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A documentação de processos é uma ferramenta essencial para que as companhias possam manter a consistência, transparência e eficiência em suas operações.
Pense por um instante, um novo colaborador tem conhecimento sobre os detalhes do processo? Tem um documento para entender o que deve fazer ou quais procedimentos a serem seguidos? E mais, sabe quais departamentos e responsáveis estão relacionados?
Quando a companhia cria um documento interno especificando as atividades e etapas, fornece informações essenciais. Essa riqueza de detalhes explica, do início ao fim, como realizar uma tarefa.
Mas, o que eu preciso para documentar os processos? Confira tudo neste guia passo a passo.
O que é a documentação de processos?
A documentação de processos é a formalização e explicação detalhada das tarefas e etapas necessárias para implementar e executar um processo.
Trata-se de um conjunto de informações, que serve como guia para que os colaboradores tirem suas dúvidas, considerando as etapas, responsáveis, recursos e demais informações que descrevem como um fluxo de atividade devem ser executadas dentro da organização.
Esses documentos são úteis tanto para processos já existentes, como para incluir e monitorar o progresso de novos processos. Da mesma forma, abrange processos simples aos mais complexos.
A documentação de processos amplia a visão de quantas tarefas paralelas e simultâneas acontecem na companhia. Também possibilita entender quais atividades irrelevantes podem ser removidas para aumentar a produtividade.
Cada companhia pode adotar a metodologia que preferir para a documentação de processos. Assim, esse arquivo pode assumir a configuração de uma lista de verificação, fluxogramas, manuais de treinamento, tutoriais, instruções de trabalho, entre outros.
Para se aprofundar no tema, recomendamos que você confira o nosso infográfico sobre documentação de processos.
Documentação e mapeamento de processos são a mesma coisa?
Embora haja muita semelhança e conceitos relacionados, a documentação e o mapeamento de processos possuem propósitos diferentes.
A documentação de processos registra as informações e detalhes dos processos. É um guia completo para execução consistente e eficiente, considerando etapas, procedimentos, responsabilidades, recursos, instruções, formulários, polícias relacionadas e demais aspectos.
Já o mapeamento de processos tem como foco a representação visual ou diagramação de como o fluxo de atividades acontece. Assim, apresenta as etapas, decisões, fluxo de informações e interações entre os elementos em uma visão mais ampla e holística.
Embora tenham suas particularidades, as duas ferramentas são essenciais para o gerenciamento e eficiência de uma organização.
Guia para criar um documento de processos
Agora que você já entendeu o conceito, é hora de entender, na prática, como criar esse documento:
1. Identifique o processo que será documentado
Ao implementar essa metodologia em sua companhia, é importante estipular qual será o primeiro processo a ser documentado.
Faça uma lista de todos os processos potenciais considerando os mais críticos, operacionais, administrativos, fluxos de trabalho específicos, entre outros.
Assim que definida, crie um pequeno esboço sobre as informações pertinentes à realização dessas atividades elencando participantes, cronograma, prioridades, e demais informações.
Quanto mais claro for este levantamento, mais detalhado será o documento, e mais compreensível aos envolvidos.
2. Determine os objetivos e o tipo de documentação
A segunda etapa é entender os motivos desse processo existir, quais são seus objetivos e se está relacionado diretamente a razão de ser da companhia.
Esse esclarecimento fornece entendimento sobre como as atividades se relacionam e compreensão sobre até onde vai cada uma das responsabilidades.
Como mencionamos, há diversos tipos de documento, ao estabelecer os objetivos e ter um escopo, será simples definir como organizar o conteúdo.
Um processo complexo, por exemplo, é mais facilmente explicado adotando um diagrama de fluxo. Enquanto que um processo simples pode ser documentado em um checklist.
Nessa etapa também deve ser estipulado se o documento será dividido em seções, capítulos, por área, departamento, níveis hierárquicos, sequência lógica, entre outras.
3. Indique os limites do processo
Muitos fluxos de atividade interagem com outras tarefas e equipes. Por isso, é importante delimitar o que cada um deve realizar. Essa limitação será importante para definir as ações que desencadeiam o início e término desse processo específico.
Quando essas fronteiras são delimitadas, se estabelece as diretrizes para interligar processos distintos.
4. Identifique as entradas e saídas do processo
Paralelo aos limites, elenque o que é necessário para que esse processo comece e termine. Não apenas as ações, mas os recursos exigidos.
Considere que as entradas são todos os recursos requeridos para a execução, e as saídas são os resultados esperados com a conclusão.
Essa prática possibilita definir metas que devem ser cumpridas e facilita o acompanhamento para mensurar se os objetivos traçados estão sendo alcançados.
5. Organize as etapas do processo
A fase seguinte é listar como essas entradas serão transformadas em saídas. Reúna os colaboradores e a equipe para entender todas as etapas e seus responsáveis.
Tenha como base o que foi estipulado como os limites do processo e as dependências de atividade. Por exemplo, para que uma solicitação de compras avance, será necessária a aprovação de um gestor.
Procure listar as partes principais do processo, listando cada tarefa de forma prática e simples, de preferência, em sequência.
6. Atribua responsabilidades e relacione os participantes
A partir da definição da estrutura e passos do processo, atribua quais são os responsáveis por cada tarefa.
É importante que cada membro da equipe saiba o que se espera dele, e a quem recorrer em caso de necessidade.
Em uma Plataforma de Gestão Integrada que automatiza as atividades, o fluxo poderá ser construído com base nessa estrutura, estipulando que cada responsável receberá uma notificação para aprovar uma solicitação e dar continuidade ao processo.
7. Teste o processo e busque feedback dos colaboradores
A etapa final da construção da documentação de processos é usar o guia para testar a execução. Essa é a oportunidade ideal para realizar mudanças que otimizam o processo ou identificar pontos falhos e possíveis problemas.
Nesse ponto, é importante que o teste seja realizado pela equipe que irá realizar esse fluxo de atividades diariamente. Assim, será avaliada a construção, se faz sentido, se é entendível ou se há etapas faltantes que não foram descritas.
É aqui também que devem ser observadas e descritas as exceções que podem ocorrer e como os profissionais devem agir nesses momentos.
Mantenha as informações desses testes e das melhorias implementadas arquivadas para que possam ser acessadas e revisadas posteriormente, se houver necessidade.
Melhores práticas para a documentação de processos
Assim como a empresa, os processos mudam à medida que novas tecnologias e metodologias são aplicadas. Por isso, reveja esses documentos continuamente para que se mantenham condizentes e reflitam os processos.
Entenda que pessoas variadas terão acesso a esses guias – quanto mais simples forem, mais entendíveis.
Essa documentação deve ser facilmente acessada e disponibilizada. Por isso, adotar uma plataforma de gerenciamento de documentos faz com que esses documentos sejam encontrados mais rapidamente, independentemente do local ou hora de acesso.
Outro ponto que deve ser destacado é a importância de usar softwares adequados para essa documentação.
O Fusion Platform é uma Plataforma de ponta a ponta que possibilita a gestão dos processos e dos documentos. Ou seja, o colaborador pode consultar a forma de fazer e já executar o processo, na mesma ferramenta.
Dessa forma, os erros são consideravelmente reduzidos, os processos não possuem perdas e há total clareza sobre etapas, objetivos e resultados esperados.
O trabalho repetitivo também é reduzido, os recursos são bem alocados, há melhora e clareza na comunicação, tudo isso contribui para o processo se tornar mais eficiente.
A documentação de processos é uma ferramenta que aperfeiçoa os processos, e o uso do Fusion potencializa os resultados dos processos e da empresa no geral.
Experimente o Fusion Platform para criar, armazenar e dar acessibilidade a documentação de processos da sua companhia.
