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A Gestão de Riscos é fundamental para o mundo dinâmico dos negócios nos dias de hoje. As empresas enfrentam, constantemente, uma série de desafios que podem afetar seus objetivos e sua sustentabilidade a longo prazo.
Essa gestão emerge como uma ferramenta vital para proteger os interesses e impulsionar o sucesso das empresas.
O recente lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform promete revolucionar a maneira como as organizações de todos os tamanhos e tipos lidam com riscos potenciais.
Confira mais sobre esse novo recurso e como obter uma série de vantagens significativas.
O que abrange o novo módulo de Gestão de Riscos?
Uma das características fundamentais do novo módulo é sua capacidade de ajudar as organizações a identificar e avaliar uma ampla gama de riscos que podem afetar seus objetivos.
Desde riscos operacionais até questões financeiras, legais, de conformidade e segurança da informação, o módulo proporciona uma visão abrangente das ameaças que uma organização pode enfrentar.
Após a sua identificação, o módulo facilita a avaliação da probabilidade e do impacto de cada um deles. Essa avaliação permite que as organizações priorizem seus esforços e aloquem recursos de forma eficaz, concentrando-se nos itens mais críticos e urgentes.
Em um ambiente empresarial cada vez mais complexo e volátil, essa gestão se torna uma peça fundamental para o sucesso organizacional.
O novo módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform capacita as organizações a enfrentarem os desafios com confiança, aproveitando as oportunidades e protegendo seus interesses de maneira eficaz.
Ao integrar a identificação, avaliação, mitigação e monitoramento das ameaças em uma plataforma única e poderosa, o módulo oferece uma abordagem abrangente e proativa para a Gestão de Riscos, ajudando as organizações a alcançarem novos patamares de eficiência e resiliência.
O módulo de Gestão de Riscos do Fusion Platform
Para se familiarizar com a solução, a primeira ação é acessar a aba “Gerenciar Contextos” na tela inicial do Fusion Platform.
Nesse ambiente é possível acompanhar e estabelecer um contexto para gerenciar os riscos específicos de processos, questões ou projetos. Métodos de gestão de riscos distintos podem ser criados para cada contexto conforme exigido.
Para iniciar um novo contexto, basta clicar no botão “Novo”. Na tela seguinte, será necessário incluir o contexto desse risco. Para isso, insira informações sobre:
- Nome: Nome do contexto. Este campo é obrigatório e permite até 255 caracteres;
- Descrição: Uma breve orientação sobre o uso do contexto. O preenchimento é opcional e permite até 2000 caracteres.
Ao clicar em “Salvar”, uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o contexto foi criado com sucesso. A partir desse momento, sempre que acessar “Gerenciar Contextos”, esse risco estará listado.
Depois de configurar os contextos necessários, você pode criar novas categorias e riscos, associando-os ao contexto criado. Para isso, acesse “Configurações de Categoria”, e “Contextos”, a seguir inclua os dados e definições pertinentes, como os responsáveis pela tarefa.
Também será necessário cadastrar um tipo de risco. Ao clicar em “Gerenciar Tipos de Riscos” no canto esquerdo da tela, o Fusion Platform irá apresentar uma lista de tipos pré-definidos.
Dentre as possibilidades estão os riscos: ambiental, financeiro, mercado, operacional, saúde, segurança, tecnológico, entre outros.
Mesmo que essa lista consiga cobrir várias áreas da organização, poderá ser editada ou excluída, conforme necessidade. Além disso, o usuário pode criar novos tipos, basta clicar em “Novo” e definir informações como o nome do tipo de risco e a descrição.
Ao clicar na mensagem de confirmação, o novo tipo de risco será adicionado às possibilidades.
Gerenciamento dos Riscos
Para iniciar a Gestão de Riscos, é preciso identificar quais ameaças já são existentes na organização e analisar alternativas possíveis para solucioná-los.
Essa abordagem leva em consideração recursos disponíveis, prazos, custos envolvidos e, em alguns casos, acompanhar as ações regularmente.
Listagem dos Riscos
Na Central de Riscos, cada item é indicado por um código e um nome. As informações são apresentadas em forma de lista, e cada elemento pode ser visualizado ou editado por usuários responsáveis que foram indicados na configuração do contexto do risco.
Logo abaixo do código e do nome, é apresentado o contexto relacionado a esse risco em potencial.
Além disso, o card do risco também inclui um botão de ação. Esse botão direciona o usuário para a edição, permitindo o preenchimento das informações necessárias.
O botão sempre exibirá o nome da próxima etapa a ser realizada. Por exemplo, se o risco foi preenchido até a etapa de Identificação, o botão será rotulado como “Analisar”; se estiver na etapa de Análise, será “Avaliar”; e durante a reavaliação, o botão permanecerá como “Reavaliar”.
Configurando Categorias
Outro ponto importante da Central de Riscos é a possibilidade de criar uma lista de categorias para estruturar a plataforma de acordo com as necessidades da organização.
Por serem personalizadas, podem ser segmentadas pelas cidades das unidades, por áreas funcionais ou como a empresa preferir categorizar.
Existem casos em que, após criar as categorias, não será possível adicionar riscos a elas. Isso acontece quando:
- A categoria não tem nenhum contexto cadastrado. Nesse caso, é necessário cadastrar um contexto dentro da categoria, o que pode ser feito a qualquer momento pelo usuário responsável;
- O usuário logado não é responsável por nenhum contexto dentro da categoria criada. Mesmo usuários responsáveis pela categoria não podem adicionar riscos se não forem responsáveis por algum contexto.
As categorias podem ser organizadas em subcategorias, criando uma hierarquia de até três níveis.
Para adicionar uma subcategoria, basta selecionar a categoria desejada, clicar no ícone de edição e no ícone “Criar subcategoria” e preencher as informações necessárias em “Configurações de Categoria”, na opção “Dados”.
Configuração dos Dados
Na primeira aba, intitulada “Dados”, encontraremos três campos a serem preenchidos:
- Nome: Insira um nome para a categoria (limite de 64 caracteres). Campo obrigatório;
- Responsáveis: Selecione grupos, papéis ou usuários responsáveis pela categoria. Eles terão permissão para editar e configurar Contextos e Responsáveis;
- Descrição: Insira uma descrição para a categoria (limite de 2000 caracteres). Campo opcional.
Configuração dos Contextos no módulo de Gestão de Riscos:
Após definir o nome da categoria e seus Responsáveis, é possível criar um ou mais Contextos. É importante notar que uma categoria pode ser salva sem ter um Contexto, mas é necessário ter pelo menos um para criar novos riscos.
Os Contextos podem ter responsáveis designados e incluir Usuários de Consulta. Clique em “Adicionar contexto” para configurar um contexto.
Nesse momento, alguns campos serão apresentados para preenchimento:
- Contexto: item obrigatório e algumas sugestões de contextos são exibidas ao digitar algumas palavras. Para sua configuração, é necessário que previamente tenha sido criado o módulo Gerenciar Contextos.
Após selecionar um contexto, pode-se definir a frequência de reavaliação dos riscos associados.
Os responsáveis desempenham um papel fundamental na supervisão e gerenciamento dos riscos, enquanto os usuários de consulta acompanham o status dos riscos, contribuindo para uma gestão mais robusta.
Essas definições são cruciais para promover uma cultura de gestão de riscos eficaz e colaborativa.
Após salvar um contexto, suas informações serão exibidas na tela, incluindo detalhes sobre responsáveis, frequência de reavaliação e usuários de consulta.
Apetite de Risco
A configuração do Apetite de Risco é o último passo na configuração da categoria. Ela é crucial para definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, assim como as ações a serem tomadas em cada cenário.
O Apetite de Risco funciona como um guia que estabelece os limites em que a empresa está disposta a operar, considerando a probabilidade e o impacto dos riscos.
Ao configurá-lo, você pode definir os níveis de probabilidade e impacto, e especificar as ações a serem tomadas em cada cenário.
O sistema já possui configurações padrão para ações como “Reter”, “Mitigar” e “Evitar”, mas você pode personalizar esses quadrantes conforme necessário. A personalização para a gestão de riscos pode ser feita clicando no quadrante desejado e selecionando a opção desejada.
Se a sua estratégia de gestão de riscos for única e exigir uma abordagem diferente, personalize as configurações para refletir essa abordagem, incluindo a possibilidade de alterar as nomenclaturas de probabilidade e impacto.
As configurações de Probabilidade e Impacto definidas na categoria servirão como referência para a criação de riscos.
O Apetite de Risco tem um efeito significativo no monitoramento contínuo de riscos, orientando as decisões de gestão e priorização de recursos.
Por exemplo, se a probabilidade de um novo produto falhar no mercado for “alta” e o impacto financeiro “muito alto”, a ação recomendada pode ser “Evitar” seu lançamento.
Essa ferramenta permite à empresa definir limites de tolerância ao risco e tomar decisões informadas. Após configurado, basta clicar em “Salvar” para criar a nova categoria.
Configurando um novo risco no módulo de Gestão de Riscos
Após criar e configurar uma nova categoria, o próximo passo é criar um novo risco. Volte à Central de Risco e clique no botão “Novo risco” no canto superior direito da tela.
No processo de cadastro de um risco, há as etapas de: identificação, análise, avaliação de gravidade e impacto, e planejamento estratégico.
Etapa Identificar no módulo de Gestão de Riscos
Esta fase é essencial para configurar o risco de maneira completa. Para começar, preencha todos os campos relacionados ao risco, assegurando a inclusão de informações essenciais, como:
- Nome: Identificação do risco (obrigatório, até 255 caracteres);
- Código: Valor único, não editável (sequencial);
- Descrição: Descrição do risco (opcional, até 2000 caracteres);
- Contexto: Seleção de contexto (obrigatório, autocompletar);
- Tipo de Risco: Seleção do tipo de risco (obrigatório, autocompletar);
- Origem: Indicação da origem do risco (interna ou externa).
Após preencher todos os campos necessários, avance para a próxima etapa ou salve e preencha as etapas seguintes posteriormente.
A realização da análise SWOT auxilia na compreensão dos processos e identificação de possíveis ameaças.
Etapa Analisar no módulo de Gestão de Riscos
Após identificar um risco, é essencial analisar suas causas e consequências.
Por exemplo, a falta de mão de obra pode ser causada pela rápida expansão do mercado, sobrecarregando os funcionários e levando a atrasos nas entregas e queda na qualidade do serviço. Isso pode resultar na perda de clientes e oportunidades de negócio, prejudicando a reputação da empresa.
Portanto, uma análise minuciosa é essencial para implementar medidas eficazes de prevenção e mitigação.
Clique na aba “Analisar” e descreva as causas e consequências desse risco. Os campos são obrigatórios e têm um limite de 100.000 caracteres.
Após preencher todos os itens necessários nesta etapa, avance para a próxima etapa ou salve o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Etapa Avaliar no módulo de Gestão de Riscos
Na fase de Avaliação, é necessário preencher os campos de Probabilidade e Impacto, ambos obrigatórios e do tipo selecionável. Os valores desses campos são especificados nas configurações da categoria.
- Probabilidade: Indique a chance de o risco ocorrer, com opções padrão como: Muito baixa, Baixa, Média, Alta e Muito alta, ajustáveis nas configurações da categoria;
- Impacto: Descreva o efeito do risco na empresa, com opções padrão como: Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto, ajustáveis nas configurações da categoria.
Após selecionar as opções adequadas, o sistema determinará a ação necessária para o risco: Reter, Mitigar ou Evitar.
Após preencher todos os campos necessários nesta etapa, clique em avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as etapas seguintes posteriormente.
Etapa Planejar no módulo de Gestão de Riscos
Essa etapa não é obrigatória. Portanto, é possível avançar normalmente sem a necessidade de cadastrar nenhum plano de ação.
No entanto, as ações podem ser realizadas para contribuir com um monitoramento adequado e eficaz dos riscos.
Para iniciar a implementação das ações que irão orientar a gestão deste risco, basta clicar no botão “Nova Ação”, localizado no canto superior direito da tela. Isso abrirá uma nova janela para preencher os campos obrigatórios.
O plano de ação segue o método 5w2h. Ou seja, deve ser delimitado quem, o quê, como, por quê, onde, até quando, custo e tipo de ação.
Assim que concluir a configuração deste novo risco, o plano de ação será criado e estará pronto para ser iniciado, caso o risco já tenha sido salvo anteriormente. Caso contrário, será necessário salvá-lo para iniciar o plano de ação.
Etapa Anexos no módulo de Gestão de Riscos
Os anexos se referem a qualquer tipo de arquivo que pode ser adicionado ao novo risco, e fica disponível em qualquer etapa do processo. Essa alternativa oferece vantagens significativas para o gerenciamento de riscos.
Por exemplo, ao lidar com o risco de uma expansão repentina do mercado, anexar documentos relevantes, como relatórios de análise de mercado, pode fornecer contexto valioso para a tomada de decisões sobre estratégias de mitigação.
Além disso, anexos de documentos são capazes de garantir a conformidade com políticas e procedimentos, ajudando a empresa a alinhar suas atividades com as práticas recomendadas.
A possibilidade de compartilhar informações eficientemente entre membros da equipe e utilizar os arquivos anexados como evidências em auditorias também são benefícios importantes.
Manter um histórico completo de documentos anexados permite rastreamento das atividades relacionadas ao risco ao longo do tempo.
Anexar arquivos enriquece o processo de tomada de decisão, promove a colaboração, garante conformidade e transparência, e fornece histórico completo das atividades relacionadas ao risco.
Para anexar um documento, basta clicar no botão “Novo anexo” no canto superior direito da tela. Em seguida, é só selecionar um arquivo em seu dispositivo local ou arrastá-lo para a janela.
O anexo é a etapa final da criação do novo risco. Ao retornar à Central de Riscos, o item que foi criado será exibido na categoria correspondente.
Com o novo risco criado, é possível editá-lo, visualizá-lo ou removê-lo do sistema. E, também, pode ser reavaliado, permitindo que o plano de ação seja revisado e analisado repetidamente, gerando um histórico a cada revisão.
Após o risco ser salvo pela primeira vez, a etapa Avaliar se transformará em Reavaliar. Para reavaliar uma ação, basta clicar em “Reavaliar”.
Etapa Reavaliar no módulo de Gestão de Riscos
Esta é a última fase do risco, destinada ao acompanhamento regular dos riscos identificados, detectando possíveis mudanças e avaliando a eficácia das medidas de tratamento implementadas.
Ao clicar sobre “Reavaliar”, serão exibidas opções para avaliar o impacto e as probabilidades desse risco acontecer. Assim, no canto esquerdo da tela, tem-se:
- Probabilidade e Impacto: Funcionam da mesma forma que na etapa de Avaliação. Na primeira visita, serão preenchidos com as opções definidas anteriormente. Nas visitas subsequentes, mostrarão os últimos valores salvos na própria fase de Reavaliação. Conforme esses valores, o quadrante é automaticamente ajustado;
- Próxima etapa: Campo obrigatório e selecionável. Permite definir a ação ao salvar o risco. “Manter em reavaliação” mantém o risco aberto e editável, após salvar, o campo é limpo para nova avaliação. “Encerrar risco” finaliza-o, tornando-o inalterável;
- Justificativa: Campo obrigatório, com limite de 2000 caracteres. Deve-se justificar as mudanças no risco, não apenas nesta fase, mas em todas as anteriores. Após salvar, o campo é limpo para nova avaliação;
- Histórico de Avaliações: Armazena informações de cada nova avaliação dos riscos e as decisões tomadas. Inclui dados do usuário, data e campos preenchidos. O primeiro registro é da etapa de Avaliação, onde os campos “Próxima Etapa” e “Justificativa” permanecem vazios, pois não são preenchidos.
Encerrar Risco no módulo de Gestão de Riscos
O risco é concluído quando não é mais uma ameaça significativa ou quando as medidas de mitigação foram eficazes em reduzi-lo ou eliminá-lo. Isso ocorre durante a etapa de Reavaliação, ao selecionar “Encerrar risco” na opção “Próxima etapa”.
Ao clicar em “Concluir”, o risco será finalizado. A ausência de um plano de ação será exibida como um campo não editável na visualização da etapa Planejar.
Processo de Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Apenas identificar um risco não é o suficiente para que o negócio seja saudável e possa encarar o mercado competitivo.
Pensando nisso, a Neomind criou no Fusion Platform recurso para que seja possível elaborar um plano de ação para conter e reverter esse risco em oportunidade.
Assim, o processo começa na etapa de Planejamento do registro de riscos, através da tabela de Plano de Ação.
Apenas os responsáveis pelo risco podem iniciar o processo, configurados na categoria à qual o risco está vinculado, dentro do contexto atribuído.
Em termos mais detalhados, ao criar uma categoria, é necessário especificar os contextos associados a ela.
Cada contexto tem seus próprios responsáveis, que serão os gestores de riscos na categoria correspondente. Eles terão autoridade para criar, iniciar e cancelar os Planos de Ação nesta etapa do registro de riscos.
Para iniciar o procedimento, pressione o botão “Iniciar”. O usuário responsável que inicia o processo do plano de ação é designado como o solicitante desse processo em particular.
Especificando o Plano de Ação no módulo de Gestão de Riscos
Os dados inseridos nos campos do Plano de Ação são transferidos para a primeira etapa do fluxo, utilizando campos correspondentes. Isso envia automaticamente a primeira atividade, e o fluxo prossegue para a segunda etapa, destinada ao executor.
O executor é determinado pelo usuário indicado no campo “Quem?” durante o preenchimento do Plano de Ação.
Os gestores do processo incluem todos os usuários responsáveis pelo risco na categoria/contexto.
Os usuários de consulta são aqueles designados para consultar o risco nessa categoria/contexto. Ao pressionar “Iniciar”, o status muda para “Em execução”, sinalizando que o plano de ação está ativo.
Após iniciar o processo, uma tarefa é automaticamente atribuída e encaminhada à pessoa que foi definida como “Quem” no plano de ação.
Essa tarefa estará disponível na Central de Tarefas do usuário que deverá clicar em “Executar Ação” para acessá-la.
Na próxima tela, o usuário poderá conferir as informações desse risco, assim como, poderá detalhar as ações que foram realizadas.
A opção de “Executar tarefa?” é um campo obrigatório e que irá determinar as ações que serão desencadeadas. Caso seja selecionado “Sim”, será preciso descrever as ações realizadas. Para a opção “Não”, deverá ser preenchido os motivos que fizeram essa tarefa não ser executada.
Após preencher os detalhes, basta clicar em “Enviar” que uma mensagem confirmará a conclusão do processo e a execução bem-sucedida da tarefa. Lembrando que o autor do processo receberá uma notificação informando que o processo foi executado.
Painel de Riscos
O Painel de Riscos é uma ferramenta disponível para usuários com permissões de Gestão de Riscos. Oferece uma visão geral das informações dos riscos aos quais o usuário tem acesso, com permissão de edição ou visualização. O acesso é restrito aos riscos específicos para os quais o usuário tem permissões atribuídas.
Ao optar por essa funcionalidade, o usuário será redirecionado para o Painel de Riscos, onde terá acesso a diversos aspectos e informações sobre os riscos pertinentes ao seu perfil e permissões.
Ao abrir o Painel pela primeira vez, os valores serão exibidos como zerados, pois ainda não há dados cadastrados. Após a primeira visita ao Painel de Riscos, os usuários terão acesso a uma visão geral dos riscos na organização.
Essa síntese abrange os riscos ativos, em reavaliação e encerrados. A função oferece uma rápida compreensão do panorama de riscos, destacando áreas de preocupação, tendências emergentes e progresso na mitigação.
Com essa visão geral, gestores e tomadores de decisão podem agir proativamente na gestão de riscos para proteger os interesses da organização.
Usando filtros de visualização
Os usuários podem usar filtros por critérios como período, categoria, contexto e tipo, tornando a localização mais fácil. Para isso, basta clicar em “Filtrar”, abrindo uma janela com os campos disponíveis para filtragem.
Os filtros do Painel de Riscos incluem:
- Período: dois campos de data permitem inserir o período dos riscos, especificando a data de início e de término;
- Categoria: seleção está limitada a categorias ou subcategorias das quais o usuário é responsável ou está associado a algum contexto dentro delas;
- Contexto: são exibidos somente após a seleção de uma categoria, mostrando apenas as opções para as quais o usuário é responsável;
- Tipo de Risco: as opções são apresentadas após a seleção de uma categoria, mostrando todos os tipos existentes.
Os campos “Período” e “Categoria” são essenciais para a filtragem do Painel de Riscos, sendo obrigatórios. Ou seja, não é possível gerar o painel sem preencher esses campos.
Após clicar em “Aplicar”, o status dos riscos será exibido na tela. Caso queira remover os filtros aplicados, basta usar a opção “Limpar”.
Após aplicar um filtro, ele será automaticamente salvo. Quando o usuário retornar ao Painel de Riscos, o último filtro utilizado estará aplicado.
Na parte inferior da tela, os usuários podem visualizar os contadores de Riscos:
- Ativos: incluem aqueles em qualquer etapa, desde Identificar até Reavaliar;
- Encerrados: são os que já foram concluídos;
- Para Reavaliar: são exclusivamente os que estão na etapa de Reavaliar, monitorando para evitar ocorrências.
Mapa de Calor dos Riscos
No Mapa de Calor, é possível visualizar a relação Probabilidade x Impacto de todos os riscos filtrados, com o número total em cada quadrante.
A posição de um risco no mapa é baseada na sua situação atual, considerando a última reavaliação. Clicando em um quadrante ou contador, o usuário é redirecionado para a categoria correspondente, onde encontra informações detalhadas sobre o risco.
Em relação a lista de como os itens são apresentados, a ordem permanece conforme configurada na Central de Riscos. O filtro, por sua vez, segue as definições estabelecidas no Painel de Riscos.
Por que é fundamental executar a gestão de riscos?
A gestão de riscos é uma peça crucial no cenário empresarial atual, onde desafios variados podem afetar a continuidade e o sucesso das organizações.
Com o lançamento do módulo de Gestão de Riscos no Fusion Platform, uma série de vantagens significativas se apresenta para empresas de todos os portes e setores.
Como você pode perceber, esse novo recurso oferece uma abordagem abrangente para identificar, avaliar, mitigar e monitorar riscos. É capaz de capacitar as organizações para enfrentar desafios com confiança e a aproveitar oportunidades com segurança.
A funcionalidade do Painel de Riscos fornece uma visão instantânea do panorama de riscos da organização, permitindo que gestores identifiquem áreas de preocupação, monitorem tendências e avaliem o progresso na mitigação ao longo do tempo.
Com filtros específicos, os usuários podem localizar facilmente os riscos mais relevantes, enquanto os contadores fornecem uma visão geral dos riscos ativos, encerrados e para reavaliar.
Por fim, a integração da identificação de riscos, avaliação de impacto e planejamento estratégico em uma plataforma única e poderosa oferece às organizações uma ferramenta robusta para gerenciá-los de maneira eficaz, promovendo uma cultura de gestão de riscos colaborativa e proativa.
Que tal iniciar a gestão de riscos da sua empresa hoje mesmo? Experimente o Fusion Platform e esteja preparado para alcançar novos patamares de eficiência e resiliência em um ambiente empresarial em constante evolução.
