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Uma unanimidade no ambiente empresarial é a preocupação com a redução de custos, sejam eles fixos ou variáveis. Independentemente do tamanho, segmento, ou nível de complexidade, a saúde financeira é uma prioridade estratégica.
Quando uma companhia não realiza a gestão de seus processos, sofre com desperdícios e uso inadequado dos recursos. O que, como consequência, tem impactos diretos na rentabilidade.
Conferindo uma visão holística de toda companhia, a gestão por processos não apenas reduz os custos, mas, aumenta a produtividade, a qualidade dos produtos e serviços, a satisfação dos clientes e a posição da empresa perante o mercado.
Para que seu negócio trilhe um caminho eficiente e sustentável financeiramente, confira 5 estratégias para redução de custos na gestão por processos.
1. Planejar detalhadamente a redução de custos
Reduzir os custos demanda de uma análise aprofundada de todos os processos e do fluxo de trabalho da organização.
A primeira dica para gerar mais economia é implementar um programa de gestão de custos fazendo com que entradas e saídas sejam devidamente monitoradas.
A partir do momento em que a organização conta com registros detalhados, pode classificá-los e avaliar para onde os recursos estão indo e onde pode haver cortes.
É importante que haja uma estipulação de metas claras e mensuráveis para reduzir os custos. Assim como, prazos para que esses objetivos sejam alcançados.
Adote um plano de ação com medidas específicas, responsáveis, recursos, cronogramas e indicadores para monitoramento.
2. Otimizar o uso dos recursos
Por mais que se queira reduzir tudo que for possível, há gastos necessários para o bom funcionamento do negócio. Nesse sentido, os recursos obtidos precisam ser bem utilizados.
Como estratégia para redução de custos, é importante estabelecer um teto de gastos para que as despesas essenciais sejam priorizadas.
Os recursos precisam ser destinados para áreas estratégicas, que têm maior impacto e estão diretamente associadas à razão de ser do negócio.
Esse modelo de gestão pode ser implementado em toda a companhia, desde a área produtiva até a gerencial. Em relação a operação, a redução de custos pode ser implementada na gestão de ativos, área de compras, estoque e produção.
Um dos grandes impactantes dos custos são as compras. É preciso realizar um levantamento sobre as vendas e suas provisões para delimitar a quantidade e frequência que os insumos devem ser adquiridos. Esse tipo de abordagem contribui para negociar preços, prazos de entrega e contratos mais favoráveis.
Junto com as compras, o gerenciamento eficiente dos estoques reduz os custos de armazenamento, seja de produtos prontos ou de matéria prima.
Paralelo a isso, a otimização dos processos elimina gargalos, desperdícios e períodos de inatividade. A gestão por processos traz detalhes sobre os procedimentos para que áreas de ineficiência sejam melhoradas, gerando maior economia.
3. Negociar contratos e condições de pagamento
Ao perceber que os custos estão muito altos, mas são insumos que precisam ser comprados, uma resolução para redução de custos é renegociar os contratos.
Entre em contato com fornecedores e parceiros para avaliar a possibilidade de reaver os termos e preços dos contratos firmados anteriormente. Avalie a situação e busque meios para que o pagamento seja mais favorável, como descontos em volume ou prazos maiores.
Aproveite o momento para considerar a troca de fornecedor caso encontre no mercado opções melhores ou mais vantajosas.
4. Analisar os processos e aumentar a produtividade
Processos ineficientes, sem dúvidas, são um dos grandes causadores de desperdícios dentro de uma organização. A otimização dos processos é a melhor estratégia para redução de custos.
O mapeamento de processos favorece o total entendimento de como as atividades acontecem para que determinado objetivo seja cumprido. Além disso, auxilia na identificação e eliminação de fatores que geram improdutividade, como tarefas desnecessárias e repetitivas.
É importante entender as rotinas internas e identificar para que um processo é executado, quais são suas atividades principais, equipes envolvidas, recursos necessários, entre outras informações.
Essa representação visual detalhada é um catalisador para a inovação. Ao mapear os processos, os gestores podem identificar oportunidades para automatizar tarefas, implementar novas tecnologias e otimizar as rotinas, tornando a empresa mais competitiva
Uma companhia que tem como foco a produtividade, deve identificar quais são os processos prioritários, e quais as melhores práticas para alocar os recursos nessas atividades.
Além da produtividade, ao otimizar os processos o negócio ganha vantagens como maior qualidade e satisfação dos clientes. Como consequência, há redução de custos associados às trocas, devoluções ou reparos.
5. Adotar uma ferramenta de gestão de processos integrada
É inquestionável que a soma de todas essas estratégias seria a melhor opção para a redução dos custos. Felizmente, isso pode ser feito ao adotar uma ferramenta de gestão de processos integrada, como o Fusion Platform.
Sendo uma solução completa para a gestão de processos, documentos, riscos, assinaturas digitais e indicadores, o Fusion Platform é seu parceiro para reduzir os custos.
Com módulos específicos, é possível mapear, analisar, monitorar e automatizar os processos do seu negócio.
Especificamente com a automatização, há realocação de recursos, inclusive humano. Tendo suas atividades facilitadas, os colaboradores podem se concentrar em tarefas estratégicas e que agregam valor ao negócio.
Diretamente para aperfeiçoar as operações, o Fusion conta templates para:
- Gestão de compras e orçamento;
- Gestão de demanda;
- Contratação de serviços;
- Gestão de riscos;
- Liberação de pagamentos;
- Solicitação de cotação;
- Gestão de contratos;
- Gestão de ordem de serviço; e muito mais.
Uma plataforma de gestão integrada é a melhor alternativa para o seu negócio porque oferece todas as ferramentas necessárias para a gestão e redução de custos. Processos de qualquer nível de complexidade podem ser automatizados e melhorados.
Além disso, a solução é totalmente personalizável às suas demandas. É low code, tem integração com outros sistemas, favorece a mobilidade corporativa e está disponível em diferentes idiomas.
É válido destacar que a prática de redução de custos é muito benéfica e vantajosa. Mas, deve ser realizada com precaução para que não haja impacto nas operações ou na qualidade do que é disponibilizado aos clientes.
Implementar a gestão por processos é a chave para encontrar o equilíbrio entre o uso adequado dos recursos e o aumento da produtividade.
Quer ver na prática como uma ferramenta de gestão de processos integrada funciona, sem precisar pagar por isso? Então não perca mais tempo e experimente o Fusion Platform gratuitamente.
