar que GED e ECM são terminologias utilizadas para o mesmo tipo de solução. Já que, como mencionado, o mercado muitas vezes é responsável pela nomenclatura de tipos de soluções de software.

Por fim, é preciso considerar também que indiferente do nome da solução, o ideal é sempre pesquisar a fundo as funcionalidades específicas do produto, a qualidade do serviço e se este atende às demandas do seu negócio.

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Referências:
AIIM, AIIM, AIIM, E File Carbinet