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Quando ouvimos falar em ECM e/ou GED, conhecidos mundialmente por Gestão de Conteúdo Empresarial e Gestão Eletrônica de Documentos respectivamente, é comum nos depararmos com termos que muitas vezes não conhecemos, afinal, como todo segmento de negócio tem seu vocabulário específico, na Gestão de Conteúdo isso não é diferente.
Para ajudá-lo a desvendar o universo do ECM e do GED elaboramos um glossário contendo os principais termos dos dois temas e alguns específicos que utilizamos no Fusion Platform. Confira, então, nosso Glossário de ECM e GED.
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Assinatura Digital: refere-se ao método de autenticação de informação digital, tipicamente tratada como substituta à assinatura física, já que elimina a necessidade de ter uma versão em papel do documento que necessita ser assinado.
Assinatura Eletrônica: refere-se a qualquer mecanismo eletrônico, não necessariamente criptográfico, para identificar alguém, seja por meio de escaneamento de uma assinatura, identificação por uma impressão digital ou uma simples escrita do nome completo para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica.
Association for Information and Image Management (AIIM): entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.
Autenticidade: credibilidade de um arquivo enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser realmente o que ele diz ser. É também a garantia de que ele está livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
Autoridade Certificadora (AC): organização que emite certificados digitais obedecendo as práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). Neste post falamos um pouco sobre isso.
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Base de dados: repositório de informação que armazena um conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, administrados geralmente por um sistema gerenciador de banco de dados (do inglês Data Base Management System).
Business Process Management (BPM): solução que busca otimizar o gerenciamento de processos de negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios com foco no potencial dos resultados das empresas por intermédio da melhoria contínua dos processos de negócio.
Business to Business (B2B): processo estruturado que visa a troca de informações entre parceiros comerciais por meio de redes privadas ou da Internet, com o objetivo de criar e transformar as relações de negócios.
Business to Consumer (B2C): transação comercial efetiva entre a empresa produtora, vendedora ou prestadora de um serviço e o consumidor final, muitas vezes através de uma plataforma de E-Commerce.
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Certificação digital: atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. O “reconhecimento” é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.
Certificado digital: conjunto de dados gerados por uma autoridade certificadora que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.
Controle de versão (Versionamento): procedimentos para identificar alterações e as sequências de diferentes versões de um documento.
Criptografia: conjunto de técnicas estudadas e desenvolvidas para proteger uma informação, seja um arquivo, documento, imagem, mensagem ou qualquer outro dado, de modo que apenas o emissor, receptor ou usuários autorizados consigam compreendê-las.
Customer Relationship Management (CRM): conjunto de ferramentas para gerenciar o relacionamento entre empresa e consumidor, buscando um aumento significativo nas vendas, rastreamento de informações de clientes, criação de relatórios sobre esses dados, entre outros.
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Data Warehouse: repositório de dados digitais utilizado para armazenar informações relativas a uma empresa, criando e organizando relatórios através de históricos que podem ser utilizados posteriormente para mineração de dados.
Document Management (DM): gerenciamento de documentos é a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações, autoria, revisão, controle de versão, datas, segurança, buscas inteligentes, check-in e check-out de documentos, controle de cópias, entre outros.
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Enterprise Content Management (ECM): conjunto de tecnologias utilizadas para gestão do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Para saber mais, leia este artigo.
Extensible Markup Language (XML): linguagem de marcação que tem um padrão simples para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. Enquanto o HTML é uma linguagem de marcação para organizar e formatar um website, o XML segue o mesmo conceito, mas para padronizar uma sequência de dados com o objetivo de organizar, separar o conteúdo e integrá-lo com outras linguagens.
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Forms Processing: processamento de formulários é a tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e o OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
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Indexação: definição de atributos específicos de um documento, possibilitando uma maior eficiência e agilidade no gerenciamento e no controle das informações, identificando a tipologia documental e criando e aplicando um plano de classificação.
Intelligent Character Recognition (ICR): o reconhecimento inteligente de caracteres é uma forma avançada do OCR. Inclui a capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.
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Knowledge Management: a Gestão do Conhecimento é o nome dado ao conjunto de tecnologias e processos que somam seus métodos e ferramentas de software, permitindo assim identificar os conhecimentos e apoiar a criação, a transferência e a aplicação dos conhecimentos na empresa.
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Marca d’água digital: marca que serve para distinguir um arquivo digital alterado de sua versão original, utilizando técnicas que consistem em inserir no arquivo uma “mensagem” que pode estar oculta ou não. As marcas d’água imprimem no mapa de bits de um arquivo um desenho complexo que pode estar visível ou invisível, e que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algorítmo e de uma chave protegida.
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Optical Character Recognition (OCR): tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Por meio do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. Para saber mais, confira este post.
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Public Key Infrastructure (PKI): sistema de recursos, políticas, e serviços que suportam a utilização de criptografia de chave pública para autenticar as partes envolvidas na transação.
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Supply Chain Management (SCM): sistema de Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos no qual as organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores em uma rede de organizações interligadas. Seu maior objetivo é o de poder ajudar empresas a alcançarem melhores padrões de competitividade.
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Web Content Management (WCM): sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, como acesso e publicação.
Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.
Workflow (Fluxo de trabalho): sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos e permitindo que eles possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.
Quer saber mais?
Com o Glossário de ECM e GED em mãos, esperamos que seja mais fácil para você entender o linguajar do universo da Gestão de Conteúdo Empresarial. Caso queira conhecer mais sobre o tema, acesse nossos artigos:
- O que a Gestão de Documentos faz pela sua empresa: da organização do fluxo de trabalho ao ambiente paperless
- Como a Gestão de Documentos auxilia sua empresa na auditoria?
- GED e ECM: existem reais diferenças ou são apenas terminologias?
Confira também os benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos neste vídeo. Assista!
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Referências:
GED, Dartmouth, AIIM
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