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Crise. Esta palavra está em evidência atualmente e tem afetado organizações de forma direta ou indireta. Há ajustes de todos os tipos em andamento para adequação ao novo cenário macroeconômico. Entretanto, como em todo tempo de ajuste, há oportunidades únicas de reflexão do modelo de hoje, a fim de corrigir os desvios que se acentuam em momentos como o atual.
Em tempo de bonança, as ineficiências e os desperdícios são pouco notados e o resultado positivo acaba por mascará-los. Porém, quando precisamos nos readequar frente a um cenário de recessão, cada transpiração a mais faz a diferença e temos a oportunidade de tratar estes pontos com a atenção e importância devidas. Os que aproveitam este momento com o objetivo de corrigir desvios se tornam mais eficientes e chegam ao fim deste ciclo mais fortes e prontos para um crescimento com solidez.
A automação de processos corporativos é ponto-chave para tornar organizações mais eficientes e competitivas. Isso porque processos desestruturados são focos de ineficiência dentro de uma empresa. A atuação sobre estas características reduz custos operacionais e financeiros e pode gerar ganhos extraordinários mesmo em momento de “crise”.
Por exemplo:
- Quanto pode representar para uma organização, em retorno financeiro, enviar uma cotação a um cliente com sete dias de prazo ao invés de 14?
- Quantos negócios a mais podem ser fechados pelo simples fator de tempo de resposta?
- Qual é o custo na imagem de uma empresa pela demora em atender a uma reclamação de cliente?
- Qual é o preço a ser pago por uma decisão tomada sobre um documento desatualizado ou a falta de um indicador de negócio?
Um jeito interessante de entender os ganhos proporcionados com a automatização de processos é fazendo um paralelo com dois conceitos que surgiram na cadeia logística das empresas de manufatura. Trata-se de “Empurrar” ou “Puxar” a produção.
Havia um padrão na indústria que se utilizava do conceito de “Empurrar”. Este conceito se caracteriza pela produção de um produto baseado em uma demanda prevista, sem levar em conta a demanda real. Portanto, empurra-se a produção até o estoque, esperando-se que o mercado venha a consumir estes produtos.
Após a Segunda Guerra Mundial, o Japão precisou ser competitivo como nação manufatureira, mas o modelo vigente de produção implicava em altos custos de estoques e uso dos recursos de forma ineficiente. Por conta disso, o Japão inovou com o conceito de “Puxar” a produção conforme a demanda real. Nasceu, nesta ocasião, o sistema just in time.
No cenário industrial, o modelo de “Puxar” se mostrou muito mais aderente e competitivo. Contudo, quando o assunto são processos nas organizações, o modelo de “Puxar” gera ineficiência e atrasos. Neste contexto, é preciso substituir a cultura de ter que “Puxar” o processo para andar, pois perde-se muito tempo localizando pessoas, documentos, formulários e indicadores para uma tomada de decisão. Quando não há um processo estruturado, perde-se o histórico e a cada execução podem haver desvios que impedem a continuidade do negócio.
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Por meio da automação de um processo utilizando o conceito de “Empurrar”, as informações necessárias para cada atividade estão em um único ponto de acesso, com todo o histórico e rastreabilidade do negócio. Portanto, a cada etapa concluída o processo é “Empurrado” para o próximo executor, baseado nas regras de negócio estabelecidas. Isso fará com que o processo se torne mais eficiente e proporcione uma mudança de cultura nas pessoas e, consequentemente, nas organizações.
A cada ciclo de execução, com todo o histórico da operação e indicadores, é possível calibrar o fluxo para que se torne cada vez mais ágil e aderente ao negócio, gerenciado em cada processo.
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Por isso, ao invés de “Puxar” a crise para dentro das empresas, é preciso “Empurrá-la” para longe por meio de processos estruturados automatizados.
A Neomind
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