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A transição do modelo TO BE para automatização é uma questão fundamental quando se trata do aprimoramento dos processos empresariais.
Nesse tipo de otimização, o modelo TO BE proporciona uma visão palpável de como o fluxo de atividade deverá ser realizado futuramente. Em resumo, essa descrição oferece um plano ideal para a execução das tarefas.
No entanto, mesmo que seja realizada com a máxima precisão, a transformação entre o planejado e a realização pode sofrer alguns ajustes. Por isso, é importante entender como acontece a transição do modelo TO BE para automatização dos processos.
O que é o modelo TO BE?
Quando falamos sobre o modelo TO BE dentro da automatização dos processos, estamos nos referindo à idealização da execução de um processo.
Ou seja, como esse fluxo, o sistema de tarefas deve funcionar. A meta é usar a tecnologia para alcançar novos patamares com a automatização de tarefas repetitivas, burocráticas, sem valor agregado ou complexas.
Nesse sentido, é uma representação do estado futuro dos processos de negócios. Pode ser entendida, como uma alternativa, melhorada, para o estado atual. Uma remodelagem das atividades.
Essa estratégia possibilita transformar inteiramente como uma companhia executa suas rotinas diárias.
Para entender como acontece todo o processo de automatização, primeiramente as tarefas são mapeadas e descritas como acontecem atualmente. Essa etapa é chamada de “As Is”.
Posteriormente, o mapeamento TO BE define a situação futura, ou onde se quer chegar. Para isso, é criada uma nova estrutura que proporcionará uma execução otimizada e automatizada.
Nessa etapa se define as ferramentas que devem ser usadas para agregar valor aos processos, incluindo o BPMS.
A transição do modelo TO BE para automatização
Para que o modelo TO BE, ou a situação planejada se transforme em um futuro real, é preciso avançar na automatização dos processos.
Pense nesse processo como uma ligação entre uma ideia e sua realização. Ou seja, uma sequência de etapas que devem ser planejadas e executadas para que a transição do modelo TO BE para automatização aconteça:
Definindo o modelo TO BE
Como qualquer estratégia empresarial, a definição dos objetivos é primordial. É importante estipular o que o sistema deve fazer, quais benefícios deverão ser gerados e como a automatização irá contribuir para o sucesso da companhia.
Em relação ao modelo TO BE ser uma visão do futuro, primeiramente se planeja como os processos deverão funcionar quando as melhorias tiverem sido implementadas.
Dessa forma, mapeie como os processos estão funcionando atualmente (as is) e analise quais mudanças são necessárias. Estude quais são os pontos críticos, gargalos e como a infraestrutura tecnológica atual está atendendo as demandas atuais.
Com isso, crie um modelo detalhado de como o novo processo deve acontecer. Acrescente sistemas, softwares e outros recursos que devem ser implementados para aumentar a eficiência.
Definindo as ferramentas e planejando a automatização
O passo seguinte é definir como o modelo de processo planejado terá a automatização implementada.
Assim, primeiramente selecione quais plataformas poderão atender melhor as requisições e quais ferramentas irão automatizar o processo.
Então, faça um novo desenho do processo explicando como os componentes, participantes, sistemas e outros processos serão integrados e conectados.
Outro ponto importante é especificar todos os requisitos técnicos e funcionais para que a automatização aconteça. O uso de fluxogramas e metodologia BPMN proporcionam uma visão detalhada sobre como as atividades serão executadas no futuro.
Uma consideração relevante é estipular se a mudança será gradual – implementada em partes, ou totalmente. Essa definição está diretamente ligada à complexidade dos processos. A recomendação é que haja escalabilidade, fazendo com que a automatização avance aos poucos.
Implementando a automatização
Literalmente aqui é quando as coisas realmente acontecem, onde o plano se torna real.
Para que ocorra da maneira adequada, a plataforma deve ser programada e configurada para que as etapas burocráticas, repetitivas ou complexas possam ser automatizadas conforme definição anterior.
Nessa etapa também será necessário integrar o software escolhido aos sistemas que a empresa já utiliza. Como, por exemplo, a integração entre a automatização do BPM com as informações do ERP.
É imprescindível que a plataforma escolhida permita realizar testes de conceitos. Dessa forma, antes de efetivar o investimento, valide se a automatização ocorre da maneira correta, conforme o esperado, e atende aos objetivos do modelo TO BE.
Outra questão de extrema importância e essencial para que a automatização surta os resultados desejados é o treinamento adequado para os profissionais envolvidos. Isso significa não apenas aprender a usar as novas ferramentas, mas a como executar os processos.
Quanto mais os colaboradores se sentirem incluídos e entenderem os procedimentos, menor será a resistência às mudanças, e maior a produtividade obtida.
Gerenciando e realizando ajustes
Após finalizar a implementação, gerencie os indicadores e monitore o desempenho da automatização. É importante coletar dados de desempenho para que seja possível buscar formas para otimizar e melhorar continuamente os processos.
Além disso, a constante análise e gerenciamento dos processos oportuniza adaptar o sistema às mudanças do ambiente. Processos automatizados recebem ajustes e modificações de maneira rápida, prática e facilitada.
Tenha em mente que embora pareça, a automatização não para. É sempre possível encontrar outros processos ou tarefas que podem ser executadas com o auxílio da tecnologia.
Assim, adicione a cultura da melhoria contínua para identificar oportunidades capazes de tornar os processos mais eficientes e eficazes.
Automatização de processos com o Fusion Platform
Ao escolher o Fusion Platform como solução para realizar a transição do modelo TO BE para automatização, haverá integração e flexibilidade das atividades.
A plataforma é completa para a gestão de processos, documentos, indicadores, gestão de risco e assinatura digital.
Sendo parceira do negócio, a solução da Neomind realiza todo o passo a passo para alcançar a eficiência da automatização. O Fusion Platform inclui:
- análise do estado atual (AS IS) para identificar ineficiências;
- definição do estado futuro (TO BE) com objetivos claros;
- planejamento da automatização com detalhes sobre os processos a serem automatizados;
- configuração do Fusion para personalizar fluxos de trabalho e integrar sistemas;
- implementação e testes rigorosos;
- treinamento dos colaboradores; e
- monitoramento contínuo para melhorias.
Contando com mapeamento que usa a notação BPMN, a automatização com o Fusion Platform acontece de maneira descomplicada e totalmente controlável. Na Central Analytics você analisa e acompanha o desempenho dos processos automatizados em tempo real.
Além de melhorar os processos, a solução é abrangente e oportuniza benefícios como aumento da eficiência, redução de erros, produtividade, eficiência, e muito mais.
O Fusion Platform também contribui com a mobilidade corporativa, já que possui uma aplicação mobile. Você gerencia os processos, realiza aprovações ou assina contratos diretamente do seu celular, a qualquer hora e de qualquer lugar.
A transição do modelo TO BE para automatização é o ponto de partida para um negócio mais produtivo com sucesso e melhores resultados.
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