Gestão de processos: a melhor aposta para o varejo

O ramo varejista é competitivo e dinâmico, exigindo excelência nas atividades desempenhadas. Além disso, é marcado por muitas atividades e envolvimento de diversas pessoas em cada ação. Dessa forma, a gestão de processos no varejo é fundamental para o sucesso e pode ser sua maior aliada.

O gerenciamento de processos já é utilizado por empresas das mais variadas indústrias e se provou essencial para ganho de tempo, agilidade, eficiência e segurança. Neste artigo, mostramos como o varejo não foge à regra e também tem muito a ganhar com a gestão de processos.

O que é a gestão de processos?

Gestores e líderes sabem como administrar negócios é uma tarefa complexa, independentemente do tamanho da empresa. Com um universo de detalhes e decisões a serem tomadas, deixar escapar algo (mesmo que pequeno) pode ser decisivo para comprometer os resultados. Para solucionar esse problema, surgiu a gestão de processos.

A gestão de processos se resume em identificar, controlar, monitorar e sistematizar todas as tarefas e tomadas de decisões no dia a dia de uma empresa, de uma forma totalmente didática, suprindo as principais dificuldades de organização e gerenciamento. Com ela, é possível visualizar todos os processos, do início ao fim, além de unir tarefas de todos os setores da empresa como RH, administração, marketing, gerência e produção.

Essa metodologia é por muitos chamada de BPM, sendo a sigla de Business Process Management, em português, Gerenciamento de Processos de Negócio. Seu principal foco é buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos empresariais.

Entendendo na prática

Digamos que o RH da empresa queira solicitar uma contratação. Ao invés de ir até o gerente e pedir uma autorização, a solicitação pode ser efetuada do lugar em que a pessoa quiser, até mesmo de Home Office. A solicitação seguirá o fluxo predefinido, levando em anexo todos os documentos da primeira etapa, e passará pelo aprovador da contratação. Será o aprovador que permitirá ou não a contratação, fazendo com que o RH receba o retorno final da decisão.

Um outro exemplo da utilização da gestão de processos no varejo é o recebimento de mercadorias, uma atividade extremamente importante para o setor. A falta de conferências gera perdas financeiras, rupturas etc. Com o BPM, registrar a entrada de mercadorias é uma tarefa prática, na qual as etapas são padronizadas, o que garante que nenhum produto deixe de ser registrado.

A logística de compra e transferência de produtos ou equipamentos também é facilitada com a gestão de processos no varejo. Uma solicitação é efetuada rapidamente, sem inúmeros telefonemas informais ou dificuldades.

Isso tudo é feito de forma simples, ágil e pouco burocrática, além de documentar e assegurar todas as decisões. Daqui a 10 anos será possível voltar naquele processo e saber onde, por que e por quem alguma atividade foi realizada, sem perder nenhum detalhe.

Por que devo utilizar a gestão de processos no varejo?

Agora que você já sabe o que é a gestão de processos, saberá o porquê utilizá-la no seu empreendimento de varejo.

Agilidade

A gestão de processos no varejo (e em qualquer outro segmento) se destaca por economizar tempo e agilizar atividades diárias desempenhadas pela empresa. Para o setor varejista isso é ainda mais importante, pois pequenas atividades são repetidas diversas vezes, como vendas, solicitação de compras, trocas, pagamentos, entre outras.

Com isso, é perfeitamente possível identificar redundâncias, etapas desnecessárias e perdas de desempenho. Além disso, os processos são simplificados, agilizados, padronizados e documentados, fazendo com que o tempo gasto com tomadas de decisões seja reduzido drasticamente, algo muito importante em um universo onde o tempo é o produto mais caro no mercado.

Controle de discussões

Varejistas comumente se deparam com discussões, como por exemplo: “Quem tomou essa decisão?”, “Por quê?”, “Quando?”, “Eu não disse isso” e uma lista infinita de imprecisões de tarefas. Com o gerenciador de processos todas essas incertezas serão sanadas. Isso se deve ao fato de documentar cada aspecto de decisão realizada, sendo ela especificada e rastreável a qualquer instante e etapa. Através disso, longas e desgastantes discussões são evitadas, além de seu custoso tempo.

Controle de tarefas

Todos os usuários do sistema terão como consultar tarefas pendentes ou concluídas, assim como sua linha do tempo. Como resultado disso, funcionários permanecem alinhados com suas funções e a comunicação e colaboração são facilitadas.

Além disso, a gestão de processos no varejo permite ao gestor projetar e acompanhar a produtividade de processos e colaboradores. Desse modo, erros podem ser evitados previamente, o que é fundamental para a prospecção de qualquer empresa.

Segurança

Não é novidade que a tomada de decisões estratégicas faz parte do dia a dia do universo corporativo. Executivos e líderes precisam escolher o melhor caminho para a organização seguir. Para que as escolhas não sejam equivocadas, além de planejamento é preciso pensar de maneira estratégica, estruturada e supervisionada.

A gestão de processos no varejo, por meio do BPM, funciona como um “radar de falhas”, visto que todas as decisões serão perfeitamente arquitetadas, auxiliando para que seu empreendimento alcance o topo mais alto do sucesso e garantindo que nenhuma decisão passará despercebida, causando indubitáveis danos.

Todas essas informações, negociações e tarefas poderão ser consultadas a qualquer momento, gerando concisão nos processos que são realizados. Isso assegura o gestor que sua empresa sempre permanecerá segura e livre de inconsistências.

Conclusão

A tecnologia vem avançando e mudando a forma como realizamos tarefas, além de mudar nossa perspectiva do mundo, e nos negócios varejistas não se faz diferente. Instalar uma tecnologia poderosa como a gestão de processos é essencial para trilhar um caminho de sucesso e manter-se competitivo, direcionando e filtrando os seus esforços, disciplina fundamental em uma época em que tudo se resume a tempo e documentação.

Agora que você conhece a gestão de processos no varejo e alguns de seus benefícios, ficou com vontade de aplicá-la em seu varejo e impulsionar seus resultados? O Fusion Platform oferece uma ferramenta BPM que garantirá uma ótima experiência com seus processos. Então não perca tempo e experimente a ferramenta agora mesmo!