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Ninguém conhece melhor a sua empresa e os departamentos do que as pessoas que estão inseridas neste ambiente diariamente. Utilizar esse recurso é fundamental, por isso, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional.
As companhias contam com uma fonte interna e inesgotável de conhecimento: seus colaboradores. Muitas vezes, toda esta sabedoria não é explorada, ou se limita a uma pequena parcela de pessoas ou departamentos.
Porém, estruturado de maneira adequada, com as ferramentas corretas, este conhecimento pode ser encontrado, armazenado e disponibilizado amplamente na empresa.
Não é de hoje que o capital intelectual é o bem intangível mais valorizado. A força de trabalho promove diferencial competitivo.
No entanto, para que isso aconteça é preciso de estímulo e ferramenta: o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional.
O que é Gestão do Conhecimento Organizacional?
A Gestão do Conhecimento Organizacional é o processo de definir, estruturar, manter e compartilhar conhecimento e experiências dos colaboradores internamente.
O conhecimento institucional aumenta à medida que a história da empresa acontece, principalmente considerando suas características e expansão.
Assim, a sabedoria é muito valiosa para os empreendimentos. Distribui-los para os colaboradores, especialmente os novos, mantém a equipe no mesmo caminho, impulsionando uma execução bem-sucedida.
Neste sentido, a Gestão do Conhecimento Organizacional facilita a troca interna, proporcionando conexão entre quem busca e quem possui sabedoria.
Além disso, a divulgação das informações aumenta a especialização tanto individual, como das equipes.
A Gestão do Conhecimento Organizacional é um ciclo que cria, estrutura, compartilha e mede o conhecimento. Isso aumenta a eficiência e maximiza a coletividade dentro das organizações.
Como a Gestão do Conhecimento Organizacional acontece na prática?
Dentro das empresas, a Gestão do Conhecimento Organizacional possui três áreas principais de conhecimento: acumulado, armazenado e compartilhado.
Acumular e armazenar significa organizar toda a história da companhia, quais foram suas experiências, o que a fez ter sucesso. É uma análise que reflete o passado.
Já o compartilhar se reflete em utilizar os conhecimentos obtidos anteriormente e expandir para todas as equipes. Assim, proporciona melhoria no desempenho e provoca novas visões que contribuem para obter novas estratégias.
Obviamente, a Gestão do Conhecimento só funciona quando a empresa prioriza uma cultura de aprendizado e desenvolvimento. Desta forma, estimula o compartilhar de informações e colaboração mútua.
A Gestão do Conhecimento Organizacional acontece quando se identifica, captura e retém informações significativas, determinando como armazenar e distribuir. Acompanhe esses dois exemplos:
- Colaborar aposentando: quanto mais uma pessoa permanece em uma empresa, mais acumula conhecimento. Então, quando se aposenta, é preciso explorar e gerenciar o conhecimento que possui para que os processos continuem ocorrendo sem lacunas ou interrupções.
- Transferência ou promoção: quando um colaborador irá mudar de cargo ou departamento, precisa desenvolver novas habilidades e absorver informações correspondentes à nova função. Com a Gestão de Conhecimento este processo é simplificado e a transição ocorre com ganhos de performance.
Os tipos de conhecimento
Dentro da Gestão do Conhecimento Organizacional, estruturar é primordial. Por isso, classifique em três tipos:
- Conhecimento Explícito: são aqueles facilmente codificados e ensinados, como fazer login e acessar o software de gestão.
- Conhecimento Implícito: aqui se explica a melhor maneira de implementar o conhecimento explícito. Acontece quando um colaborador experiente utiliza sua própria compreensão para explicar detalhes explícitos, repassando a abordagem mais eficiente para a execução.
- Conhecimento Tácito: este é adquirido com a experiência, é mais intuitivo e desafiante de compartilhar com outras pessoas. Envolve conhecimentos práticos (know-how) e pensamento inovador.
Apesar dos dois últimos conhecimentos serem mais difíceis de implementar, com procedimentos e ferramentas corretas é possível. Isso garante que as informações importantes sejam compartilhadas e armazenadas dentro da empresa.
Na prática o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional
E o BPM? Bom, o gerenciamento de processos é uma imagem de como as atividades são executadas atualmente dentro da empresa.
Para atingir este tipo de gestão, é necessário mapear como os processos estão sendo executados. Esta análise proporciona automatizar atividades para ganhos de performance.
Ou seja, na prática, automatizar um processo com o BPM está diretamente relacionado ao conhecimento.
A ferramenta torna os processos padronizados, ou seja, as atividades são executadas sempre da mesma maneira. Isso beneficia o entendimento das ações, os responsáveis, as inter-relações, as permissões para criar ou modificar, prazos e todas informações pertinentes.
Além do rápido aprendizado, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional utilizando os dados para que a tomada de decisão seja mais assertiva. Assim como, proporciona análise e melhoria contínua dos processos.
Com uma ferramenta BPMS baseada em BPM todo o conhecimento capturado é armazenado com segurança e disponibilizado com acessibilidade: de qualquer local e a qualquer hora.
Utilizando as estratégias e ferramentas adequadas, o BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional porque oportuniza sucesso em aplicações:
- Integração de funcionários: sistemas de gerenciamento ajudam na curva de aprendizado de novos colaboradores. O conhecimento está disponível para o acesso a qualquer momento, evitando inundar o novo contratado com uma enxurrada de informações. Proporciona maior rapidez e segurança na hora de realizar as atividades.
- Tarefas diárias dos funcionários: possibilidade de acessar respostas relevantes e informações sobre critérios críticos das atividades de forma rápida. A execução ocorre sem perder tempo na busca por conhecimento.
- Autoatendimento: a gestão de conhecimento também facilita a vida do cliente. Ao encontrar rapidamente a solução para determinada situação, não há necessidade de contatar a empresa ou acionar suporte.
A Gestão do Conhecimento melhora a situação interna da organização e também aumenta os indicadores de satisfação dos clientes.
Conclusão
Utilizar a expertise que existe internamente melhora a execução dos processos e atividades, ou seja, se entende a situação atual da empresa. Além disso, aumenta a eficiência, melhora a tomada de decisão e cria uma força de trabalho mais sábia e colaborativa.
Ademais, a Gestão do Conhecimento Organizacional favorece a inovação, melhora o clima organizacional, a satisfação de clientes e colaboradores, reduzindo a rotatividade.
As pessoas são a força motriz das empresas, quando seu conhecimento é gerenciado e disponível, aumenta-se os ganhos, reduz custos e há desenvolvimento proativo e em conjunto. Uma visão de que todos juntos são uma grande equipe.
O BPM é aliado na Gestão do Conhecimento Organizacional porque organiza e disponibiliza as informações de maneira coerente, fácil e acessível. Sem perda de tempo.
Quer implementar a Gestão de Conhecimento Organizacional dentro da sua empresa? Converse com um dos nossos consultores e esclareça todas as suas dúvidas.
Sua empresa já está na frente e realiza a Gestão do Conhecimento com o auxílio do BPM? Conta para nós aqui nos comentários: como está sendo a sua experiência?
