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Toda empresa se preocupa com redução de custos, aumento de produtividade e, claro, maximização da lucratividade. Pensando nisso, gestores procuram adotar diversas ações a fim de que suas áreas consigam ser eficientes. Até aqui, tudo bem. Mas e se dissermos para você que pode existir algo fundamental (e que às vezes passa despercebido) que contribui muito para que os três itens em negrito acima sejam atingidos? Pois é, falamos da Gestão de Contratos.
Para você ter uma ideia, pense nos contratos com seus diversos fornecedores. Imagine que sua empresa perca um prazo de renovação, ou que não tenha analisado com cuidado todas as cláusulas. Em ambos os casos seu negócio corre o risco de ter que arcar com preços mais altos para uma renovação, de sofrer por uma interrupção de serviços ou, ainda, de ser pego de surpresa por alguma letra miúda.
Para evitar que isso aconteça em sua organização, neste artigo chamamos a atenção para o Gerenciamento de Contratos.
O que é Gestão de Contratos?
A Gestão de Contratos trata do processo completo de gerenciamento de contratos, o que significa todo o ciclo de vida dos documentos contratuais (falaremos sobre isso mais adiante). O gerenciamento de contratos afeta muitas áreas dentro de uma organização e pode influenciar significativamente seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.
Além de gerir todo o ciclo de vida de um contrato, ao gerenciar documentos contratuais os responsáveis acompanham o histórico, tendo dados para se basear nas renegociações. Com uma Gestão de Contratos eficaz é possível controlar os prazos de renovações de modo muito mais proativo. Imagine sua empresa perder um cliente porque não ficou atenta ao fim do contrato e deixou de atuar estrategicamente para garantir a renovação? Por isso, observe que o gerenciamento de contratos também exerce influência no caixa do negócio.
A identificação de necessidade de aditivos contratuais é outro fator importante com relação à Gestão de Contratos, garantindo que ambas as partes não sejam prejudicadas. Tenha em mente que, por mais estranho que possa parecer “a gestão de contratos não é mais apenas sobre contratos”. Isso porque cada vez mais empresas lidam com suas operações em um processo contínuo. Nesse processo, dados e informações se alimentam de maneira automática e perfeita, de forma que as partes responsáveis tenham as informações mais atualizadas e relevantes de que precisam.
Exatamente por isso que sua empresa deve estabelecer um ciclo conectado para melhorar relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores e desenvolver com precisão as melhores práticas de negócios. A seguir falaremos sobre esse ciclo, mas entenda que quando cada etapa se alimenta automaticamente, ao passar para a próxima fase do ciclo de vida do contrato a empresa consegue atingir precisão, eficiência, velocidade de receita e satisfação.
Qual é o ciclo de vida de um contrato?
Contract Lifecycle Management (CLM) é o termo em inglês para Gestão do Ciclo de Vida de Contratos. Como comentamos, a gestão de documentos contratuais vai além de simplesmente arquivar um contrato. Ela lida com todo o ciclo de vida, o qual tem início com uma solicitação da empresa.
Na etapa de solicitação o desafio é fazer com que o processo seja o mais simples e intuitivo possível, com a coleta das informações certas para que a documentação apropriada seja definida. Quanto mais preciso for o primeiro passo, menor o risco de práticas fraudulentas que podem fazer com que tudo já comece do jeito errado.
A segunda etapa do ciclo de vida da Gestão de Contratos é a criação do documento propriamente dito. É importante observar que para criar novos contratos, ordens de compra e outros, o ideal é elaborar um ou mais documentos com base em modelos e cláusulas aprovados. Para transações complexas ou arriscadas, contratos são geralmente criados por especialistas.
Em seguida, o contrato passa por aprovação. Empresas costumam ter regras sobre quem deve aprovar cada contrato gerado. Normalmente, essas regras são definidas em uma “delegação de autoridade”, sendo compartilhadas com quem deve estar por dentro do processo.
Na Gestão de Documentos, por exemplo, são inseridas regras em um processo de fluxo de trabalho que somente libera determinado documento quando não há pendências na tarefa de aprovação (e essa aprovação é realizada pelas pessoas certas). É esse mesmo controle que se espera de uma Gestão de Contratos transparente e eficaz.
Na fase da aprovação, é comum que as partes envolvidas negociem os termos de negócios. Sendo assim, as negociações podem cobrir termos comerciais ou legais. Podem, ainda, afetar pessoas diferentes em ambos os lados da transação.
Ao ter tudo acordado e aprovado pelos respectivos responsáveis, vem a etapa de assinatura. Muitos acham que a Gestão de Contratos se encerra aí, pois após assinado o documento é arquivado. Todavia, é fundamental lembrar que uma parte comum do ciclo de vida dos documentos contratuais são as revisões e as alterações. Para isso, deve-se realizar auditorias regulares com o objetivo de verificar que as obrigações estão sendo cumpridas e que o valor acordado está sendo respeitado. Adicionalmente, claro, esse controle é importante para que não se percam prazos e renovações.
Como gerenciar contratos de maneira eficaz?
Falando de uma maneira muito simples: renovações perdidas são oportunidades perdidas de continuar um relacionamento. Isso pode significar perda de receita e sabemos que é algo que sua empresa não quer.
Estar ciente e elaborar um contato bem antes do tempo de renovação mostra o quão importante o relacionamento é para você, constrói confiança e firma lealdade. Por esse motivo, o ideal é automatizar a Gestão de Contratos. Alguns benefícios da automatização incluem:
- Aumento de conformidade;
- Aumento de controle;
- Custos reduzidos de administração;
- Maior segurança;
- Diminuição de riscos; e
- Aumento nas taxas de renovação
Uma vez automatizada, a Gestão de Contratos deixa de ser uma tarefa que consome tempo e passa a ser algo rápido e natural. Ainda, com a automatização, antes mesmo de que um contrato seja solicitado é possível criar um fluxo que possibilita as avaliações de viabilidade na contratação de um serviço, algo essencial especialmente para a área de controladoria.
Resumindo
Uma plataforma capaz de gerenciar o ciclo de vida de contratos simplifica os processos de gerenciamento de documentos contratuais, além de:
- Permitir gerenciar e evitar riscos e problemas de conformidade com fluxos de aprovação;
- Agilizar as negociações;
- Gerar mais receita e com assinaturas eletrônicas; e
- Gerenciar documentos com mais facilidade.
Empresas com visão de futuro recorrem cada vez mais à automatização para mitigar riscos, reduzir custos, e aumentar a lucratividade. A fim de que você entenda o que isso significa, nós, da Neomind, desenvolvemos para o Fusion um acelerador de Gestão de Contratos. Ele permite o gerenciamento de todo o ciclo de criação do contrato (seja novo ou um aditivo). O trâmite contempla todas as áreas envolvidas: jurídica, de compras, administrativa e a própria contratada. Para completar, os documentos gerados ou tramitados são publicados na estrutura do software para Gestão de Documentos.
Se você quiser entender melhor como funciona o acelerador de Gestão de Contratos e de Controladoria (que possibilitará avaliação da viabilidade de contratação de serviços), entre em contato. Esperamos que este artigo tenha sido útil a você. Aproveite que está aqui e veja outros artigos do nosso blog.
