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Um tema que sempre volta à discussão no ambiente empresarial são as diferenças e similaridades do BPM e Workflow.
Embora sejam duas ferramentas com conceitos distintos entre si, funcionam muito bem quando trabalham juntas. A combinação de BPM e Workflow potencializa os resultados da empresa e contribuem para o sucesso sustentável.
Enquanto uma é apenas uma parte do todo, a outra é mais abrangente. Por isso, é comum que haja certa confusão sobre seu entendimento.
Que tal um exemplo prático?
Vamos facilitar seu entendimento: imagine que você esteja em um avião prestes a pousar.
Na sua cabine, o piloto teve que pedir permissão para a torre de comando, e com a permissão concedida, uma equipe é colocada a postos, em terra.
Como passageiro, você percebe que há uma sequência de procedimentos que ocorrem para levar o avião ao solo.
Por exemplo, um aviso é dado para os passageiros voltarem o assento à posição vertical, e a comissária de bordo checa os assentos e as bandejas.
No aeroporto onde o avião pousará, também existe um fluxo a ser seguido. Além deste pouso, existem outros procedimentos como decolagem, manutenção e reabastecimentos.
Para cada um desses procedimentos são necessários dados, tanto para sua execução, como para aperfeiçoar a operação.
A partir de relatórios é possível esclarecer questionamentos como:
- quanto tempo os passageiros levam para desembarcar?
- E para embarcar?
- Qual é a porcentagem de atraso na decolagem?
- O atraso é devido ao alto fluxo do aeroporto, ou aos procedimentos de cada companhia?
Mas o que isso tem relação com BPM e workflow? Nesse nosso exemplo do avião:
- O fluxo de trabalho (Workflow) são os procedimentos sequenciais ocorridos para que avião pousasse (piloto avisa aeroporto, comandante avisa a tripulação, aeromoça checa assentos e bandeja);
- Enquanto que toda a operação de pouso foi gerenciada por processos no aeroporto. Já que para que um pouso possa ocorrer é necessário verificar o tráfego aéreo e se há espaço na pista. Ou seja, é algo mais complexo e que exige uma abordagem mais estruturada.
Agora que você já pegou essa introdução, é hora de aprofundar os conhecimentos e entender mais sobre BPM e Workflow. Afinal, eles não são a mesma coisa?
O que é Workflow?
Workflow trata de uma sequência de atividades com o objetivo de dar uma visão geral de um processo. Essa proposta reduz as ineficiências, monitora resultados e incorpora a automatização.
Além disso, serve para alinhar os processos com os objetivos do negócio e sistematizar como documentos e tarefas são concluídos e executados para qualidade e/ou conformidade.
O fluxo de trabalho transforma a maneira como toda empresa executa processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos.
Isso se justifica porque um software de gerenciamento de workflow permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas, geralmente na forma de um diagrama.
Na maioria das vezes, esses diagramas não são detalhados. No entanto, fornecem informações suficientes para que instruções sejam seguidas e tarefas sejam eficientemente executadas.
Por outro ponto de vista, o workflow seria como os passos para fazer um bolo. Mas, não todo o processo de montagem, embalagem, entre outros.
Assim, dizemos que workflow é a ponta do iceberg quando comparamos com a disciplina BPM.
O que é BPM?
BPM é a sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata-se de uma metodologia que constantemente avalia alterações e melhorias nos mais variados aspectos de um processo.
Assim, o BPM tem como intuito alcançar os objetivos das organizações por meio de melhorias na gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.
Então, quais são as semelhanças entre BPM e Workflow?
Para entender a relação BPM Workflow, temos que abordar as semelhanças entre eles.
Pelas definições acima, ambos são usados para melhorar os processos da empresa. Tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Além disso, BPM e Workflow são sobre tarefas, automação e transferência de dados.
Perceba que a metodologia BPM é semelhante ao workflow. Mas, como dizem: uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa.
O que há de diferente entre as duas ferramentas?
Para início de conversa, é preciso esclarecer que workflow é uma engrenagem essencial, mas é apenas um dos muitos componentes que integram um processo.
Um fluxo de trabalho está relacionado a uma sequência de atividades que podem ser manuais ou procedimentos automatizados (baseados em software). Por outro lado, o Business Process Management (BPM) está relacionado à execução e gerenciamento de processos de negócios.
O BPM incorpora os fluxos de trabalho (vários fluxos de trabalho), ferramentas de automatização e capital humano.
Um software de BPM faz com que todas as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia – para criar um resultado final ideal, eficiente e mais ágil.
Ao contrário do workflow, o Gerenciamento de Processos de Negócios tem a capacidade de coordenar várias atividades e processos de forma integrada.
O workflow é uma ferramenta de automação simples para direcionar tarefas aos usuários responsáveis.
Já uma solução de BPM adota uma abordagem mais estruturada, na qual a automação do fluxo de trabalho é apenas uma peça do quebra-cabeça.
Se você precisa automatizar ou organizar um processo simples no seu departamento, workflow é a saída. Contudo, caso seu departamento tenha vários processos interconectados, será necessário gerenciar vários fluxos de trabalho, formulários, notificações, relatórios, entre outros.
A resposta, para esse caso, está no BPM.
Isso significa preciso escolher entre BPM e Workflow?
A resposta é não. Entender as diferenças entre BPM e Workflow é essencial para que você não fique confuso e acabe achando que ambos os termos são iguais.
A questão principal é não pensar que as duas ferramentas são opostas. Mas, em considerar o BPM e Workflow operando juntos.
Enquanto o Workflow pode ser realizado de maneira manual, sem interferência tecnológica, o BPM automatiza tarefas com uso de softwares.
A principal questão é que um BPM Workflow software junta o que há de melhor nos dois termos. Uma Plataforma de Gestão Integrada disponibiliza todas as funcionalidades de um sistema de workflow somadas aos recursos adicionais que gerenciam os processos da empresa, melhorando o nível organizacional.
Além disso, esse tipo de solução gera uma visão holística de toda a empresa, possibilitando identificar pontos de melhoria no fluxo de trabalho. Ou seja, no workflow.
É como se, baseado no nosso exemplo do avião, a companhia aérea tivesse, em mãos, todas as informações sobre suas operações.
Esse recurso tecnológico proporciona que as informações sobre os processos, documentos e indicadores estejam acessíveis. Trazem como benefícios a padronização, economia de tempo e recursos, rastreabilidade, conformidade, produtividade, entre outros.
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Para saber mais sobre BPM, convidamos você a ler nossos artigos:
• Inteligência Artificial: da automação de processos ao aumento de produtividade
• Glossário de BPM: conheça os termos mais utilizados
• O papel da gestão de processos em tempos de Transformação Digital
• O que é Gestão de Processos (BPM) e quais seus benefícios?
• Como o BPM potencializa seus sistemas de gestão (ERPs)
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