Entenda as fases da Gestão de Documentos no contexto eletrônico

Considerado o primeiro estudioso do ciclo de vida dos documentos (que aqui definimos como fases da gestão de documentos), o norte-americano Philip C. Brooks, arquivista e diretor da biblioteca Harry S. Truman, afirmava que o armazenamento ou descarte de um documento só poderia ser realizado após o entendimento completo de seu valor.

Assim, um documento sem valor poderia ser descartado, sendo que apenas documentos com alto valor poderiam seguir o ciclo de vida completo da gestão documental. Nesta perspectiva, de acordo com Smith (1986), dependendo do seu valor para a empresa, um documento possui um ciclo de vida médio baseado em 4 fases: criação, utilização, arquivamento e descarte.

Entendendo as fases da Gestão de Documentos

O arquivista americano James Rhoads (1989) descreve cada uma das fases da gestão de documentos como:

1. Criação: produção de formulários e utilização de tecnologias modernas ao processo.
2. Utilização: contempla a utilização dos documentos para realizar atividades de uma organização. Aborda a gestão dos arquivos, aperfeiçoamento dos sistemas de arquivo e automação dos processos.
3. Arquivamento: aborda os processos de conservação e preservação dos documentos, a construção de políticas de acesso e criação de metadados.
4. Descarte: contempla a tomada de decisão a respeito da conservação do documento e a criação de programas de retenção.

Entende-se que, nas fases da gestão de documentos, o ciclo de vida inicia-se na primeira vez que um documento é organizado e utilizado em larga escala. Continua à medida que o documento é armazenado por mais tempo, até que seu valor operacional se encerre, sendo descartado ou arquivado. O princípio por trás deste conceito é de que a informação gravada possui uma “vida” similar a um organismo biológico. Ela nasce, vive e morre.

Limitações das fases da Gestão de Documentos

Na linha de pesquisa de Barry (1994), existem limitações no conceito de fases da gestão de documentos. Pense nos documentos eletrônicos: os mesmos são dinâmicos e recursivos por natureza, podendo existir em mais de uma fase simultaneamente ou ressurgir em uma fase mais antiga. Diante disso, as pesquisas sugerem que, com relação a documentos eletrônicos, é necessária uma extensão do conceito de ciclo de vida documental.

Neste contexto, Greg O’Shea e David Roberts, arquivistas australianos, sugerem que exista um contraste entre os conceitos de ciclo de vida completo (continuum documental) e ciclo de vida tradicional.

No ciclo de vida tradicional, os arquivos (documentos) são vistos como “saídas” (outputs), enquanto no continuum documental eles são vistos como “transações”. A Associação de Padrões da Austrália (S.A.A, 1996) definiu o continuum documental como toda a extensão da existência de um documento, referindo-se a um regime consistente e coerente de processos de gestão, desde a data de criação do documento (e antes da criação, no planejamento de sistemas de gestão) até a preservação e uso deste documento como arquivo.

Nesta perspectiva, nota-se que a introdução de sistemas de gestão eletrônica de documentos gerou mudanças no conceito padrão de ciclo de vida documental, substituindo-o pelo conceito de continuum documental.

Conforme relata Yuosoff (2000), o ponto central na diferenciação entre documentos digitais e em papel é o “meio” no qual se encontram. Documentos em papel são tratados como objetos tangíveis, enquanto documentos eletrônicos são dependentes de hardware e software, podendo se tornar obsoletos rapidamente.

A Associação de Padrões da Austrália (S.A.A, 1996) afirma que, na gestão de documentos eletrônicos, o objeto de estudo passa a ser o conteúdo do documento, não mais o “meio” no qual se encontra. Sendo assim, sabendo que os documentos são dependentes da tecnologia atual, seu conteúdo é passível de transformação e conversão. Estes pontos foram responsáveis pela promoção do conceito de continuum documental na gestão de documentos.

Concluindo

Os avanços na tecnologia demonstraram que a gestão de documentos de forma tradicional não era mais adequada. O conceito de ciclo de vida documental (fases da gestão de documentos) precisava ser substituído por um novo modelo, ou seja, algo que representasse com mais clareza as características específicas dos documentos eletrônicos.

A ideia de “continuidade” proposta pelo continuum documental explica que, diferentemente dos documentos em formato de papel, os arquivos digitais não possuem um “fim de vida”, pois até mesmo quando descartados podem voltar a um estado anterior ou serem transformados em outros tipos de dados.